Kurzbeschreibung
Ermöglicht unkompliziertes Suchen von Datensätzen (Fenster Adressen, Objekte, Details, Aktivitäten). Klicken Sie einfach das Suchen-Symbol (Fernglas) an oder (einfacher) drücken Sie die F9-Taste auf Ihrer Tastatur und tragen Sie anschließend Ihren Suchbegriff (Groß-/Kleinschreibung belanglos) ein. Bestätigen Sie Ihre Suche Drücken der [Return]-Taste (Tastatur), fertig.
Im Gegensatz zur Spezial-Fenstersuche, beschränkt sich die Standardsuche auf bestimmte Text-Felder (je nach Fenster: Kennung, Bezeichnungintern, Firma, Name, Stichwort, Ort). Sind mehrere Schnellsuchefelder im Fenster vorhanden, vergleicht FLOWFACT diese der Reihe nach mit dem Suchbegriff (ODER-Verknüpfung). Im Adressenfenster z.B. müssen Sie somit nicht überlegen, ob der zu suchende Name Bestandteil des Firmen- oder Nachnamens ist. Bei der "Kennung" muss Ihre Eingabe mit dem Eintrag der Adresse exakt übereinstimmen (Gleichheit). Die restlichen Schnellsuch-Felder sind auf "Beginnt-Suche" programmiert.
Im Adressenfenster kann der Suchbegriff mit der Ortseingabe (wird am vorangestellten Komma erkannt) kombiniert werden. Geben Sie z.B. Fog,Ber ein, wird FLOWFACT alle Adressen suchen, deren Name/Firmenname mit "Fog" und die Ortnamen mit "Ber" beginnen.
Der Suchalgorithmus funktioniert dabei wie folgt:
- enthält das Suchfeld kein Leerzeichen wird die alte Suchroutine verwendet. Der eingetragene Suchbegriff wird einfach gegen IDX_NAME und IDX_NAME2 geprüft mit einer Wildcard am Ende (Bsp.: Kurth,Köln -> führt zu Like auf IDX_name und IDX_name2 mit dem Suchbegriff 'Kurth%' und gleichzeitigem Vergleich des Ortes wie bisher
- enthält das Suchfeld ein Leerzeichen wird die neue Suchroutine verwendet. Der eingetragene Suchbegriff wird gegen das Feld Name mit anführender und Wildard am Ende geprüft (Bsp.: Katja Kurth,Köln -> führt zu Like auf Name mit dem Suchbegriff '%Katja Kurth%' und gleichzeitigem Vergleich des Ortes wie bisher)
- Trägt der Benutzer selber eine Wildcard im Suchbegriff ein wird der gesamte Suchbegriff mit anführendem und Wildcard am Ende gegen das Feld Name geprüft. (Bsp.: 'M%ller,köln' -> führt zu like auf Name mit dem Suchbegriff '%M%ller%' und gleichzeitigem Vergleich des Ortes wie bisher
- Zusätzlich werden die Felder Stichwort1 und Stichwort2 nachwievor auch durchsucht
- Die Suche nach der Firma wird anhand der Namesfelder in den selben Regeln durchgeführt. Wo also IDX_Name genutzt wird wird IDX_Firma genutzt und bei Nutzung des Feldes Namen wird daneben das Feld Firma durchsucht
Die gefundenen Datensätze werden in der Suchergebnisliste angezeigt (erster Listeneintrag vorbelegt). Klicken Sie auf den jeweiligen Listeneintrag, um das Fenster mit den Daten zu füllen.
Bitte beachten Sie, dass sich der Inhalt dieses Dialogs fensterspezifisch ändert. In der folgenden Kapitel werden alle Elemente Beschrieben, ungeachtet darauf, von welchem Fenster aus dieser Dialog aufgerufen wurde. In welchem Fenster das jeweilige Feld zur Verfügung steht, wird vor dem Beschreibungstext in Klammern angegeben.
Beschreibung der Elemente
Telefonnummernsuche (Telefon/Fax/E-Mail)
(nur im Fenster Adressen) Klicken Sie diese Option an, um im Adressen-Datenbestand nach der, im Feld Suchbegriff eingetragenen Telefon-Nummer oder E-Mail-Adresse zu suchen. FLOWFACT durchsucht sowohl alle Telefon-, Fax-Nummern bzw. E-Mail-Adressen (Ihre Sucheingabe wird diesbezüglich automatisch erkannt).
Ruf- bzw. Fax-Nummern suchen
(nur im Fenster Adressen) Bei der Suche nach Telefon- bzw. Fax-Nummern werden Sonderzeichen wie Querstrich, Klammern, Leerzeichen etc. ignoriert. Geben Sie als Suchbegriff also nur die Ruf-Nummer ein und keine Sonderzeichen (auch keine Leerzeichen). Wollen Sie nach einer Rufnummer ohne Berücksichtigung der Vorwahl suchen, dann geben Sie anstelle der Vorwahl ein Sternchen ein (diese Suche dauert etwas länger, da keine Index- sondern Volltextsuche). Folgende Beispiele erläutern die verschiedenen Möglichkeiten:
Vorwahl + Rufnr.: 01235654321
Vorwahl: 01235
Rufnummer: *654321
E-Mail-Adressen suchen
(nur im Fenster Adressen) In der Regel reicht es aus, wenn Sie nur den persönlichen Teil der E-Mail-Adresse (vor dem @-Zeichen) eintragen. FLOWFACT verwendet auch hier eine "Beginnt"-Suche. Aber auch das Suchen innerhalb von E-Mail-Adressen ist möglich. Wollen Sie z.B. alle E-Mail-Adressen mit der Telekom-Domäne suchen, so genügt folgender Eintrag im Feld Suchbegriff (achten Sie auf das Sternchen!): *t-online
Bei der Eingabe von E-Mail-Adressen durchsucht FLOWFACT gleichzeitig die Felder E-Mail (Register Adressen) und Weitere E-Mail-Adressen (Register Sonstiges)!
Ähnlichkeitssuche normal / sehr tolerant
Die Ähnlichkeitssuche listet im Ergebnis Adressen auf, welche der des eingegebenen Suchbegriffes "ähnlich" sind. Diese Suchoption ist in 2 Abstufungen in der FLOWFACT CRM Software integriert. Sofern die Ähnlichkeitssuche aktiviert wird, ist die Abstufung "normal" automatisch vorbelegt. Individuell kann auf die Abstufung auf "sehr tolerant" umgestellt werden. Hierzu einfach per Mausklick diese Option anwählen.
Um das Ergebniss nicht nach dem "Zufallsprinzip" zu generieren, wird hier eine bestimmte Methode (Levenshtein Methode) in der Programmierung zur Erzeugung des Ergebisses eingesetzt.
Sofern Sie hierzu Details interessieren, geben Sie einfach in Ihrer Suchmaschine den Begriff "Levenshtein" ein und finden hierzu viele Ergebnisse im Internet!
Die in der FLOWFACT CRM Software eingesetzte "Levenshtein-Distanz" (auch Edit-Distanz, Editierdistanz oder Editierabstand genannt) bezeichnet ein Maß für den Unterschied zwischen zwei Zeichenketten (dem Suchbegriff und dem hierzu gefundenen Ergebnisseintrag), also die Anzahl der Operationen Einfügen, Löschen und Ersetzen, um die eine Zeichenkette in die andere zu überführen.
Um beispielsweise für den Suchbegriff „Maier“ in der Ergebnisliste „Meyer“ zu erhalten, sind 2 Ersetzungen notwendig. Somit erhält die "Levenshtein-Distanz" den Wert 2 (2 Änderungen).
als Beispiel:
Suchbegriff = "Maier"
Meier (Ersetze "a")
Meyer (Ersetze "i")
Die Ähnlichkeitssuche mit der Abstufung "normal" beinhaltet im Ergebnis Einträge, welche über die Levesteinh-Distanz den Wert 2 erhalten haben. Sofern Sie die Abstufung sehr tolerant als Option der Ähnlichkeitssuche eingestellt haben, werden im Ergebnis Einträge aufgelistet, welche über die Levensteinh-Distanz den Wert 3 erhalten haben (also 3 Änderungen).
Dieses neu integrierte, genormte Verfahren für eine Änhlichkeitssuche, ist ab der FLOWFACT CRM Version 266 (Build 266) enthalten. Es sei ebenfalls angemerkt, dass dieses Prinzip der Ähnlichkeitssuche nicht auf Grund von Geschwindigkeitsverbesserungen in der Änhlichkeitssuche integriert wurde, sondern ausschließlich um ein genormtes Verfahren anzuwenden.
Volltextsuche
FLOWFACT durchsucht jeden Datensatz vollständig (alle Felder dazu) und prüft, ob darin eine Eingabe mit Ihrem Suchbegriff übereinstimmt.
(nur im Fenster Adressen) Diese Funktion vergleicht den Inhalt der beiden Felder Straße und Ort innerhalb des gesamten Adressenbestandes. Adressen, deren Straßen- und Ortsangaben nahezu identisch sind (Ähnlichkeitssuche), werden in der Suchergebnisliste untereinander zusammengefaßt und der besseren Übersicht wegen im Wechsel entweder gelb oder weiß unterlegt.
Automatische Dublettensuche bei Neueingabe
(nur im Fenster Adressen) FLOWFACT führt bei jeder Adressen-Neueingabe automatisch eine Dublettensuche durch (sie startet, sobald Sie das Feld Ort verlassen). Um diesen Vorgang zu beschleunigen werden zuerst die Indexdaten der Felder Name sowie Firma (INX_NAME bzw. IDX_FIRMA) und dann erst die Eingaben der Felder Straße und Ort miteinander verglichen. Im Gegensatz zur Dublettensuche über den Suchen-Dialog, verwendet die automatische Dublettensuche nicht die Ähnlichkeitssuche, sondern eine Anfangssuche. Bei Übereinstimmungen, die eine Dublette vermuten lassen, meldet FLOWFACT in der Statusleiste Achtung Dublettengefahr! (mit Warnsignal). Andernfalls erscheint: Adresse ist wahrscheinlich noch nicht vorhanden.
(nur im Fenster Adressen) Bei Ausführung dieser Option sucht FLOWFACT im gesamten Datenbestand nach Adressen, die über die gleiche Telefon-Nummer verfügen. Das Suchergebnis wird in der Adressenliste angezeigt.
Spezial-Fenstersuche
Diese Form der Suche stellt Ihnen praktisch jedes Feld bzw. Element (Text, Option, Funktion, Listenfeld etc.) des jeweils aktiven Fensters für die Definition der Suche zur Verfügung (auch in Kombination!). Sobald Sie dieses Symbol anklicken, leert FLOWFACT den Fensterinhalt und wartet anschließend auf die Eingabe Ihres Suchbegriffs (evtl. vorausgegangene Änderungen/Neueingaben werden automatisch zuerst gespeichert!). Geben Sie den gesuchten Begriff ein bzw. klicken Sie die jeweiligen Felder an. Ausgewählte Funktionen, Optionen und einzeilige Listenfelder erscheinen der Übersicht halber in roter Farbe. Erneutes Anklicken macht die Auswahl rückgängig (nicht bei einzeiligen Listenfeldern). Bestätigen Sie die Suche durch Klick auf das 
OK-Symbol.
Beispiele:
- Eingabe sonnen im Feld Straße = z.B. Sonnenstraße, Sonnenallee, Sonnenweg
- Aktives Kontrollfeld Archiv (rot) = alle archivierten Datensätze
- Auswahl Chef im Listenfeld Zugriff (rot) = alle Datensätze mit Zugriff "Chef"
- Auswahl Kollege in der Liste Merkmale = alle Datensätze mit dem Merkmal "Kollege"
- Eingabe manfred im Feld Name, mün in Ort, golf in Stichwort, Merkmale Zahnarzt und Prakt. Arzt = z.B. Manfred Becker, Münster, Golfplatz, Zahnarzt - Dr. Manfred Völcker, München, Golfclub, Privat Müller und Prof. Manfred Schnabel, Münchweiler, Golf, Prakt. Arzt.
Die Listenfeldsuche werden Sie besonders im Fenster Aktivitäten zu schätzen lernen. So können Sie z.B. sehr einfach nach allen Aktivitäten mit abgelegter Rechnung suchen. Oder alle Besichtigungen, alle Inserate usw.
Suchbegriff
Tragen Sie hier Ihren Suchbegriff ein, den Sie in Verbindung einer Suchart finden wollen. Bei speziellen Suchoptionen (z.B. Dubletten-, Spezial-Fenstersuche) bleibt der Eintrag unberücksichtigt.
OK
Die eingestellte Suchaktion (Optionen im Bereich Suchart) wird nach Anklicken der OK-Schaltflächen aufgerufen.
Abbruch
Bricht die Suchaktion ab. Der Dialog schließt sich und das Fenster, aus dem Sie die Suche aufgerufen haben, wird wieder aktiviert.
PLZ oder Ort
(nur im Fenster Objekte der Version Immobilien) Diese Funktion ermittelt bei aktivem Objektfenster alle Objekte, deren Feldart PLZ_Ort mit dem Suchbegriff im gleichnamigen Textfeld übereinstimmt.
Straße
(nur im Fenster Objekte der Version Immobilien) Diese Funktion ermittelt bei aktivem Objektfenster alle Objekte, deren Feldart Straße_Hausnr mit dem Suchbegriff im gleichnamigen Textfeld übereinstimmt.
Heute geändert
(nur im Fenster Objekte der Version Immobilien) Diese Funktion ermittelt bei aktivem Objektfenster alle Objektdaten, die heute (Systemdatum) geändert wurden.
Was war heute?
(nur im Fenster Aktivitäten) FLOWFACT ermittelt alle Aktivitäten, die am aktuellen Bearbeitungstag neu eingegeben bzw. geändert wurden.
Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang die Funktion alle.
Was war die letzen ... Tage?
(nur im Fenster Aktivitäten) FLOWFACT ermittelt alle Aktivitäten, die je nach Eingabe bestimmte Tage zurückliegend neu eingegeben bzw. geändert wurden.
Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang die Funktion alle.
Fensterübergreifend
Diese Option führt keine Suchfunktion aus. Sie verweist lediglich auf die Möglichkeit der fensterübergreifenden Suche. Dabei wird das Fenster Fensterübergreifende Suche geöffnet. Weitere Informationen zur globalen bzw. fensterübergreifenden Suche finden Sie in der dortigen Online-Hilfe (F1).
Löschdatum älter als ... Tage
(nur im Fenster Aktivitäten) Über diese Suchfunktion finden Sie alle Aktivitäten mit Löschvermerk (dieser wird z.B. automatisch erzeugt, wenn Sie im Alarmfenster das Löschen-Symbol anklicken), sofern das Datum in diesem Feld in den gesuchten Zeitraum fällt. Anschließend können Sie diese Aktivitäten über "Globales Ändern..." endgültig zu löschen. Dies ist z.B. bei internen Sprach-Nachrichten sinnvoll, die nicht archiviert werden müssen (Einsparung von Speicherplatz!).
alle
(nur im Fenster Aktivitäten) Diese Funktion ist nur in Verbindung der beiden Optionen Was war heute? und Was war die letzen ... Tage? wirksam. Bei aktiver Einstellung (Häkchen), erscheinen die Aktivitäten aller Benutzer (unter Wahrung der Zugriffsrechte). Ist die Funktion jedoch ausgeschaltet, so werden nur die Aktivitäten angezeigt, die zuletzt vom angemeldeten Benutzer geändert bzw. neu angelegt wurden.
Dokumente ohne Aktivität suchen
(nur im Fenster Archiv) Normalerweise sollten Ablagedokumente immer mit einer Aktivität verknüpft sein, denn nur über die Aktivität kann FLOWFACT die Verbindung zur Absenderadresse ableiten und die für ein gezieltes Wiederfinden notwendigen Möglichkeiten bereit stellen. Verwenden Sie diese Funktion, um festzustellen ob und welche Archiv-Dokumente ohne Aktivitäten-Verknüpfung existieren.
Das Suchergebnis der unverknüpften Archiv-Dokumente ist an keinerlei Zugriffsrechte gebunden (jeder hat Vollzugriff).