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Achtung! Das E-Mail to Fax Addin ist eine abgekündigte Funktion. Dieser Artikel ist nur eine Unterstützung. Jeglicher Support zu diesem Thema geschieht auf Kulanz Basis. |
Kurzbeschreibung
E-Mail to Fax – Faxen ohne Faxgerät
Versenden Sie künftig Zeit- und Kosten sparend Faxe von Ihrem Arbeitsplatz direkt aus FlowFact heraus. Sie sparen Kosten und Verbrauchsmaterial, da Sie kein Faxgerät brauchen.
Mit dem neuen Tool „E-Mail to Fax“ faxen Sie papierlos über einen von Ihnen gewählten Fax-Provider bequem und sicher. Auf Wunsch können Sie Ihre Faxe natürlich auch entsprechend empfangen.
Sie wollen Ihre Kunden über aktuelle Angebote informieren oder kurzfristig Messeerinnerun-gen versenden? Schnell, zuverlässig und ohne Papierstaus benachrichtigen Sie Ihre Kunden und Partner mit der FlowFact-Funktion E-Mail to Fax.
Faxgeräte, zusätzliche Leitungen, Faxserver oder die Installation einer lizenzierten Fax-Software mit Fax-Modem können Sie sich komplett sparen. Sie benötigen nur den Internet-Zugang und eine E-Mail-Adresse.
Sie verfassen eine E-Mail mit der Faxnachricht im Anhang, alles Übrige übernimmt Ihr Fax-Serviceanbieter. Ihre Leitungen bleiben frei, und während Ihre Fax-Nachricht sicher Ihren Geschäftspartner erreicht, wird Ihre Aufmerksamkeit nicht von der Technik beansprucht, sondern gehört ganz Ihren wichtigen Aufgaben.
Des weiteren können Sie jederzeit auch Mischmailings durchführen, das heißt, Sie entscheiden per Mausklick, ob der Empfänger das jeweilige Mailing entweder per Brief, Fax oder E-Mail erhält.
Bitte beachten Sie, dass nicht alle Fax-Service Provider das von FlowFact genutzte Verfahren unterstützen. Sie sollten sich deshalb vorher bei Ihrem Provider erkundigen. E-MailToFax wurde erfolgreich mit dem Anbieter InterFAX (www.interfax.net) getestet.
Installationshinweise
Fax-Service Provider
Im Internet finden Sie eine Reihe von Fax-Service Anbietern. Informieren Sie sich einfach über eine Suchmaschine, in dem Sie z.B. folgende Suchbegriffe eingeben: "online fax senden".
Die Kosten werden in der Regel in Form sog. Guthaben Vorauszahlungen geleistet. Hier ein Beispiel (unverbindlich, ohne Gewähr):
Bei der Anmeldung bei einem Fax-Service Provider geben Sie einfach Ihre persönlichen Daten und Ihre E-Mail-Adresse ein. Über diese E-Mail-Adresse werden künftig Ihre Faxe versendet bzw. empfangen. Selbstverständlich haben Sie jederzeit Zugang auf das Fax-Journal bzw. auf die gesendeten Fax-Dokumente.
Installation des AddIns E-MailToFax
Drei Schritte genügen, um dieses AddIn zu installieren (siehe folgende Abbildung):
- Starten Sie zuerst den AddIn-Konfigurator.
- Klicken in der Ordneransicht CRM auf das Funktionsfeld.
- Bestätigen Sie die folgende Abfrage durch Klick auf OK.
Ist die Installation erfolgreich, erhalten Sie eine entsprechende Meldung, die Sie bitte durch erneutes Klicken auf OK schließen.
AddIn "E-MailToFax" konfigurieren
Folgen Sie den Schritten, die in folgender Abbildung eingezeichnet sind:
- Nach der Installation wird das AddIn automatisch in der Liste der installierten AddIns (gleichnamiger Ordner) angezeigt.
- Sollte das AddIn nicht ausgewählt sein, so klicken Sie auf die Zeile, in der das AddIn bezeichnet ist.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Parameter.
- Bestätigen Sie die Schaltfläche Bearbeiten
- Tragen Sie im Textfeld des Dialogs AddIn Parameter die Domain Ihres Internet Fax-Services ein.
- Bestätigen Sie durch Klick auf OK. Von diesem Zeitpunkt an, kann der virtuelle Druckertreiber im Vorlagedokument Auswahldialog ausgewählt werden.
- Öffnen Sie den Vorlagedokument Auswahldialog durch Klick auf das Word-Ikon in FlowFact und wählen Sie den virtuellen Mail2Fax-Treiber aus, z.B.:
- Schließen Sie den Dialog durch Klick auf die Schließen-Schaltfläche.
AddIn "E-MailToFax" anwenden
Wir zeigen Ihnen anhand eines Praxisbeispiels, wie einfach es ist, künftig Fax-Nachrichten über dieses AddIns zu versenden.
- Achten Sie darauf, dass im Feld Fax (Fenster Adressen) eine Fax-Nummer eingetragen ist.
- Starten Sie die Erstellung des Dokuments durch Klick auf das Word-Symbol in FlowFact.
- Es folgt der Dokumenten Auswahl Dialog:
Wählen Sie zuerst Ihre Fax-Vorlage aus.
Achten Sie darauf, dass der Funktionsschalter wenn möglich als Fax senden aktiv ist (Häkchen muss sichtbar sein).
Um diese Voreinstellungen dauerhaft mit der Word-Vorlage zu verbinden, nutzen Sie die Möglichkeiten, diese zu speichern. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Vorbelegungen >>.
Achten Sie darauf, dass der virtuelle Druckertreiber im gleichnamigen Listenfeld ausgewählt ist. Diese Einstellung wird normalerweise einmal vorgenommen, die dann als vorbelegt gespeichert wird.
Klicken Sie abschließend auf „Übernehmen“ oder „Sofort ausgeben“. Das Dokument wird in Word angezeigt, die Platzhalter sind bereits ersetzt. Jetzt nur noch den Text ein-tippen.
- Wenn Sie mit Ihrer Texteingabe fertig sind, brauchen Sie nur noch die FlowFact-Funktion Ausgeben und Ablegen (entweder über das F12-Menü, das Ikon oder das FlowFact-Menü) zu aktivieren:
- Das Dokument wird nun erzeugt, entweder im Format *.Doc oder *.PDF, sofern ein mit FlowFact kompatibler PDF-Writer ordnungsgemäß installiert ist und im Postausgang abgelegt, hier ein Beispiel:
- Achten Sie auf die Empfänger-Adresse. Sie enthält die Fax-Nummer und die Adresse Ihres Fax-Dienstes.
- Alles was Sie jetzt noch tun müssen ist: den Postausgang durch Klick auf Mails emp-fangen/senden zu leeren.
Der Fax-Dienst wird anhand Ihrer E-Mail-Adresse erkennen, dass es sich um einen Fax Versandauftrag von Ihnen handelt.
Achten Sie deshalb unbedingt darauf, dass Ihre Absender E-Mail in FlowFact mit der beim Fax-Dienst angemeldeten Adresse übereinstimmt. Andernfalls kann das Dokument nicht verfaxt werden! Überprüfen Sie notfalls Ihre Daten im Fenster Benutzer (Menü Extras/Benutzer, Registerkarte Briefdaten, Feld E-Mail).