Klicken Sie auf Administration --> Importassistent
Externe Adressenbestände importieren
Das Importmodul kommt überall dort zum Einsatz, wo Adressenbestände aus externen Datenbanksystemen / Dateien übernommen werden sollen. Das eigentliche Importfenster wird erst dann angezeigt, wenn die notwendigen Vorbereitungsschritte durchgeführt sind. Für Ihre maximale, individuelle Unterstützung wird zum Importieren von externen Adressdaten einfach der Importassistent aufgerufen.
Beschreibung der Fensterelemente
Bitte rufen Sie den Importassistenten durch Mausklick auf den gleichnamigen Befehl ("Importassistent") im Menü Administration auf.
Es sollte nun folgendes Dialogfenster des Importassistenten eingeblendet werden;
Weiter
Mit dieser Schaltfläche navigieren Sie sich durch die einzelnen Schritte des Importassistenten.
Zurück
Über diese Schaltfläche erreichen Sie einen zuvor im Importassistenten bereits vorhandenen Einzelschritt.
Abbrechen
Durch Bestätigung dieser Schaltfläche wird der Importassistent beendet.
Wählen Sie im nächsten Schritt eine bereits vorhandene Konfigurationsdatei (mit hinterlegten Importeinstellungen) aus, oder - wie nachfolgend beschrieben - erzeugen Sie eine Spezifikation komplett neu auf Basis Ihrer Adressenliste. Die neue Konfigurationsdatei (Importschablone) wird nachfolgend erstellt. Spezifikationsdateien erkennen Sie am Dateityp "CFG" im FLOWFACT Performer Filesystem (\\flowfact\import).
Auswahl der anzuwendenden Konfigurationsdatei
In den Spezifikationsdateien sind alle Einstellungen gespeichert, die für den Import von Daten notwendigen sind. Dazu gehören z. B.:
- Feldzuweisungen (z.B. Inhalt des Feldes A in das Anredefeld übertragen)
- Ersetzungen (z.B. ersetze "H" durch "Herrn")
- Zusammenfügungen (z.B.: Inhalt der Felder A, B und C in das Notizfeld übertragen)
- u.v.m.
Mehr darüber erfahren Sie in den folgenden Schritten bzw. Fenstern. Es sind hier 2 vorbereitete Konfigurationsdateien für den Datenimport der Daten-CD´s "D-Info" vorhanden.
Im folgenden Dialogfenster wird das Dateiformat der zu importierenden Datendatei ausgewählt.
Unterstützt werden folgende Dateiformate:
- Textdateien (ASCII-Format): Bei einer Textdatei mit Trennzeichen sind die einzelnen Felder durch ein beliebiges Sonderzeichen (in der Regel Komma oder Semikolon) trennbar. Daten, die Sie aus einer solchen Textdatei importieren, müssen somit ein bestimmtes Trennzeichen aufweisen (mehr dazu weiter unten). Achten Sie vor dem Datenimport darauf, dass jedes Feld der Datei den selben Datentyp (z.B. Text, Zahl) und jede Zeile die gleichen Felder (z.B. Anrede, Vorname, Zuname) enthält.
- Excel (*.XLS): Standardanwendung von Microsoft für Tabellenbearbeitung
Achtung: Das neuere Format XLSX wird nicht unterstützt. Bitte konvertieren Sie die Datei in Excel vor dem Import über die Funktion "Speichern unter".
Bestehende Importdatei öffnen
Um nun eine entsprechende Datei zu bestimmen, genügt ein Mausklick auf die Schaltfläche 'bestehende Importdatei' öffnen und im nächsten Dialogfenster wird Ihr Computer (lokaler Client) zur Auswahl einer Datei geöffnet.
Auswahl der txt- bzw. xls-Datei mit den Adressdaten
Im Falle einer ExcelDatei wird folgendes Dialogfenster zusätzlich eingeblendet, in welchem die Arbeitsblätter zu markieren sind, aus welchen die Daten importiert werden sollen (hier im Beispiel aus der ersten...).
Auswahl des Datenblatts in Excel
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Textformat
Haben Sie eine Importdatei im Textformat ausgewählt, so sind zusätzliche Einstellungen in Bezug auf vorhandene Trenn- und Textbegrenzungszeichen sowie DOS-Umlaute und Feldnamen erforderlich. Klicken Sie dazu noch einmal auf die Taste Weiter >. Weitere Informationen finden Sie im dortigen Assistenten.
Trennzeichen
Hier geben Sie das Format der Trennzeichen an, die in Ihrer Importdatei existieren. Wenn Sie bei der Auswahl nicht sicher sind, so überprüfen Sie zuerst Ihre Importdatei mit Hilfe eines beliebigen Texteditors (z.B. NotePad, WordPad, Microsoft Word etc.).
Tab
Verwenden Sie diese Option, wenn die einzelnen Felder in Ihrer Importdatei durch ein Tab-Zeichen getrennt sind. Tab-Zeichen haben den Nachteil, dass Sie in manchen Editoren nicht sichtbar sind. Das folgende Beispiel bezieht sich auf Microsoft Word, nachdem dort die Darstellung nicht druckbarer Zeichen explizit eingestellt ist.
Importdatei-Beispiel (siehe rote Zeichen):
1 
"Karl" "Zufrieden" "Einkauf"
2 "Anna" "Vogt" "Verkauf"
Semikolon
Verwenden Sie diese Option, wenn die einzelnen Felder in Ihrer Importdatei durch ein Semikolon getrennt sind.
Importdatei-Beispiel (siehe rote Zeichen):
1 ; "Karl" ; "Zufrieden" ; "Einkauf"
2 ; "Anna" ; "Vogt" ; "Verkauf"
Komma
Verwenden Sie diese Option, wenn die einzelnen Felder in Ihrer Importdatei durch ein Komma getrennt sind.
Importdatei-Beispiel (siehe rote Zeichen):
1 , "Karl" , "Zufrieden" , "Einkauf"
2 , "Anna" , "Vogt" , "Verkauf"
*Leerzeichen
Verwenden Sie diese Option, wenn die einzelnen Felder in Ihrer Importdatei durch ein Leerzeichen getrennt sind. Leerzeichen haben den Nachteil, dass Sie in manchen Editoren nicht sichtbar sind. Das folgende Beispiel bezieht sich auf Microsoft Word, nachdem dort die Darstellung nicht druckbarer Zeichen explizit eingestellt ist.
Importdatei-Beispiel (siehe rote Zeichen):
1 
"Karl" "Zufrieden" "Einkauf"
2 "Anna" "Vogt" "Verkauf"
Anderes
Wird in Ihrer Importdatei ein Trennzeichen verwendet, welches nicht standardmäßig vorgegeben ist, so entscheiden Sie sich bitte für diese Option. Tragen Sie im Textfeld das abweichende Trennzeichen ein.
DOS Umlaute ergänzen
Textdateien im DOS-Format mit den Umlauten "ä, ö, ü" werden korrekt von FLOWFACT erkannt und in das richtige Windows-Format konvertiert.
Textbegrenzungszeichen
Die Daten in einem Textfeld werden normalerweise in Ausführungszeichen gesetzt. Wenn die zu importierende Textdatei ein anderes Textbegrenzungszeichen enthält, geben Sie das betreffende Zeichen in dieses Feld ein. Wird in dieser Textdatei kein Textbegrenzungszeichen verwendet, wählen Sie bitte {kein}.
Importdatei-Beispiel (siehe rote Zeichen):
1 ; "Karl" ; "Zufrieden" ; "Einkauf"
2 ; "Anna" ; "Vogt" ; "Verkauf"
Erste Zeile enthält Feldnamen
Die erste Zeile der Importdatei kann als Header benutzt werden. Dabei werden die Namen der einzelnen Felder als Überschrift bezeichnet. Ist dies bei Ihrer Importdatei der Fall, so teilen Sie dies FLOWFACT durch Klick auf diese Funktion mit (abgehakt). Unterhalb der Funktion Erste Zeile enthält Feldnamen sehen Sie eine Musterliste von Importdaten mit bzw. ohne Feldnamen-Überschrift. Mehr Informationen dazu finden Sie in der dortigen Hilfe. Hier wird der Unterschied zwischen Importdaten mit bzw. ohne Feldnamen-Überschrift dargestellt.
Importdatei-Beispiel - Datei mit Feldnamen:
Kennung ; Vorname ; Nachname ; Art
1 ; "Karl" ; "Zufrieden" ; "Einkauf"
2 ; "Anna" ; "Vogt" ; "Verkauf"
Importdatei-Beispiel - Datei ohne Feldnamen:
Kennung ; Vorname ; Nachname ; Art
1 ; "Karl" ; "Zufrieden" ; "Einkauf"
2 ; "Anna" ; "Vogt" ; "Verkauf"
Fertigstellen
Öffnet das Fenster Import. Dort werden die Spezifikationen angezeigt, editiert bzw. neu definiert und der eigentliche Importvorgang gestartet.
Bestätigen Sie erst dann mit OK, wenn Sie alle Einstellungen entsprechend der gewünschten Möglichkeiten berücksichtigt haben und in das Fenster Import wechseln wollen.
Spezifikationen und Importdateien (dort stehen die Daten, die importiert werden sollen) stehen in keinem physischen Zusammenhang. Dadurch ergeben sich z.B. folgende Vorteile:
- Sie können eine Spezifikation als Vorlage laden, abändern und unter einem anderen Namen speichern
- Verwenden Sie unterschiedliche Importdateien, deren Struktur jedoch völlig identisch ist, genügt nur eine Spezifikation
- Es spielt keine Rolle, auf welchem Laufwerk, in welchem Ordner bzw. unter welchem Namen die Importdatei gespeichert ist.
Die Spezifikationsdatei ist zu diesem Zeitpunkt nur ausgewählt, also noch nicht geöffnet! Dazu stehen Ihnen folgende Variationen zur Verfügung:
Spezifikation speichern
Haben Sie eine Spezifikationsdatei geöffnet und bearbeitet, so können Sie durch Klick auf die Schaltfläche OK den Speichervorgang bestätigen bzw. zuvor einen neuen Dateinamen und ggf. Pfadangaben ändern.
Wir empfehlen dringend den vorgegebenen Pfad \\FlowFact\Import zu verwenden. Das gewährleistet, dass beim nächsten Mal die gespeicherte Konfiguration zur Verfügung steht.
Listenbearbeitungs-Kontextmenü
Wenn Sie mit der rechten (!) Maustaste auf die Liste klicken, öffnet sich ein Kontextmenü, welches Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung stellt:
- Spalte(n) optimieren
Die markierte Spalte wird in optimaler Breite dargestellt. - Spalte einfrieren
Fixiert die Spaltenbreite. Dieser Befehl bezieht sich auf die angeklickte und alle links danebenliegenden Spalten (ein (E) in der linken oberen Spalte = eingefrorene Spalte). - Spalten einfrieren aufheben
Diese Funktion bewirkt, dass alle eingefrorenen Spalten innerhalb der Liste wieder aufgehoben werden. - Spalte(n) löschen
Löscht eine ganze (markierte) Spalte (ohne weitere Warnung). - Spalte neu einfügen
Reichen die angegebenen Spalten nicht aus, fügen Sie mit Hilfe dieser Funktion weitere Spalten hinzu. - Ausschneiden
Entfernt die markierte Zeileneingabe und legt sie in der Zwischenablage ab. - Kopieren
Kopiert die Markierung in die Zwischenablage. - Einfügen
Fügt den Inhalt der Zwischenablage an der Einfügemarke ein. Dieser Befehl steht nur zur Verfügung, wenn Sie einen Text zuvor ausgeschnitten bzw. kopiert haben.
Es wird nach den grundlegend für den Import eingestellten Optionen, ein Import-Fenster mit folgender Darstellung geöffnet:
Registerkarte - Datei:
Über diese Registerkarte werden die einzelnen Feldzuweisungen gesetzt, sofern keine Konfigurationsdatei im Importassistenten zuvor ausgewählt wurde,
Ziel - Felder in FLOWFACT
Die erste Spalte der Liste enthält alle Adress- und Details-Felder der FLOWFACT-Datenbank. Jede Zeile repräsentiert ein Feld. Die Tabelleneinträge setzen sich aus den Tabellen- (AD- bzw. DETAILS) und den eigentlichen Feldnamen zusammen.
Quelle - Felder aus Importdatei
In diesen Spalten werden Felder definiert, welche aus der Importdatei in die Zielfelder übertragen werden sollen (Anzahl der Spalten je nach Umfang der Definitionen). Die Listenfelder beinhalten die Importfelder und Operationen zur zeilenweisen Auswahl. Unter Umständen sind hier Angaben in mehreren Spalten erforderlich, wenn z.B. nach einer Feldzuweisung (Feld aus der Importdatei) darüber hinaus eine Import-Operation für diesen Feldimport zugewiesen werden soll.
Übersicht Import-Operationen
Der Import-Bereich der Spezifikationstabelle (Fenster Import) stellt Ihnen mächtige Werkzeuge bzw. Funktionen zur Verfügung, anhand derer Sie Felder der Importdatei auf vielfache Weise beeinflussen können. Folgende Operationen sind möglich (rot = Beispiele):
- *: Beliebiger Text, z.B.: *Hallo Herr Zufrieden
- *Leerzeichen: Nach Ende einer Zeichenfolge wird Leerzeichen angefügt.
- *Neue Zeile: Nach Ende einer Zeichenfolge wird Zeilenumbruch (RETURN) angefügt.
- *Sehr geehrte: Text "Sehr geehrte" wird am Ende einer Zeichenfolge angefügt.
- @ERSETZE([ANREDE],H,Herrn;F,Frau;): Ersetzt z.B. H durch Herrn;F durch Frau
- @SCHNEIDE([Ort],1,5): Schneidet ab Position (1) 5 Zeichen ab.
- @LINKS([Telefon],10): Geben die ersten 10 Zeichen des Telefon-Inhalts aus
- @RECHTS([Ort],30): Geben die letzten 30 Zeichen des Ort-Inhalts aus
- @SCHNEIDEALLVOR([Ort],Berlin): Schneidet alle Zeichen vor "Berlin" ab
- @SCHNEIDEALLHINTER([Ort],Köln): Schneidet alle Zeichen hinter "Köln" ab
- @SCHNEIDEVOR([Ort],Stuttgart,5): Schneidet vor "Stuttgart" 5 Zeichen ab
- @SCHNEIDEHINTER([Ort],Bonn,4): Schneidet hinter "Bonn" 4 Zeichen ab
- @TELRUMPF([]): Liefert die Rumpf-Telefonnummer zurück. Das ist praktisch, wenn z.B. zusätzliche Fax- oder Ruf-Durchwahlnummern ohne Angabe der Vor- und Zentralrufnummern existieren.
Die Zuordnung von der Quelle zum Ziel bezieht sich immer auf eine Listenzeile. Durch den Wechsel in die nächste Spalte (gleiche Zeile) können Sie mehrere Felder der Importdatei miteinander verbinden.
Zuweisungsvorgabe für den Import von Telefonnummern:
Das sogenannte kanonische Format wird in Extras / Grundeinstellungen in FLOWFACT definiert!
Bitte beachten Sie für den Import von Telefonnummern aus z.B. Excel in die FLOWFACT CRM Software, dass in der Quelldatei es eine separate Spalte für Vorwahl und Rufnummer geben muss, da sonst der Import nicht das gewünschte Ergebnis in der FLOWFACT CRM Software anzeigt.
Im Importassistenten geben Sie bitte für das Zielfeld AD_Telefon (1.Spalte) die Zuweisung für "Feld aus Importdatei (Quelle)" auf die Spalte "Vorwahl" aus der Excel Tabelle an. Nachfolgend muss für das nächste "Feld aus Importdatei (Quelle)" des Importassistenten, die Auswahl Operation : *Leerzeichen eingestellt werden (hierdurch erfolgt die erforderliche Trennung der Felder Vorwahl und Rufnummer in der FLOWFACT CRM Software). Abschließend wird die Spalte "Rufnummer" auf das "nächste Feld aus Importdatei (Quelle)" zugewiesen.
Sofern Sie mehrere Telefonnummern importieren möchten, ist nun als "Zeilensprung" für die FLOWFACT CRM Software, in der nächsten Spalte des Importassistenten Operation : *Neue Zeile einzustellen.
Mit Dubletten Prüfung
Die aktive Auswahl dieser Option ermöglicht die nähere Definition, welche Kriterien für eine beim Importvorgang automatisch durchzuführende Dublettenprüfung, angewendet werden sollen. Es wird bei Aktivieren dieser Funktion automatisch auf die vorhandene Registerkarte Dubletten Prüfung gewechselt. Eine detaillierte Beschreibung der möglichen Kriterien erhalten Sie im nachfolgenden Abschnitt Registerkarte - Dubletten Prüfung.
Speichern der Konfiguration
Die definierte Konfiguration können Sie jederzeit über das Hauptmenü abspeichern (OK-Symbol bzw. Betätigen der Taste F11).
Registerkarte - Merkmale:
Zuordnung von Merkmalen beim Import
Über diese Registerkarte werden Merkmale ausgewählt, welche beim Importvorgang direkt auf die zu importierenden Adressdaten gesetzt werden.
Merkmale
Die hier angeklickten Merkmale erscheinen nach dem Importvorgang bei jeder importierten Adresse in der Merkmale-Liste. Durch einfachen linken Mausklick in diesen Bereich, wird die im FLOWFACT aktuell vorhandene Merkmalstruktur geöffnet, sodass hier entsprechend gewünschte Merkmale mit einem weiteren Mausklick ausgewählt werden können. Es ist selbstverständlich möglich, mehrere Merkmale auszuwählen.
Wenn Sie den Import nur testen wollen, so legen Sie sich z.B. Merkmal mit dem Namen "Importtest" an. Nach dem Importvorgang finden Sie alle importierten Adressen über die Spezial-Fenstersuche.
Öffnen Sie dazu den Suchen-Dialog und klicken Sie dort auf die Option Spezial-Fenstersuche. Bestätigen Sie durch Klick auf die OK-Schaltfläche.
Wählen Sie anschließend das Merkmal "Importtest" aus und bestätigen Sie abschließend durch Klick auf das OK-Symbol.
Die gefundenen Adressen (siehe Suchergebnisliste) können Sie dann global löschen, indem Sie alle Listeneinträge markieren (Klick auf oberste, linke Spalte) und auf das Löschen-Symbol klicken.
Merkmale extern
In diesem Feld werden alle vorhandenen Feldnamen aufgelistet (bei Textformat-Importdateien ohne Feldnamen-Überschrift erscheinen lediglich Ziffern). Wenn Ihre Adress-Daten in der Importdatei über gemeinsame Suchbegriffe verfügen (die praktisch die gleiche Funktion, wie FLOWFACT-Merkmale haben), wäre es u. U. sinnvoll, diese Begriffe anzuklicken. Wie bei der FLOWFACT-Merkmalliste, erscheinen auch externe Merkmale (sofern hier angeklickt) nach dem Importvorgang bei jeder importierten Adresse in der Merkmale-Liste.
Vorsicht: Der Einsatz von externen Merkmalen ist nur für die Bezeichnung ganzer Adressgruppen sinnvoll, d.h., wenn fast jede Adresse ein eigenes Merkmal besitzt, geht der Sinn von Merkmalen verloren. Des weiteren würden "zu viele" Merkmale angelegt werden.
Ein schon vorhandenes Merkmal wird nicht mehr angelegt.
Die hier angegebenen Felder werden automatisch als Merkmale im FLOWFACT System angelegt! Bitte prüfen und korrigieren Sie über das Fenster Merkmale die richtige "Einsortierung" in die jeweiligen Gruppen innerhalb der gesamten Merkmale.
Registerkarte - Dubletten Prüfung::
Über diese Registerkarte werden die Bedingungen für eine Dublettenprüfung, welche bei der Benutzung des Importassistenten ausgeführt werden soll, definiert. Bitte wählen Sie hier die gewünschten Felder, die auf Dubletten überprüft werden sollen. Beachten Sie ebenfalls die rechts unter Optionen einstellbaren weiteren Optionen.
Die eigentliche Dublettenprüfung wird durch einen Mausklick auf die Schaltfläche Daten prüfen ausgelöst. Im unteren Ergebnisbereich werden die im FLOWFACT bereits vorhandenen "vermeintlichen" Dubletten angezeigt. Sofern Sie gefundene "vermeintliche" Dubletten nicht importieren möchten, so entfernen Sie mit einem Mausklick den in dieser Variante automatisch gesetzten Haken.
Datenimport starten
Der Datenimport ist nur bei definierter Spezifikation und geöffneter Importdatei möglich. Vor Beginn des Datenimports überprüft FLOWFACT automatisch, ob die Feldarten-Namen in der Spezifikation mit denen der geöffneten Importdatei übereinstimmen. Wurden Fehler festgestellt, erscheint ein entsprechender Hinweis und der Datenimport wird abgebrochen.
Um die aufgelisteten und mit Haken versehenen Adressen in das FLOWFACT Performer zu importieren, ist ein Mausklick auf die Schaltfläche Datenimport starten erforderlich.
Importassistent
Öffnet das Fenster Importassistent (gemäß dem gleichnamigen Eintrag im Menü Administration), um z. B. weitere Importdateien zu bearbeiten. Bei gleicher Struktur kann die aktuelle Spezifikation verwendet werden.
Wir empfehlen dringend, ein sinnvolles Format firmenweit zu definieren und dann für Adressimporte stets diese Spezifikation weiter zu verwenden. Gerade die 1. Konfiguration bzw. Fertigstellung der Spezifikationsdatei ist arbeitsintensiv.