Vom Gantt-Diagramm aus können Sie einen Termin gleichzeitig für beliebig viele Teilnehmer anlegen (z.B. gemeinsamer Messebesuch). Deshalb wählen Sie zuerst den bzw. die gewünschten Teilnehmer über das Kontext-Menü (Funktion Teilnehmer...) aus:
Wählen Sie den oder die Teilnehmer aus:
Nach Auswahl und Bestätigung (Schaltfläche Übernehmen) erscheint im Gantt-Diagramm pro Teilnehmer eine Zeile. Klicken Sie jetzt die Teilnehmer an, die an dem Gruppentermin teilnehmen sollen:
Legen Sie nun das Datum und die Dauer des Termins fest. Dies geschieht mit Hilfe einer Markierung. Richten Sie zuerst den Zeitcursor so aus, dass die Angaben im Zeitcursor-Infofeld einigermaßen mit dem Terminbeginn übereinstimmen. Bestätigen Sie den Terminbeginn durch Klick auf Ihrer rechts Maustaste und halten Sie diese gedrückt (der Mauszeiger muss sich innerhalb einer Teilnehmer-Zeile befinden!): Wie Sie sehen, erstreckt sich die Markierung über alle ausgewählten Teilnehmer.
Ziehen Sie Ihre Maus (während Sie immer noch Ihre Maustaste gedrückt halten) jetzt so lange nach rechts, bis Sie das Ende des Termin erreicht haben. Zur Orientierung dient Ihnen wieder das Zeitcursor-Infofeld: Lassen Sie die Maustaste an der gewünschten Endzeit los. Die Markierung bleibt bis zur Terminanlage erhalten (erneutes Klicken mit der linken Maustaste würde die Markierung wieder löschen).
Wenn Sie eine ordnungsgemäß installierte Microsoft IntelliMaus besitzen, können Sie den Zeitraum auch durch Betätigung des Rades nach vorn bzw. zurück bewegen!
Um Ihre Markierung in einen Termin umzuwandeln, brauchen Sie nur noch an einer beliebigen Stelle innerhalb des Gantt-Diagramms das Kontext-Menü mit der rechten Maustaste zu öffnen und dort die Funktion Neu... anzuklicken. Es öffnet sich das Fenster Aktivitäten (wie im Kalender) mit den vorbelegten Zeiteinstellungen. Bitte kontrollieren Sie die Vorbelegungen, wie Zeitangaben, Merkmale (Teilnehmer), Notiz etc. und ändern Sie diese bei Bedarf entsprechend ab.
Sobald Sie das Gantt-Diagramm durch Klick auf wieder aktivieren, sollte Ihr neuer Termin sofort sichtbar sein.
Selbstverständlich können Sie jederzeit vom Gantt-Diagramm aus wieder in das Fenster Aktivitäten zurück verzweigen (um z.B. die Termindaten zu ändern oder zu löschen). Klicken Sie dazu die Zelle des jeweiligen Termins doppelt an (Doppelklick).
wieder aktivieren, sollte Ihr neuer Termin sofort sichtbar sein.