Die folgenden Funktionen können derzeit in den Versionen "Performer" und "Universal" in Deutschland genutzt werden. Die Freigabe für die Schweiz, Österreich und andere Länder folgt.
FlowFact jetzt mit Multifunktionsleiste (Ribbon)
Wie in der Benutzerführung aktueller Software üblich, baut das Bedienkonzept von FlowFact 2012 auf Ribbons auf. Dabei handelt es sich wie z.B. aus Microsoft Office 2010 bekannt um eine Kombination aus Menü und Symbolleiste.
Die Bedienung von FlowFact wird dadurch transparenter, intuitiver und leichter. Die Funktionen in der Ribbon sind thematisch gruppiert und es werden dem Anwender immer nur diejenigen zur Verfügung gestellt, die im aktuellen Kontext benötigt werden. Die Oberfläche wird dadurch schlanker und um ablenkenden Inhalt reduziert.
Funktionen, die vorab auf dem rechten Maustaste-Menü, in anderen Unterverzeichnissen oder in einem anderen Kontext versteckt waren sind an prominentere Stelle gerückt und können so ihren Nutzen entfalten.
In Zukunft werden Sie zum Beispiel Folgendes viel einfacher finden und nutzen:
Kurzinformationen zu den einzelnen Funktionen innerhalb der Ribbon geben dem Anwender Sofort-Hilfestellung und transportieren den jeweiligen Nutzen direkt.
Navigator mit individuellen Suchordnern
Schneller Informationen finden und wiederkehrende Suchen abspeichern, das spart Zeit und Klickaufwand. Im Navigator können je Themenfenster individuelle Ordner angelegt werden, die einen in der täglichen Organisation und Kategorisierung der im CRM vorhandenen Informationen unterstützen. Zudem lassen sich persönliche Erweiterte Suchen abspeichern. Wiederkehrende Informationsbedürfnisse können so mit nur einem Klick gestillt werden.
Schnellzugriff auf Lieblingsfunktionen
Auch wenn die Ribbon bereits eine optimierte und kontextbezogene Benutzerführung bietet, so hat jeder Anwender eine Hand voll Lieblingsfunktionen auf die er ständig und so schnell wie möglich zugreifen möchte. FlowFact 2012 hat hierfür einen separaten Bereich reserviert, in welchem sich pro Fenster die persönlichen Favoriten-Funktionen für einen Schnellzugriff bereitstellen lassen.
Dabei kann es sich sowohl um bereits vorhandene Standard-Funktionen von FlowFact handeln als auch um individuelle Programmerweiterungen, die nicht in der Ribbon integriert sind.
Individuelle Anpassbarkeit der Benutzeroberfläche (Ribbon)
Um die Benutzeroberfläche auf das absolute Minimum der im jeweiligen Kontext oder Verantwortungsbereich notwendigen Funktionen zu reduzieren, gibt es in FlowFact 2012 zwei Möglichkeiten. Zum einen lässt sich die Benutzeroberfläche jeweils für hinterlegte Rollen-Profile anpassen. Das heißt eine Person, die im Unternehmen die Rolle des Geschäftsführers inne hat, benötigt in der Benutzeroberfläche andere Funktionen als zum Beispiel eine Person, die im Backoffice tätig ist. Mit FlowFact 2012 werden bereits Beispielprofile für verschiedene Rollen ausgeliefert, die als Anregung dienen. Zum anderen hat jeder Benutzer darüber hinaus die Möglichkeit weitere Funktionen für sich individuell auszublenden und so seine Produktivität durch die optimale Anpassung der Programmoberfläche an seine täglichen Bedürfnisse zu steigern.
Anpassbare Aufteilung der Hauptnavigation
Die Hauptnavigation lässt sich durch einfaches Ziehen mit der Maus in ihrer Aufteilung schnell anpassen. Dinge, die zum aktuellen Zeitpunkt nicht benötigt werden, werden in ihrer Präsenz reduziert. Gibt es zum Beispiel in einem Fenster zahlreiche vordefinierte Suchordner oder Lieblingsfunktionen, dann wird ihnen durch Minimierung der Hauptnavigation der benötigte Platz bereitgestellt.
Direkter Zugriff auf Vorlagen
Ein direkter Zugriff auf die passenden Word- und Excel-Vorlagen spart zusätzliche Klicks. Dabei werden jeweils nur die Word- und Excel-Vorlagen aufgelistet, die in den jeweiligen Kontext passen. Dies schafft Übersichtlichkeit. Bei Bedarf können die Vorlagen zudem benutzerbezogen definiert werden.
Adress-Vorschau
Seit FlowFact 2012 gibt es neben der bereits vorhandenen Objekt- und Aktivitäten-Vorschau auch eine Adress-Vorschau. Diese gibt einen schnellen Überblick über die wesentlichen Daten zu einer Adresse. Neben den üblichen Kontaktdaten können hier bei Bedarf weitere Informationen wie zum Beispiel: Details, hinterlegte Anfragen oder Stichworte eingesehen werden. Zudem werden die letzten Aktivitäten, die mit der Adresse in Zusammenhang stehen angezeigt. Ein kurzer Blick hierauf genügt, um in einem spontanen Telefonat mit der Person kompetent vorbereitet zu sein.
Doch die Vorschau zeigt nicht nur Informationen an, sondern bietet auch die Möglichkeit direkt ein Telefonat zu starten, eine E-Mail zu schreiben oder zur Historie zu gelangen. Darüber hinaus kann ebenso in den konkreten Adressdatensatz zur Bearbeitung gewechselt werden oder die Adressdaten zur Ansicht ausgedruckt werden.
Neues Adressfenster
Adressen sind das Fundament eines CRM-Systems und gestalten einen Großteil des Arbeitsalltags. Umso wichtiger ist es hier alle Informationen intuitiv und schnell eingeben zu können. Durch die Neugestaltung des Adressfensters wird FlowFact 2012 dieser Anforderung gerecht. Um möglichst auf Sprünge zwischen einzelnen Feldern zu verzichten, kann die Adresse nun innerhalb eines Feldes eingegeben werden. Dennoch stellt das System bei Bedarf die entsprechenden Eingabehilfen zur Verfügung – Fehleingaben gehören damit zur Vergangenheit.
Alle Informationen, die nur in seltenen Fällen benötigt werden (z.B. Postfach), sind in den Hintergrund getreten. Teilansichten, wie zum Beispiel die Adresshierarchie, können ein- und ausgeklappt werden und beanspruchen daher nur Platz in der Benutzeroberfläche, wenn ihr Informationsgehalt aktuell von Belang ist.
Im Gegensatz zu älteren FlowFact-Versionen erhalten in FlowFact 2012 sämtliche Kontaktdaten einer Adresse den ihrer Wichtigkeit entsprechenden Platz. Alle Telefon- und Faxnummern sowie sämtliche E-Mail-Adressen sind übersichtlich dargestellt. Aus den Telefonnummern können weiterhin direkt Telefonate gestartet werden und aus den E-Mail-Adressen kann direkt eine neue E-Mail-Aktivität erzeugt werden.
Neuer Kalender
FlowFact 2012 bringt einen neuen Kalender mit sich. Das neue Design passt sich optimal der neuen Oberfläche an. Termine werden großzügig und übersichtlich dargestellt. Die integrierte Jahres- bzw. Monatsübersicht lässt ein schnelles Springen zu bestimmten Tagen ganz einfach zu und gibt zusätzlich einen Überblick darüber an welchen Tagen bereits Termine eingetragen sind.
Über die entsprechenden Funktionen in der Ribbon ist es möglich zwischen diversen Kalenderansichten zu wechseln. In der 2-Wochen-Ansicht lassen sich zum Beispiel Termine bequem auch über Wochengrenzen hinweg verschieben. Zudem sieht man in dieser Ansicht am besten, welche Aufgaben und Termine kurz nach dem Wochenende anstehen. So kann man sich optimal auf die kommende Woche vorbereiten und verliert nichts Wichtiges aus den Augen.
Die jeweils gewählte Kalenderansicht kann darüber hinaus ausgedruckt werden.
Wie auch in der Wiedervorlage lassen sich neben dem eigenen Kalender weitere Kalender vorbelegen und abspeichern. So kann man mit nur einem Klick in wichtige andere Kalender wie zum Beispiel Sekretariat oder Besprechungsraum Einblick erlangen. Über die Funktion „Mein Kalender“ wird direkt wieder in die persönliche Ansicht gewechselt. Nach wie vor ist es zudem möglich mehrere Kalender gleichzeitig anzeigen zu lassen, um gemeinsame Termine zu planen und Terminüberschneidungen zu vermeiden.
Termineinladung
Mit FlowFact 2012 ist es nun möglich externe Termineinladungen (z.B. aus Outlook oder Google Kalender) in den FlowFact-Kalender zu importieren. Dabei wird überprüft, ob zu dem geplanten Zeitraum bereits ein Termin im Kalender vorhanden ist und so Terminüberschneidungen bereits im Vorfeld vermieden.
Ebenso können Termineinladungen aus FlowFact heraus versendet werden, die Kollegen und Partner ebenfalls in ihre Kalender importieren können. Damit wird eine Brücke zu Geschäftspartnern oder Interessenten, die selbst kein FlowFact im Einsatz haben geschlagen.
"Global Ändern" erweitert
Eine Vielzahl von Datensätzen in einem Schwung zu verändern spart Zeit und minimiert die Fehlerquote. Für Aktivitäten können in Zukunft auch der Ort und der Betreff global geändert werden. Bei Objekten kann die Art (Kauf/Miete) global geändert werden.
Darüber hinaus ist es nun möglich auch Benutzer und Benutzergruppen hinzuzufügen oder zu ersetzen.
Schnellauswahl über die letzten 10 Datensätze im Verknüpfungsmenü
In den meisten Fällen führt man Verknüpfungen mit Adressen, Aktivitäten oder Objekten durch, die man innerhalb der letzten Minuten bereits einmal geöffnet hatte. Um die Verknüpfung von Elementen noch effizienter zu gestalten, werden in Zukunft jeweils die letzten 10 vorab aufgerufenen Datensätze im Verknüpfen-Dialog angeboten.
Wiedervorlagen vorbelegen
Bis zu fünf weitere Wiedervorlagen können individuell vorbelegt werden.
So erhalten Sie mit nur einem Klick den Blick z.B. auf die Wiedervorlage eines Zentraleingangs. Lästiges Hin- und Herwechseln verschiedener Merkmale entfällt. Mit „Meine Wiedervorlage“ gelangen Sie schnell zurück auf Ihre eigene Ansicht.
Vorname im Adresslink
In sämtlichen Adresslinks wird nun der Vorname mit angezeigt. Gerade Anwender, die in Kontakt mit mehreren Familienmitgliedern mit demselben Nachnamen in Verbindung stehen, können so wesentlich leichter die gesuchte Adresse finden bzw. wissen direkt um welche Person konkret es sich handelt.
Autotexte sortierbar
Mit Autotexten sind Standard-Briefe und E-Mails im Handumdrehen geschrieben. Je mehr Satzkombinationen also auf Vorrat zur Verfügung stehen umso besser. Damit man in der Liste der Autotexte auch noch den Überblick behält, ist diese nun in den Grundeinstellungen und beim Benutzer sortierbar.
DublettenManager für ausgewählte Nutzergruppen
Bisher konnte der DublettenManager nur von Administratoren genutzt werden. Doch Sorgfalt bei der Dateneingabe und -pflege sollte ein Thema für größere Mitarbeiter-Gruppen sein. Um dies zu gewährleisten, kann der DublettenManager seit FlowFact 2012 auch von konfigurierbaren Gruppen verwendet werden. Alternativ ist der DublettenManager nun an das Recht „Global ändern“ gekoppelt, das heißt jeder Anwender, der das Recht besitzt, Daten global ändern zu können, kann auch den DublettenManager einsetzen. Wenn ein Nutzer nicht das Recht „Global Ändern“ oder keine Administrator-Rechte besitzt, dann greifen die eingestellten Gruppen.
Aktivitäten-Vorschau mit Ortsangabe
Wer bisher den Ort einer Aktivität z.B. eines Termins in Erfahrung bringen wollte, musste zunächst die Aktivität öffnen. Dies hat jetzt ein Ende – mit FlowFact 2012 ist der Ort ebenfalls in der Aktivitäten-Vorschau ersichtlich. Zudem gibt es dort einen direkten Link zu GoogleMaps, der die Aktivitäten-Planung zusätzlich erleichtert.
Ablegen von Dokumenten mit einer Adresse
Wenn ein Dokument zu einem Objekt erzeugt wird und dieses Dokument in einer Aktivität abgelegt werden soll, dann gibt es nun die Möglichkeit über Platzhalter die Aktivität automatisch mit Adressen aus dem Objekt zu verknüpfen. Dazu müssen nur die entsprechenden Platzhalter in das Dokument mit übernommen werden – sie sind im erstellten Dokument selbst unsichtbar. Zur Verfügung steht ein Platzhalter für die Adresse des Anbieters, die Quelle sowie für in Adresslinkfeldarten festgehaltene Adressen.
Zugriffsrechte in Hierarchiebäumen
Zugriffsrechte werden in den Hierarchiebäumen berücksichtigt. Die Funktion steht für die Objekthierarchie, Adresshierarchie und Projekthierarchie zur Verfügung. Die Objekte, Adressen und Projekte auf die keinerlei Zugriffsrechte bestehen, werden dann als „Keine Leseberechtigung“ dargestellt. Vorgangsbäume von Aktivitäten sind hiervon unberücksichtigt.
PDF von Office 2010 nutzen
In Office 2010 kann Office bereits von sich aus eine PDF Konvertierung ohne "Dritt-Tools" wie FreePDF & Co umsetzen. Diese Funktion kann bei der Erstellung von z.B. FlowFact-Offerten und allen Briefen, die über Wordvorlagen erstellt werden, genutzt werden. Für die Funktionen „Anhänge in pdf konvertieren“ ist weiterhin ein zusätzlicher PDF-Drucker wie z.B. Free-PDF erforderlich.
Darüber hinaus ist FlowFact 2012 komplett kompatibel mit Office 2010.
Umsatzsteuer-ID und Gewerbeerlaubnis
In FlowFact 2012 können bei den Firmendaten nun auch Angaben zur Umsatzsteuer-ID und zur Gewerbeerlaubnis hinterlegt werden. Diese Daten stehen zudem als Platzhalter für Korrespondenzvorlagen zur Verfügung.
Erinnerung für aktives AutoReply
Wenn Sie nun aus dem Urlaub oder von mehrtägigen Geschäftsterminen kommen, vergessen Sie nicht mehr das AutoReply zu deaktivieren. FlowFact 2012 erinnert Sie beim Start daran, dass die automatische Abwesenheitsnotiz noch aktiviert ist.
Erweiterte Aktivitäten-Liste
Seit FlowFact 2012 ist die Aktivitäten-Liste um die Spalten „geändert von“ und „Besitzer“ erweitert worden. So sind zum Beispiel die Historien zu einer Adresse oder einem Objekt ebenfalls vollkommen transparent gestaltet.
Suche nach Telefonnummern optimiert
Die Suche von Adressen anhand einer Telefonnummer ist weiter verbessert worden. Um das Suchergebnis zu optimieren, werden jetzt zusätzlich eingegebene Leerzeichen bei der Suche automatisch herausgefiltert.
Komfortable Vorgangsverknüpfung
Seit FlowFact 2010 ist es bereits möglich sich Aktivitäten einfach für die Verknüpfung mit untergeordneten Aktivitäten zu merken. Damit die Vorgangserstellung noch schneller wird, steht diese Funktion nun auch im Menü der rechten Maustaste bei dem „Übergeordnet-Link“ von Aktivitäten zur Verfügung.
Filterliste jetzt auch in Verknüpfungsdialogen
Wenn bei einer "Verknüpfung" viele Ergebnisse auf die Eingabe angezeigt werden, besteht jetzt Möglichkeit in dieser Liste zu suchen. Die Funktion entspricht der Suche in Listen. Durch die Eingabe in das Suchfeld wird die Liste automatisch reduziert.
Partnerlinks auf Webserver einbinden
Es gibt nun auf dem Webserver einen neuen Menüpunkt "Partner". Hier können Kunden direkt aus FlowFact heraus Links zu Partnern von sich inkl. Bild veröffentlichen.
Bisher hatten Kunden, die den FlowFact Webserver (claca-Immobilien) benutzen keine Möglichkeit hierzu. Nun können sie dies unter Grundeinstellungen, Webserver machen.
Umgesetzt haben wir dies insbesondere auf Wunsch von Kunden hin, die Partner von EuroKaution sind.
Webserver "Impressum"
Das Impressum wir jetzt als eigener Menüpunkt dargestellt.
Schnittstelle zu Facebook (AddIn aus 2010)
Mit dem FlowFact AddIn „Facebook“ können Kunden, die mindestens FlowFact 2010 im Einsatz haben per Knopfdruck Objektdaten inklusive Fotos auf ihren Facebook-Seiten veröffentlichen. Social Media werden so zu einer weiteren Vermarktungsplattform!
Schnittstelle zu EuroKaution (AddIn aus 2010)
Die Schnittstelle zum Mietkautionsanbieter EuroKaution ist seit Juli 2010 per Live-Update für die Kunden verfügbar. Alle relevanten Daten für den Antrag einer Kautionsbürgschaft können per Knopfdruck an EuroKaution übermittelt werden. Lästige Mehrfacheingaben entfallen. Makler können zudem Partner von EuroKaution werden und so zusätzlich profitieren.
Schnittstelle zu Ten2Click (AddIn aus 2010)
Mit dem FlowFact AddIn „Ten2Click“ können Kunden, die mindestens FlowFact 2010 im Einsatz haben alle relevanten Daten für eine Objektbewertung durch Ten2Click per Knopfdruck bereitstellen. Lästige Mehrfacheingaben entfallen somit.
Neue Vorlagen
Die Vorlagen wurden komplett überarbeitet. Das Design ist neutral gehalten damit eine Einbindung in das Erscheinungsbild Ihres Unternehmens einfach möglich ist.
Neue Briefvorlage für Standard-Anschreiben und Serienbriefe. Die neuen Platzhalter für Angaben zur Umsatzsteuer-ID und zur Gewerbeerlaubnis, sind bereits in den Vorlagen integriert.
Es wird ein Beispielexposé mitgeliefert welches zeigt wie Bilder und Texte in FlowFact zu erfassen sind. So sind Sie optimal vorbereitet, um das Erscheinungsbild Ihres Exposés zu beeinflussen. Zudem gibt es jetzt einen passenden Aushang für Ihr Schaufenster. Neue PowerPoint-Präsentation gibt Ihnen Anregungen und Ideen für eine kreative Schaufensterpräsentation auf Knopfdruck
Zudem haben wir im FlowFact Performer CRM Mustervorlagen aus der Praxis übernommen. Sie finden beispielsweise ein Exposé zur Freigabe durch den Eigentümer und mitgelieferten Bestätigungsschreiben. Für Ihren OpenHouse-Termine gibt es Teilnehmerlisten und der Auftraggeber-Report wurde angepasst.
Die E-Mail Vorlagen, Signaturen und html-Exposés wurden dem Design angepasst. So stellt sich Ihr Unternehmen nach außen einheitlich dar, was zu einer professionellen Wahrnehmung am Markt führt.
Folgende Vorlagen sind neu hinzugekommen:
- Aufnahmeblatt für Objekt
- Besichtigungsprotokoll
- Bestätigung Besichtigung
- Bestätigung Unterlagenzugang
- Brief mit Objektinfos
- Notarvorbereitungsblatt
- Neue HMTL Offerte
- Offerte für Kaufpreisreduzierung
- Offerte für Nachbarschaft
- Exposé zur Mitnahme, Exposé zur Abnahme
- Objektliste Provisionen
- Suchauftrag
- Vetragsentwurf und Vertragszusendung
- Aktivitätenliste_Adresse und Aktivitätenliste_Objekt
- Selektionsliste anonym und mit Adressangabe
- Neue Signatur
Technische Neuheiten
- Maildienst: Unterstützung von SSL bei SMTP, IMAP und POP
- Die Daten werden beim E-Mail-Verkehr SSL-verschlüsselt übertragen und sind damit für Außenstehende nicht einsehbar.
- Microsoft Platform Ready Test bestanden
- Die FlowFact-Software (CRM) hat den Microsoft Platform Ready Test bestanden.
- Unsere Anwendung ist für folgende Produkte zertifiziert: Windows 7, Windows Server 2008 R2, MS-SQL Server 2008 R2. Microsoft hat unseren Goldpartner Status als ISV (Indepentent Soft-ware Vendor) offiziell bestätigt.
- Exchange 2010
- Damit wird nicht nur die Synchronisation zwischen FlowFact und dem Exchange Server 2010 unterstützt, sondern nun auch zum Exchange Server aus der Small Business Edition 2008. Eben-so ist die Synchronisation mit in einer Cloud gehosteten Exchange Servern möglich.
- Neben der Synchronisation der Standard-Ordner (vorher wurden auch individuelle Ordner syn-chronisiert - dies ist jetzt nciht mehr der Fall) wie z.B. Posteingang, Kalender, Kontakte können jetzt auch Outlook-Serientermine synchronisiert werden.
- Zudem ist die Synchronisation schneller geworden.
- Kunden, die bereits einen Exchange Server im Einsatz haben und umsteigen möchten, müssen eine Seite (also FlowFact oder Exchange Server) zurücksetzen/leeren. Serientermine gehen an dieser Stelle dann verloren. Am besten ist, wenn sich diese Kunden zur Beratung an einen unse-rer Installationspartner wenden.
- Geschwindigkeiten der Vorschauseiten erhöht