Vorbereitungen
Zunächst müssen Sie die Vorlage Ihres Serienbriefes erstellen und speichern. In diesem Beispiel werden wir auf eine FLOWFACT-Mustervorlage zurückgreifen. Die Vorgehensweise dazu zeigen wir Ihnen in den folgenden Schritten:
- Wechseln Sie in FLOWFACT in das Fenster Adressen.
- Öffnen Sie den Vorlagen Auswahl-Dialog durch Klick auf die Word-Schaltfläche:
- Klicken Sie jetzt das Häkchen 'Muster-Vorlagen anzeigen' an und wählen aus den verfügbaren Vorlagen die Datei _Serienbrief.docx aus.
- Klicken Sie jetzt auf 'Vorlage öffnen' und speichern in Word das Dokument erst einmal unter einem anderen Namen ab.
- Hier empfiehlt sich, das Dokument im Vorlagen-Ordner abzuspeichern, gleichermaßen unter dem Ordner Adressen. Die neue Vorlage wird also unter \\flowfact\vorlagen\adressen zu finden sein.
- Bitte füllen Sie die Vorlage mit dem vollständigen Inhalt, der danach an die Adressaten versendet werden soll. Wichtig hierbei ist, dass Sie die Vorlage ja nicht einzeln hinterher für jeden Kunden schreiben möchten, sondern der Brief muss soweit fertiggestellt sein, dass der reine Ausdruck alles enthält, was erforderlich ist.
- Um einen Serienbrief schreiben zu können, müssen sich mehr als 2 Adressen in der Adressliste befinden. Sie können z. B. eine Spezialsuche nach einem bestimmten Merkmal durchführen, indem Sie auf Spezialsuche - Merkmal auswählen - Suchen klicken.
- Nachdem die gewünschten Adressen in der Suchergebnisliste angezeigt werden, können Sie den Serienbrief erzeugen.
- TIPP: Um nicht unnötig Papier zu verschwenden, können Sie "ausnahmesweise" als Standarddrucker Ihren Acrobat PDFWriter oder FreePDF verwenden (Punkt 4 in folgender Abbildung). Achten Sie aber darauf, dass Sie wieder Ihren "Papier"-Standard-Drucker einstellen, wenn der Test erfolgreich war. Andernfalls könnte FlowFact bei Verwendung der Funktion wenn möglich als E-Mail senden nicht automatisch zwischen PDF- und Drucker-Ausgabe umschalten!
Klicken Sie auf Sofort ausgeben.
Die Dokumente werden jetzt der Reihe nach in MicrosoftWord erstellt und ausgedruckt. Word muss vorher nicht gestartet sein. Das geschieht automatisch.
Wenn Sie testweise den PDF-Writer verwenden, müssen Sie pro Brief das Speichern der PDF-Datei bestätigen. Das Ergebnis kann dann in der gespeicherten PDF-Datei überprüft werden.
- Ist alles Ordnung, so verfahren Sie wie oben, mit der einzigen Ausnahme, dass Sie jetzt als Standard-Drucker Ihren "Papier"-Drucker in der Einstellung des FLOWFACT-Druckers einstellen.
