Vorab ein kleiner, aber wichtiger Hinweis:
Wir unterstützen Sie bei der Dublettensuche, bereinigen müssen Sie diese jedoch alleine. Wir können und dürfen Ihnen nicht helfen, zu entscheiden, welcher Adress-Datensatz in Ihrem Bestand korrekt ist und welcher nicht. Wir können allenfalls Tipps diesbezüglich geben.
Zusätzliche Voreinstellungen konfigurieren
Besondere Konfigurationsmöglichkeiten
Vorgang der eigentlichen Dublettensuche
Suche nach Dubletten starten
Sie starten eine Dublettensuche stets aus dem Adressen-Fenster. Dort klicken Sie auf 'Erweitert' und dann auf 'Dubletten prüfen'. Die folgende Frage beantworten Sie mit 'Ja'.
Beim allerersten Mal, wenn Sie den Dublettencheck ausführen, muss eine zusätzliche Tabelle in Ihrer Datenbank angelegt werden, das geschieht selbstverständlich automatisch. Allerdings ist es erforderlich, dass Sie folgende Frage mit Ja beantworten.
Zusätzliche Voreinstellungen konfigurieren
Bei dem nächsten Fenster ist es sehr wichtig, die Voreinstellung sinnvoll zu wählen, andernfalls kann es sehr einfach geschehen, dass Adressen als Dubletten erkannt werden, die keine Dublette sind.
Wichtig hierbei ist, dass in der oben aufgeführten Konfiguration auf keinen Fall Haken gesetzt werden sollten, wenn die Anzahl der zu vergleichenden Buchstaben auf 0 gesetzt ist. Wenn Sie also wissen, dass Sie z. B. viele Adressen besitzen, bei denen die Anschrift fehlt, dann ist es sinnvoll, diese Werte aus der Suche auszuschließen. Also sollten Sie dann Straße, PLZ und Ort nicht aktivieren.
Des Weiteren ist es wichtig, dass Sie eine sinnvolle Anzahl wählen. Wenn Sie z. B. bei E-Mail 4 oder 5 wählen würden, dann würde jede Adresse erkannt werden, die z. B. mit info@ beginnt. Sie können sich vorstellen, dass das nicht wenige sein werden.
Besondere Konfigurationsmöglichkeiten
Im DublettenManager haben Sie nun die Möglichkeit auszuwählen, welche Datenfelder bei der Dublettensuche berücksichtigt werden sollen. Dazu können Sie die Anzahl der ersten Buchstaben/Ziffern definieren die verglichen werden sollen.
Im unteren Bereich des Dialogs finden Sie weitere Optionen zur Konfiguration:
- Auf Adressliste anwenden: Dabei werden nur die in FLOWFACT gerade gelisteten Adressen beim Dublettencheck berücksichtigt.
- Nur auf Hauptadressen anwenden: Hier werden nur Adressen berücksichtigt, die keine übergeordnete Adresse besitzen.
- Nur folgende Anzahl der zuletzt angelegten Adressen prüfen: Diese Einstellung korrespondiert
mit der Einstellung im AddIn-Parameter "Adressenanzahl":
- Dubletten nach dem Zusammenlegen löschen: Sofern diese Einstellung gesetzt ist, werden
die ausgewählten Dubletten nach dem Zusammenlegen automatisch gelöscht. Der Benutzer
wird vor dem Zusammenlegen noch einmal ausdrücklich darüber informiert, dass die Kontaktdaten
gelöscht werden. Diese Einstellung gilt global für alle Benutzer.
Vorgang der Dublettensuche
Sobald Sie auf OK klicken wird die Suche gestartet. In dem Fenster sehen Sie unten rechts wie viele Adressen durchsucht werden. Im Anschluss wird ein Fenster scheinen, wo Sie die Meldung bekommen, dass der Vorgang abgeschlossen wurde.
Wo finde ich die Dubletten?
Die Aktivitäten, die von der Dublettensuche angelegt werden, finden sich grundsätzlich über das Projekt 'Dubletten'. Mit diesem Projekt werden alle Dubletten-Aktivitäten verknüpft. Also Fenster Projekte - Klick auf Suchen - Suchbegriff 'Dubletten'. Jetzt klicken Sie auf Aktivitäten und finden alle entsprechenden Datensätze, die eine mögliche Dublette identifiziert haben.
Bitte berücksichtigen Sie, dass jetzt eigentlich die wichtige und effektive Arbeit beginnt. Aber es ist sehr wichtig, dass Ihnen bewusst ist, dass Sie jetzt entscheiden müssen, was ist Dublette, was nicht und was muss eventuell noch einmal überprüft werden.
Bereinigung der Dubletten
Wenn Sie jetzt über den Reiter Erweitert auf Dubletten auflisten klicken, wird die ausgewählte Dublette im Adressenfenster zusammen mit der Quell-Adresse aufgelistet.
Wenn also 1 Dublette gefunden wird, bedeutet dies, dass Sie stets mindestens 2 Adressen aufgelistet bekommen. Hier ist es jetzt wichtig, dass Sie entscheiden müssen, welche der beiden Kontakte hinterher Ihr echter Kontakt bleiben soll.
Beim Klick auf Dubletten zusammenlegen unter dem Reiter Erweitert, werden Sie gefragt, ob diese Adressen wirklich zusammengelegt werden sollen.
Bitte prüfen Sie dies unbedingt, BEVOR Sie auf Ja klicken, da dieser Vorgang nicht rückgängig gemacht werden kann.
Wenn Sie jetzt auf Ja klicken, archiviert FLOWFACT die von Ihnen als Dublette erkannte(n) Adresse(n) und die eine ausgewählte, markierte Adresse bleibt aktiv mit sämtlichen Verknüpfungen in Ihrem Adressenbestand übrig.
Sämtliche Telefonnummern und E-Mail-Adressen werden in der aktuellen Adresse gespeichert. Des Weiteren werden alle Verknüpfungen zum aktiven Datensatz hinzugefügt. Alle Merkmale, die auf Dubletten zuvor entstanden sind, werden zusammengefasst und finden sich danach auf einer Adresse wieder.
Nicht übernommen werden ein eventuell vorhandenes Kontaktbild sowie die Notizen in den Dubletten. Wenn also Notizen aus einer Dublette benötigt werden, empfiehlt es sich, diese manuell zu kopieren.
Weitere Information zum DublettenManager finden Sie im Dokument im Anhang.