Ziel und Funktionsweise: Der Importassistent ermöglich es, über Standard Formate wie z.B. Excel- und CSV Dateien Adressen nach FLOWFACT zu importieren.
Allgemeines:
Damit der Benutzer den Import Assistenten benutzen kann, muss er die entsprechende Berechtigung besitzen. Diese wird im Bereich Administration\Benutzer\ Berechtigungen vergeben.
In dieser Dokumentation wird der Adressimport anhand einer Excelliste mit den gängigsten Feldern gezeigt und die Eigenheiten und Stolpersteine beim Mapping der Excel Felder zu FlowFact erläutert.
Die Zuweisung oder auch Mapping genannt, welches die Zuweisung der Excel Spalten zu den entsprechenden FlowFact Feldern darstellt, kann für den wiederholten Gebrauch in einer Konfigurationsdatei abgespeichert werden. Dies erhöht die Effizienz bei wiederholten einlesen von gleichstrukturierten Excel Dateien. Diese werden standardmäßig im Ordner \\FFVerzeichnis\Import abgelegt.
Beispiel für einen Adressimport per Excelliste
| 1. | Zunächst starten wir im Adressen Menü unter Meine Funktionen den Importassistenten. |
|
| 2. | Nachdem wir dann auf Weiter klicken, kommt die Abfrage ob wir eine Konfigurationsdatei auswählen möchten. Bei einer Excelliste , wo noch keine Mapping zu existiert wählen wir (keine Konfigurationsdatei verwenden) |  |
| 3. | Dann erfolgt die Auswahl der zu importierenden Excel Liste |  |
| 4. | Anschließend wird die Tabelle der Excelliste ausgewählt |  |
| 5. | Nun befindet man sich im Importmenü in dem man unter dem Reiter das Mapping der Excel Felder zu den entsprechenden FlowFact Feldern vornehmen und abspeichern kann. Zu beachten sind hier die Besonderheiten bei den Telefonnummern, da es hier nur FLOWFACT Feld gibt müssen die wie auf der Grafik zu sehen, durch Leerzeilen getrennt in der richtigen Reihenfolge angegeben werden. |
 |
| 6. | Auf dem Reiter Merkmale ist dann noch das Merkmal für den Adressenimport zu vergeben. Hier empfiehlt sich ein temporäres Merkmal, welches nach dem prüfen der Adressen auf Korrektheit wieder entfernt werden kann und durch qualifizierende Merkmal ersetzt wird. |
|
| 7. | Im letzten Schritt vor dem Import werden die zu importieren Daten mit „Daten Prüfen“auf Dubletten geprüft, wobei hier nun ausgewählt werden kann, ob die zu importierenden Adressen neu angelegt oder bei Dublettenerkennung, die vorhanden nur ergänzt werden sollten. Sobald man dann mit „Datenimport starten“ den Import initiiert, werden die markieren Adressen importiert. Als Dubletten erkannte Adressen sind per default nicht markiert, außer die Einstellung „gefundene Dubletten zur Ergänzung markieren“ ist ausgewählt. |
|
|
Bei der zum importierenden Anrede muss Herr immer mit „Herrn“ geschrieben werden, sonst funktioniert es nicht. Die Spaltenzuordnung innerhalb der Exceltabelle darf nach dem Abspeichern der Konfigurationsdatei/Mapping nicht mehr verändert werden, wenn dies geschieht muss das Mapping komplett neu erstellt werden da sonst die Spaltenzuordnung falsch ist. Der Inhalt des ersten Telefonnummernfeldes der List darf nicht leer sein. |
Die komplette Anleitung mit allen Funktionen finden Sie hier