Interne Bezeichnung: "Anhänge Zippen"
Kurzbeschreibung
Sie haben verschiedene Dateien in mehreren Aktivitäten verteilt, die Sie jemandem per E-Mail zukommen lassen möchten?
Mit diesem AddIn werden die nötigen Schritte in FlowFact extrem vereinfacht und verkürzt. Sie brauchen nur die jeweiligen Aktivitäten markieren, deren Anhänge Sie weiter versenden wollen. Per Knopfdruck wird alles zusammengepackt in eine neue Aktivität.
Installation
Um diese AddIn nutzen zu können, müssen Sie zuerst den Quicklink dazu auf Ihrer Oberlfäche installieren. Ziehen Sie dazu im Anpassen-Dialog (Kategorie Makros) den Befehl Neue E-Mail mit Zip-Archiv auf die gewünschte Stelle. Wollen Sie mehr über die Vorgehensweise wissen, so lesen Sie bitte die Seite FlowFact Befehle sichtbar machen/entfernen.
AddIn-Parameter
- Navigatoreintrag:
Über diesen Eintrag können Sie steuern, ob das AddIn direkt beim Start von FlowFact in den Navigator eingetragen werden soll, oder ob Sie selbst einen QuickLink in FlowFact einfügen möchten.
1 = automatischer Eintrag
0 = manueller Eintrag
- Zipordner:
Geben Sie hier den Ordner an, der als temporäres Speicherziel genutzt werden soll (z.B. C:\FlowFact\E-Mailzips). Die einzelnen Dateien werden dort zwischen gespeichert, dann in einem ZIP-Archiv zusammengeführt und danach gelöscht. Erhalten bleibt nur noch das ZIP-Archiv. Je nach Einstellung (siehe "Attachmentstatus") bleibt das ZIP-Archiv erhalten (manuelles Löschen) oder es wird automatisch gelöscht, sobald es in FlowFact Aktivität gespeichert ist.
- Attachmentstatus:
Hier können Sie festlegen, ob die neu erzeugten Anhänge als Link in FlowFact eingebettet oder in der Datenbank neu gespeichert werden sollen.
0 = Komplettübernahme in die FlowFact-Aktivität (Speicherung in der Datenbank), automatisches Löschen des ZIP-Archivs
1 = als Link zum ZIP-Archiv im definierten Zipordner (siehe oben) in FlowFact eingebettet
Anwendung
Wir wollen Ihnen in wenigen Schritten zeigen, wie einfach Sie dank dieser Funktion Ihre Anhänge aus verschiedenen Aktivitäten heraus innerhalb einer ZIP-Datei zusammenführen. Selbstverständlich handelt es sich hierbei um Kopien der Anhänge, um sicher zu stellen, dass die betroffenen Aktivitäten unverändert bleiben.
- Suchen Sie zuerst den Empfänger der E-Mail-Nachricht im Fenster Adressen.
- Öffnen Sie nun das Fenster Aktivitäten, um dort die Aktivitäten zu suchen, aus denen Sie Anhänge kopieren wollen, z.B. über die Merkmale-Suche. Es stehen Ihnen dazu alle sonstigen Suchmöglichkeiten zur Verfügung.
Selbstverständlich können Sie eine Liste zuvor über die Listenfunktion (Rechtsklick auf Liste) Inhalt->Speichern zwischenspeichern, um ein ungewolltes Ändern der Listeneinträge (z.B. nach erneuter Suche) wieder rückgängig machen zu können. - Markieren Sie nun die gewünschten Datei-Anhänge (siehe Listenspalte Anhänge), die zusammengeführt werden sollen, indem Sie die jeweiligen Listenzeilen durch Klick auf die graue Zelle (ganz links) z.B. bei gedrückt gehaltener [Strg]-Taste auswählen.
Oder markieren Sie die gesamte Liste, wenn alle darin enthaltenen Anhänge zusammengefasst werden sollen, durch Klick auf die linke Überschrift-Spalte (Aktivitäten ohne Anhänge werden ignoriert):
Eine ausführliche Anleitung über das Markieren von Listen, finden Sie in dieser Hilfe auf der Seite Datensätze in Listen markieren.
Sind keine Zeilenmarkierungen in der Liste enthalten, erscheint eine entsprechende Meldung. - Aktivieren Sie nun die Funktion Neue E-Mail mit Zip-Archiv durch Klick auf den gleichnamigen Eintrag im Navigator:
- Das AddIn wird nun alles Weitere für Sie übernehmen. Sobald die Anhänge zusammengestellt und in ein ZIP-Archiv gepackt sind, wird die fertige E-Mail-Aktivität am Bildschirm angezeigt. Alle Anhänge sind jetzt in einer einzigen ZIP-Datei beigefügt.