IGEL Schnittstelle – FLOWFACT Performer Serviceportal

Inhalt

Kurzbeschreibung

Die "IGEL-Schnittstelle" wertet die Daten Ihrer IGEL-Importdateien aus und importiert sie in Ihr FlowFact. Die IGEL-Haus-Importdaten bestehen aus fünf Dateien im Format "CSV", deren Dateipräfix sich nach folgendem Chema aufbaut:

Zeitstempel
Die Dateinamen eines Datenblocks beginnen alle mit dem gleichen Zeitstempel (Erstellungsdatum) im Format ttmmjjjjhhmmss (Tag, Monat, Jahr, Stunde, Minute, Sekunde), z.B. 01012007235959 (01.01.2007, 23:59:59).
.csv
Die Dateisuffix (Dateinamenserweiterung) CSV deutet darauf hin, dass es sich hierbei um das Dateiformat "Character Separated Values" handelt, welches zur Speicherung oder zum Austausch einfach strukturierter Daten weit verbreitet ist.
_eigen.csv
enthält die Adressen der Objekt-Eigentümer und die jeweilige Objekt-Nummer.
_objekte.csv
enthält die Objekt-Adressen, die Objekt-Nummer und weitere Objekt-Daten (z.B. Baujahr). Die Objekt-Nummer dient dabei als Referenz zur jeweiligen Adresse des Eigentümers.
_flaechen.csv
beinhaltet die einzelnen Flächen bzw. Einheiten, die ebenfalls über die Objekt-Nummer den jeweiligen Objekten zugeordnet werden. Einheiten können Wohnungen, Gewerbe-, Büro oder Lagerflächen sein. Aber auch Abstellplätze, Einstellplätze, Garagen usw.
_m2f.csv
stellt Daten zur Verfügung, die für die Zuordnung aktueller und ehemaliger Mieter zu den jeweiligen Flächen (Objekte) notwendig sind. Auch die Daten für Mietbeginn und Mietende (Vormieter) sind enthalten.
_mieter.csv
liefert die Namen und Adressen der aktuellen Mieter.

Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel eines Datenblocks:

Installation

Die Installation wird vollautomatisch mit Hilfe des in FlowFact integrierten AddIn-Konfigurators durchgeführt.

Bitte gehen Sie wie folgt vor:
Öffnen Sie FlowFact und klicken Sie im Menü "Extras" auf den Eintrag "AddIn-Konfigurator".
Starten Sie das Live-Update durch Klick auf die gleichnamige Schaltfläche im "AddIn-Konfigurator". Achten Sie darauf, dass Sie dazu über einen Internetzugang verfügen müssen.
Nach erfolgtem Download der aktuellen bzw. neuen AddIns erhalten Sie eine Bestätigung, die Sie bitte durch Klick auf OK bestätigen. Hier sollte bereits Ihre IGEL-Schnittstelle aufgeführt sein. Bitte beachten Sie, dass dieser Eintrag nur dann erscheint, wenn Sie berechtigt sind, das IGEL-AddIn zu verwenden!
Wenn Sie nun im linken Bereich des "AddIn-Konfigurators" auf das Ordnersymbol "Editions" klicken, sollte der Eintrag "IGEL" sichtbar sein (andernfalls fehlt Ihre Nutzungsberechtigung, wie oben erwähnt).
Wählen Sie diesen Eintrag aus und klicken Sie anschließend entweder auf das Kästchen am linken Zeilenrand oder verwenden sie die Schaltfläche "Installieren". Bestätigen Sie die darauf folgende Frage mit "OK".
Sobald die Installation durchgeführt wurde, erhalten Sie eine entsprechende Meldung, die Sie bitte mit OK bestätigen.
Schließen Sie den AddIn-Konfigurator.
Schließen Sie FlowFact und starten Sie FlowFact neu.
Nach dem Neustart von FlowFact befindet sich im Navigator ein neuer Eintrag mit der Bezeichnung "IGEL-Import". Das AddIn ist jetzt funktionsfähig, sodass Sie mit dem Einlesen Ihrer Importdateien beginnen können. Wie das funktioniert, erfahren Sie im nächsten Kapitel.

IGEL Datenimport

Vorbereitungen

Damit das IGEL-AddIn Ihre Importdateien auslesen und verarbeiten kann, müssen Sie Ihren Datei-Datenblock (siehe oben) zuerst in Ihren FlowFact Import-Ordner kopieren. Ist dies nicht der Fall, erhalten Sie eine Fehlermeldung (siehe folgendes Beispiel):

Gehen Sie bitte wie folgt vor:

Erstellen Sie, falls noch nicht vorhanden im Ordner "import" einen Ordner namens "IGEL". Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste zuerst auf eine freie Stelle innerhalb des Ordners "import" und dann auf die Funktion "Neu" -> "Ordner". Benennen Sie den Ordner mit "IGEL":
Öffnen Sie den Ordner "IGEL" und kopieren Sie dort hinein Ihren Datenblock:

Import starten

Öffnen Sie FlowFact und klicken Sie im Navigator auf den Eintrag
Die Schnittstelle beginnt nun zu arbeiten. Meldungen halten Sie auf dem Laufenden:
Sobald sich der Informationsdialog automatisch geschlossen hat, ist der Import beendet. Die Daten stehen Ihnen nun in FlowFact zur Verfügung. Detaillierte Informationen dazu finden Sie im nächsten Kapitel "IGEL-Daten in FlowFact".

Nach der Übertragung

Sobald der Import abgeschlossen ist, werden Ihre Importdateien (CSV-Dateien) in den automatisch erzeugten Ordner "Save" (im Verzeichnis "import/IGEL") verschoben.

Außerdem finden Sie im Save-Ordner drei neue Dateien:

XXX_import.err

Diese Datei erscheint, wenn während des Imports Fehler aufgetreten sind. Sie können Ihren Standard-Editor verwenden, um die Datei zu öffnen und die dort dokumentierten Fehler zu sichten.

Achten Sie in diesem Zusammenhang bitte darauf, dass das Importieren von IGEL-Daten nur für FlowFact-Administratoren zugelassen ist. Ein Fehlen der Rechte wird ebenfalls in der Err-Datei angezeigt.

XXX_import.log

Diese Datei enthält alle Informationen hinsichtlich der durchgeführten Aktionen.

XXX_import.xml

Diese Datei enthält alle Importdaten und Steuerelemente, die für das Einlesen in die jeweiligen FlowFact Datenbankbereiche notwendig sind.

XXX_import.notfound

Hier werden Felder angezeigt, die in FlowFact noch nicht zugeordnet werden konnten, die sog. dynamischen Felder. Mehr dazu im nächsten Kapitel "IGEL-Daten in FlowFact". Sie können die Datei mit Ihrem Standard-Editor öffnen. Mehr dazu erfahren Sie im nächsten Kapitel.

Dynamische Felder anpassen

Nach dem ersten Import sollten Sie die Datei "XXX_import.notfound" öffnen, um festzustellen, welche Felder (dynamische Feldarten) noch nicht in Ihrem FlowFact zugeordnet werden konnten. Damit die Zuordnung beim nächsten Import erfolgen kann müssen Sie in FlowFact die jeweiligen Feldarten anlegen bzw. anhand einer sog. Mapping-Datei die Zuordnung auf bereits vorhandene Feldarten steuern.

Mehr dazu erfahren Sie aus dem folgenden Beispiel:

Wir gehen einmal davon aus, dass unsere Beispieldatei "XXX_import.notfound" folgende Informationen enthält:

Field|MEA

Field|Hausgeld numlf

Field|BK

Field|Hausgeld umlf

Hinweis:

Die fehlenden Feldarten gehen nicht verloren, d.h. sie werden beim nächsten Import nachgetragen, sofern Sie eine der folgenden Methoden verwenden.

Erste Möglichkeit: neue Feldarten

Sie legen die fehlenden Feldarten "MEA", "Hausgeld numlf", "BK" und "Hausgeld umlf" nachträglich in FlowFact an. Öffnen Sie dazu das FlowFact-Fenster "Extras/Feldarten":
Klicken Sie dann auf die Neu-Schaltfläche:
Füllen Sie folgende Felder aus:
Tragen Sie im Feld "Namen" den Namen ein, der in der Datei "XXX_import.notfound" aufgeführt wurde, z.B. "MEA".
Tragen Sie im Feld "Gruppen" z.B. den Eintrag "Basis" ein, damit der importierte Wert im entsprechen Feldarten-Register (Feldarten Eingabebereich im Fenster "Objekte") angezeigt wird.
Im Feld "Sortierung" können Sie z.B. "igel" eintragen. Dieser Eintrag ist für eine Änderung der Position im Feldarten-Register (siehe oben) verantwortlich.
Kreuzen Sie "Objekte" im Bereich "Verfügbar" an.
Verwenden Sie die Option "Text" im Bereich "Typ".
Weitere Felder brauchen Sie nicht zu beachten.
Verfahren Sie genauso mit den restlichen Feldarten "Hausgeld numlf", "BK" und "Hausgeld umlf".

Zweite Möglichkeit: auf bestehende Feldarten mappen

Erstellen Sie eine sog. Mapping-Datei und weisen Sie dort die fehlenden Felder bereits vorhandenen Feldarten zu. Gehen Sie wie folgt vor:

Starten Sie Ihren Standard-Editor:
Kopieren Sie den folgenden Text und fügen Sie in im Editor-Fenster ein.

Bitte kopieren:

<?xml version="1.0" encoding="iso-8859-1"?>

</FieldMapping>

</FFMapping>

Ändern Sie die Inhalte bei "???" jeweils nach Ihren Vorgaben ab:
Speichern Sie die Datei unter dem Namen "IGEL.map" im Verzeichnis "import" ab.
Beim nächsten Import wird die Mapping-Datei automatisch berücksichtig und die darin formulierten Anweisungen ausgeführt.

Darstellung der importierten Daten in FlowFact

Anschließend werden wir Ihnen anhand von Musterabbildungen zeigen, wie sich die importierten Daten in FlowFact präsentieren.

Bitte beachten Sie, dass die Adressen-Daten bei jeder Import-Funktion neu überschrieben werden. Nachträgliche Eingaben gehen somit verloren!

Fenster "Adressen"

Im Fenster "Adressen" befinden sich alle mit IGEL verbundenen Adressen, d.h. alle Objekt-Eigentümer und alle Mieter (sowohl aktive, als auch ehemalige Mieter).

Anhand der Einträge im Feld "Kennung" ersehen Sie den Typ der Adressen (XX = fortlaufende Nummer):

GR: Objekt Root-Adresse
Diese Adresse ist mit dem Rootobjekt über das Verknüpfungsfeld "Quelle" verknüpft, welches wiederum aus Hauptobjekt (Objektadresse) und den damit verbundenen Einheiten (Flächen) vernetzt ist.
IEE: IGEL-Eigentümer
Diese Adresse ist mit dem Hauptobjekt (Objektadresse) über das Verknüpfungsfeld "Quelle" verknüpft.
IEM: IGEL-Mieter
Eine Mieter-Adresse (nur aktive Mieter) ist über das Verknüpfungsfeld "Quelle" mit der jeweiligen Einheit (Fläche) verknüpft.

Hinweis: Vormieter sind nicht mit dem Objekt verknüpft!

Die folgende Abbildung zeigt eine Eigentümer-Adresse:

Um z.B. alle IGEL-Adressen zu finden, gehen Sie bitte wie folgt vor:

Klicken Sie bitte zuerst auf das Icon der Spezialsuche
Tragen Sie im Feld "Kennung" ein: IG* (das Sternchen ist wichtig, damit alle nachfolgenden Zeichen ignoriert werden).
Bestätigen durch Klick auf
Verfahren Sie in gleicher Art und Weise, um z.B. alle Mieter oder Eigentümer aufzulisten. Tragen Sie dazu anstatt IG folgende ein:

IGR* Objekt (Rootadresse)
IGE* für Eigentümer
IGM* für Mieter

Fenster "Objekte"

Im Fenster "Objekte" werden alle Root- und Haupt-Objekte und deren jeweiligen Einheiten gespeichert. Auch diese Unterscheidungen erkennen Sie an der Kennung (Feld "Kennung"):

IGR: Root-Objekt
Ein so gekennzeichnetes Objekt ist über das Verknüpfungsfeld "Quelle" direkt mit der Root-Adresse verknüpft. Es steht in der Objekt-Hierarchie ganz oben, sodass kein übergeordnetes Objekt existiert. Das Verknüpfungsfeld "Übergeordnet" ist deshalb leer.
IGO: Hauptobjekt
Ein Hauptobjekt enthält u.a. die Objektadresse und ist über das Verknüpfungsfeld "Quelle" mit der Adresse des Eigentümers verknüpft. Es ist dem Root-Objekt untergeordnet und damit über das Verknüpfungsfeld "Übergeordnet" verknüpft.
Um ein Hauptobjekt zu öffnen, klicken Sie vom Root-Objekt aus auf den jeweiligen Eintrag der zweiten Ebene in der Hierarchie-Liste.
IGF: Fläche (Einheit)
Eine Fläche stellt das Ende einer Objekt-Hierarchie dar. Sie ist über das Verknüpfungsfeld "Quelle" mit dem aktuellen Mieter verknüpft. Es ist dem Haupt-Objekt untergeordnet und damit über das Verknüpfungsfeld "Übergeordnet" verknüpft.
Um eine Einheit bzw. Fläche zu öffnen, klicken Sie vom Root-Objekt oder Haupt-Objekt aus auf den jeweiligen Eintrag der dritten Ebene in der Hierarchie-Liste.
Selbstverständlich können Sie sich auch alle IGEL-Objekte u.a. über das Feld "Kennung" auf einfache Weise auflisten lassen. Verfahren Sie dabei genau so, wie bereits im Abschnitt "Fenster Adressen" beschrieben. Analog dazu können Sie folgende Suchbegriffe (Feld "Kennung") verwenden:

IGR* Root-Objekt
IGO* Hauptobjekt
IGF* Fläche