FLOWFACT Immobilienverwalter Edition (2010)

Zahlreiche Neuerungen in der Version 2010 der Immobilienverwaltung
 

• zahlreiche Immobilienverwalter Musterprozesse im Process Management
• Neue Beschlussbuchfunktion mit einfacher Handhabung
• Serienbrieffunktion als Nachweissicherheit bei Eigentümerwechsel
• Jederzeit aktuelle Informationen zum Objektstatus
• optimiertes Schlüsselmanagement

Allgemeine Hinweise zur FLOWFACT Immobilienverwalter Edition 2010
 

• Die FLOWFACT Immobilienverwalter Edition 2010 ist lediglich für die Kunden kostenlos verfügbar, welche die Vorgängerversion erworben und installiert haben.
• Haben Sie Interesse an der Immobilienverwalter Edition? Dann freuen wir uns über Ihre Anfrage an sales@FLOWFACT.de
• Um die aktuelle Immobilienverwalter Edition nutzen zu können, erfordert dies die Durchführung des FLOWFACT Update 2010.
• Bitte Beachten:
  
  Mit Installation der aktuellen FLOWFACT Immobilienverwalter Edition 2010, sind die Funktionalitäten des mit der Tagesordnung gekoppelten Beschlussbuches 2009 (Vorgängerversion) nicht mehr nutzbar. Es ist nicht möglich den Updatevorgang rückgängig zu machen.
   

Hinweise zur Updateinstallation
 

Achtung: Bei einer Updateinstallation einer bisherigen IV-Edition auf die Immobilienverwalter Edition 2010,
besteht keine Möglichkeit mehr diese rückgängig zu machen!


Hier noch ein kleiner "Guide", um die wichtigen Schritte für die Updateinstallation entsprechend planen und in richtiger Reihenfolge durchführen zu können.
 

• Das Update zu einer Zeit durchführen in der kein User im System arbeitet.
• Für die Updateinstallation benötigen Sie das Datenbankkennwort.
• Bitte führen Sie vor der Aktualisierung Ihres FLOWFACT-Systems eine Datensicherung durch!
• Während der Updateinstallation werden Sie nach einem Installationscode gefragt werden. Bestätigen Sie an dieser Stelle den bereits voreingestellten, bzw. verwenden den von der FLOWFACT AG an Sie ausgehändigten Installationscode.
• Bitte stellen Sie sicher, dass Sie während der Installation eine funktionierende Internetverbindung haben. Der Lizenzcode wird automatisch aktualisiert, sowie auf Aktualisierungen überprüft. Bitte wählen Sie lediglich „online aktualisieren“ in Ihrem Registrierungsfenster.
• Nach der Updateinstallation führen Sie am Server, über den FLOWFACT-Administrationsassistenten, bitte das Datenbankupdate durch.
• Nach erfolgter Updateinstallation (Software und Datenbankupdate) können sich die einzelnen Anwender wieder in FLOWFACT anmelden. FLOWFACT fordert abschließend die Benutzer noch zu einer Aktualisierung von Nebenstelleninstallationen auf, was einfach zu bestätigen ist.
• Falls Sie Ihren Benutzern auf den Arbeitsplatz-PCs nur eingeschränkte Rechte eingeräumt haben, sollten die Anwender-Arbeitsplätze über den Administrator-Zugriff bzw. Konto vorab aktualisiert werden.
• Es wird empfohlen, die Installation durch einen erfahrenen System-Administrator, von einem Fachmann wie zum Beispiel einem Installationspartner der FLOWFACT AG vornehmen zu lassen, Unsere Partner finden Sie leicht über diesen Link hier; Die FLOWFACT Partner...

Vergleich bisherige IV Edition zur Immobilienverwalter Edition 2010
 

Objektstatus – Jederzeit aktuell informiert

Mit FLOWFACT 2010 erhalten Sie eine Gesamtübersicht zu allen Aktivitäten, die eine kostenfreundliche Bewirtschaftung ermöglichen.

Hinweis: Die Objekt-Übersicht steht Ihnen erst zur Verfügung, wenn das FLOWFACT Process Management genutzt wird, da die Objekt-Übersicht auf Daten dieses Programmteils zugreift.
 

Detail-Informationen

• Ansicht aller zukünftigen Termine:
  
  Hier werden alle in der Zukunft liegenden Termin-Aktivitäten angezeigt. Aktivitäten gelten in FLOWFACT als Termin-Aktivität, wenn sie als im Kalender anzuzeigen definiert sind. Diese Definition nehmen Sie unter Extras/Aktivitätenarten in folgendem Dialog vor:
  
  
   
• Übersicht der Ansprechpartner:
  
  Hier werden alle Kontaktpersonen aufgelistet, die in irgendeiner Form mit dem Objekt verknüpft sind. Dazu gehörigen die direkt verknüpften Adressen, wie z.B. "Eigentümer" und "Quelle" - zudem werden aber auch alle Feldarten des jeweiligen Objektes vom Typ Adresse angezeigt sofern eine entsprechende Adresse mit dem Feld verlinkt ist. Dies sind z.B. Mieter, Ansprechpartner oder Hausmeister.
• Darstellung offener Punkte und Objektinformationen, die kürzlich eingegangen sind:
  
  An dieser Stelle werden alle offenen und erledigten Aktivitäten angezeigt, die mit dem Objekt verknüpft sind. Durch Aktualisierung der Objekt-Übersicht über den "Aktualisieren-Button" haben Sie so auch die ganz frisch erzeugten Aktivitäten im Blick.
• Überblick über aktuelle Prozesse:
  
  Auf der rechten Zeite haben Sie eine Übersicht über alle mit dem Objekt verknüpften Prozesse. Seien es offene Verwaltungsprozesse, wie z.B. eine Schadensmeldung oder die Planung der Eigentümerversammlung - auf einen Blick sehen Sie hier wo Sie gerade stehen. In diesem Zusammenhang erlangen Sie ebenfalls Informationen darüber ob ein Prozessschritt erfolgreich erledigt wurde oder ob einzelne Prozesse bzw. Prozessschritte überfällig sind und wer dafür verantwortlich ist.
  
  
  Passen Sie sich das Layout der Objekt-Übersicht an Ihre eigenen Bedürfnisse an. Hierzu können Sie die einzelnen Spaltengrößen durch Ziehen mit der Maus verändern und das so erstelle Layout durch bestätigen des Layout-Button speichern.

Neues Beschlussbuch mit einfacher Handhabung
 

Mit der neuen Lösung für das Beschlussbuch halten Sie alle Beschlüsse zu einem Objekt in fortlaufender Reihenfolge fest. Aufgrund einer inhaltlichen Trennung von Tagesordnungspunkten und Beschlussbuch ist die Handhabung besonders einfach gestaltet. Sie sind damit jederzeit in der Lage Auskunft über gefasste Beschlüsse zu geben. Richterlich aufgehobene Beschlüsse werden entsprechend gekennzeichnet. Das Beschlussbuch ermöglicht Ihnen an dieser Stelle Rechtssicherheit – festgehaltene Beschlüsse können sobald sie als abgeschlossen markiert wurden nicht mehr nachträglich verändert werden. Zur Ansicht und Weitergabe kann das Beschlussbuch ausgedruckt werden.
 

Was hat sich verändert zum alten Beschlussbuch?

• Anwenderfreundliche und vereinfachte Nutzung des Beschlussbuchs aufgrund Entkopplung von Tagesordnung und Beschlusssammlung. Eine umständliche Planung über einzelne Feldarten entfällt.
• Die Beschlusssammlung wird als ein Projekt im FLOWFACT CRM angelegt. Es enthält alle Beschlussbücher zu den einzelnen Objekten als Hierarchie angezeigt. D.h. es sind alle Beschlussbücher auf einen Blick sichtbar. Um diese Übersicht aufzurufen wählen Sie bitte im Navigator den Quicklink "Projekt zur Beschlusssammlung anlegen/anzeigen" aus. Ebenso wählen Sie diesen Quicklink um für ein Objekt ein neues Beschlussbuch anzulegen.
  
  
  
  Damit für ein Objekt ein Beschlussbuch angelegt werden kann, muss es zu einer Struktur mit einem Stammobjekt gehören. D.h. ein Objekt muss die Eingabemaske vom Typ "Stammobjekt" haben.
  
  Wie bei jedem Projekt haben Sie die Möglichkeit bei jedem Beschlussbuch bestimmte Berechtigungen zu setzen. Die auf ein Beschlussbuch gesetzten Zugriffsrechte werden dabei auf die einzelnen Beschlussaktivitäten (Beschlüsse) übertragen.
• Um einen neuen Beschluss zu einem Objekt bzw. innerhalb eines Beschlussbuches zu erfassen, wählen Sie im Navigator den Quicklink "Beschluss erfassen" aus. Alle Informationen zum Beschluss sowie das Stimmverhalten werden im Textfeld des Beschlusses festgehalten. So haben Sie alle Informationen direkt gesammelt verfügbar. Wenn Sie hier auf den Reiter "Dokument" wechseln, stehen Ihnen für das Notizfeld auch die üblichen HTML-Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung.
  
  Der Kernsatz des Beschlusses sollte im Betreff der Aktivität eingetragen werden, da dieser im Ausdruck des Beschlussbuches angezeigt wird.
  
  Zudem sollten Sie das WEG-Versammlungsdatum, den WEG-Versammlungsort, die Beschlussart, den Vermerk zum Beschluss und Angaben zur Öffnungsklausel angeben.
  
  Die laufende Nummer wird automatisch vergeben.
  
  Wird ein Beschluss im Vermerk als "gelöscht", "aufgehoben", "ungültig" (zum Beispiel durch ein Rechtsurteil) oder "abgelehnt" gekennzeichnet, so wird er weiterhin im Beschlussbuch aufgeführt, aber durchgestrichen dargestellt.
  
  
  
   
• Das Beschlussbuch genügt den gesetzlichen Anforderungen. Beschlüsse können als abgeschlossen gekennzeichnet werden  - eine nachträgliche Änderung ist dann nur noch von Benutzern mit Administrator-Rechten möglich. Um einen Beschluss festzuschreiben klicken Sie einfach auf den Quicklink "Beschluss festschreiben" im Navigator.
• Wenn Sie alle BEschlussaktivitäten, die zu einem Beschlussbuch gehören zur weiteren Bearbeitung aufgelistet haben wollen, dann rufen Sie im Navigator den Quicklink "Beschlussaktivitäten anzeigen" auf. Sie erhalten folgende Übersicht:
  
  
• Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, sich das Beschlussbuch selbst anzeigen zu lassen. Hierzu bestätigen Sie bitte den Quicklink "Beschlussbuch anzeigen" im Navigator. Sie erhalten dann folgende Übersicht:
  
  
   
• Über den Button "Drucken" haben Sie die Möglichkeit das Beschlussbuch über eine mitgelieferte Vorlage auszudrucken. Dabei können Sie vorab bestimmen, welchen Zeitraum Sie ausgedruckt haben möchte. Der Ausdruck sieht wie folgt aus:
  
  
• Selbstverständlich haben Sie die Möglichkeit diese Datei z.B. in ein pdf umzuwandeln und so das Beschlussbuch leicht an Eigentümer, Anwälte etc. zu senden.
  
   

Optimiertes Schlüsselmanagement

Das Schlüsselmanagement wurde in seinen Funktionen überarbeitet und bietet nun eine intuitivere Handhabung.

Im Navigator finden Sie alle Funktionen, die das Schlüsselmanagement bietet auf einen Blick und können Sie bequem von dort aufrufen.
 

Process Management mit speziellen Musterprozessen für Verwalter
 

Mit dem FLOWFACT Process Management für Verwalter werden Unternehmensprozesse, wie zum Beispiel...

• Kündigung Mietvertrag

• Neuvermietung

• Arbeitsauftrag

• Versicherungsschaden

• Schaden ohne Versicherung

• Eigentümerversammlung

• Instandhaltung/Modernisierung

• Umlaufbeschluss

• Rechtsanwaltsauftrag

• Übernahme Hausverwaltung

• Abgabe Hausverwaltung

standardisiert und automatisiert. Daraus leiten sich Unternehmens- und Wettbewerbsvorteile wie Kostenreduktion, besseres Qualitätsmanagement, zufriedene Mieter, begeisterte Eigentümer, motivierte Mitarbeiter, produktive Handwerker sowie Verbesserung der Service- und Dienstleistungsqualität ab.

Ein ganz alltäglicher "Prozess" eines Immbolienverwalters im Grundaufbau - neuer Mietvertrag;

So importieren Sie die mitgelieferten Musterprozesse:

Klicken Sie in der "Wunderbar" auf den Bereich "Aktivitäten". Wählen Sie dann den Quicklink "Prozesvorlagen" aus. Klicken Sie nun im oberen Menü auf den Button "NEU" - es öffnet sich der Prozess Designer.

Wählen Sie im Menü des Prozess Designers unter "Extra" den Eintrag "Import..." aus. Es öffnet sich das FLOWFACT System-Verzeichnis. Wählen Sie den Ordner "Vorlagen.mus/ProcessManagement/_IV-Musterprozesse" aus. In diesem Ordner finden Sie die mitgelieferten Beispiel-Prozesse, die Sie an Ihre konkreten Bedürfnisse anpassen können. Wählen Sie einen beliebigen Musterprozess aus und klicken Sie dann auf "Öffnen".


 

Der Musterprozess wird Ihnen nun zur weiteren Bearbeitung im Prozess Designer angezeigt.


Über diesen Link gelangen Sie zur detaillierten Hilfe des FLOWFACT Process Management.

Serienbrieffunktion als Nachweissicherheit bei Eigentümerwechsel

In Zukunft haben Sie die Möglichkeit auch einen Serienbrief direkt bei der entsprechenden Adresshistorie personalisiert abzulegen. Somit können Sie nach einem Eigentümerwechsel nachweisen, welche Schreiben an wen übermittelt worden sind. Um die Speicherkapazitäten Ihres Systems nicht unnötig zu belasten, haben Sie bei der Serienbrief-Erstellung jeweils die Wahl, ob Sie dieses Angebot in Anspruch nehmen möchten oder nicht.

Da dies eine Standardfunktion in der FLOWFACT CRM Software ist, folgen Sie einfach diesem Link hier, um zu den detaillierten Informationen zu kommen.

Automatische Aktivitätenverknüpfung bei Dokumentenerstellung

Ab Build 303 gibt es eine neue Möglichkeiten für das Verknüpfung beim Speichern von Word-Dokumenten, die aus dem Objekt heraus erstellt wurden. Wenn Sie aus einem Objekt heraus ein Dokument (z.B. Mietvertrag) erstellen und das Dokument in einer Aktivität in FLOWFACT ablegen, dann kann nun vorab im Dokument bestimmt werden, mit welcher Adresse die erstellte Aktivität automatisch verknüpft werden soll.
 

Die Verknüpfung wird über einen entsprechenden Platzhalter in der Dokumentenvorlage realisiert:

• LinkAD_OBJ_AD_ANBIETER_DSN führt dazu, dass die erstellte Aktivität mit der unter Adresse1 bzw. Anbieter hinterlegten Adresse verknüpft wird.
• LinkAD_OBJ_AD_KOLLEGE_DSN führt dazu, dass die erstellte Aktivität mit der unter Adresse2 bzw. Quelle hinterlegten Adresse verknüpft wird
  
  Darüber hinaus können auch AdressFeldarten für die Ablage und Verknüpfung genutzt werden:
• So z.B. über die Objekt-Feldart "Mieter" mittels LinkAD_OBJ_Mieter_DSN

Die Platzhalter sind über den Platzhalterdialog im FLOWFACT verfügbar.

An welcher Stelle im Dokument der Platzhalter eingesetzt wird ist egal, da es sich um "Blindplatzhalter" handelt, die im Dokument selbst keine Ausgabe bewirken - also leer bleiben.

Allerdings sollte der verwendete LinkAD-Platzhalter zu den anderen AD-Platzhaltern im Dokument passen, z.B.: OBJ_AD_K_ANSCHRIFT oder OBJ_AD_K_BRIEFANREDE.

Durch die Verwendung der beschriebenen Platzhalter wird zudem ermöglicht, dass die Funktion "wenn möglich als E-Mail senden" genutzt werden kann, da über die Verknüpfung mit einer Adresse eine entsprechende Empfängeradresse bekannt ist.