Datenbank bereinigen
Wir haben für die Datenpflege in FLOWFACT eine Tool-Sammlung zur Verfügung gestellt. Diese nennt sich "Baustein 12 - Frühjahrsputz in FLOWFACT!" Mit dem vorliegenden Baustein 12 haben Sie die Möglichkeit, die Datenpflege in Ihrem FLOWFACT zukünftig per Mausklick zu erleichtern. Dieser Baustein sucht automatisch alle Aktivitäten, Objekte, Adressen oder Anfragen denen bestimmte Kriterien fehlen, z.B. alle Aktivitäten, die unerledigt sind und kein Merkmal enthalten.
WICHTIG: Dieser Baustein dient zur Orientierung. Bitte überprüfen Sie, falls Sie ausgegebene Aktivitäten löschen möchten, ob diese Aktivitäten auch wirklich gelöscht werden dürfen da es einige Aktivitäten gibt, die als Vorlage für bestimmte Prozesse dienen.
Schritt 1 - (Für Cloud Kunden nicht erforderlich) Download und Installation Klicken Sie auf den Downloadlink am Ende des Artikels. Speichern Sie die Datei Baustein12.vbs im Ordner der FLOWFACT Hauptinstallation im Unterordner Profiles ab (z. B. G:\Flowfact\Profiles\)
Schritt 2 - Funktionen hinzufügen Um die nachfolgenden Funktionen nutzen zu können, müssen Sie diese noch in Ihr FlowFact integrieren. Dazu klicken Sie im Bereich Meine Funktionen auf den Stift.
und suchen nach der entsprechenden Funktion in der Linken Liste und Blenden diese Mittels Pfeil nach Rechts ein.
Schritt 3 - Funktionen ausführen
Aktivitäten mit großen Anhängen anzeigen: Im Baustein 12 haben Sie die Möglichkeit, alle Aktivitäten mit großen Anhängen aufzulisten. Die MegaByte-Größe ist von Ihnen persönlich frei definierbar.
Aktivitäten ohne Verknüpfung anzeigen: Hier werden alle erledigten und unerledigten Aktivitäten ohne Objekt- oder Adressverknüpfung angezeigt.
Anfragen ohne Verknüpfung anzeigen: Diese Funktion ermittelt Ihnen alle Anfragen, die keine Adressverknüpfung beinhalten.
Details ohne Verknüpfung anzeigen: Unter dieser Funktion werden alle Detail-Aktivitäten ohne Adressverknüpfung angezeigt.
Leere Adressen anzeigen: Hier werden alle Adressen, die keinen Inhalt haben, aufgelistet.
Leere Aktivitäten anzeigen: Hierüber haben Sie die Möglichkeit, sich alle Aktivitäten ohne Inhalt (leere Betreffzeile und leeres Textfeld) anzeigen zu lassen.
Leere Objekte anzeigen: Durch diese Funktion listet Ihnen der Baustein 12 alle Objekte auf, die keine Adressverknüpfung und keinen Text enthalten.
Unerledigte Aktivitäten ohne Merkmale anzeigen: Hier werden alle unerledigten Aktivitäten gefunden, denen kein Merkmal zugewiesen wurde.
Sobald Ihre gewünschten Aktivitäten, Objekte oder Adressen aufgelistet werden, haben Sie die Möglichkeit diese zu prüfen und zu entscheiden, ob die aufgeführten Inhalte gelöscht werden sollen.
Um den Speicherplatz für das Betriebssytem frei zu geben ist evtl. eine Datenbankverkleinerung notwendig. Falls Sie Cloud Performer Kunde sind, geben Sie bitte nach dem Löschen einen Hinweis zur Datenbankverkleinerung an das Service Desk.
Dateisystem bereinigen
Neben der SQL Datenbank als Speicherort werden auch Daten im FLOWFACT Verzeichnis abgelegt. Hierzu zählen Beispielsweise: Objektbilder und Anhänge, Word und PDF Exposees, Dateien aus dem Dokumentenordner und dem PDF Angebotsversand.
Diese Dateien werden kennungsbezogen im Ordner der FLOWFACT Hauptinstallation abgelegt (z. B. G:\Flowfact\)
Die genauen Speicherorte lauten:
| Objektbilder und Anhänge | \Flowfact\pic.obj\ |
| Word und PDF Exposees | \Flowfact\exposes\ |
Die Speicherorte für den PDF Angebotsversand und den Dokumentenordner sind in der Anwendung konfigurierbar. Die Standardspeicherorte lauten:
| Dokumentenordner | \Flowfact\Dokumentenordner\ |
| PDF Angebotsversand | \Flowfact\pdf.obj\ |