Der FlowFact AdressImporter ist in der Lage Interessenten-Anfragen, die über Online-Portale automatisch generierten, als E-Mail angekommenen Daten auszuwerten und systemgerecht aufzubereiten: z.B. Adresse und Anfrage anlegen und über die Aktivität mit dem Objekt verknüpfen, etc.
Im Folgenden werden wir Ihnen die Vorgehensweise zeigen:
Voraussetzungen
1. Damit überhaupt Daten bei Ihnen eintreffen können, müssen Sie als Anbieter in einem der vom AdressImporter unterstützten Immobilienportale wie z.B. www.immobilienscout24.de präsent sein oder Anfragen auf Ihrer eigenen Homepage generieren.
2. Die Anfragen müssen über eine E-Mail-Adresse gesandt werden, die in FlowFact mit eingerichtet ist.
3. Die E-Mail-Nachrichten müssen sich entweder in der Liste Wiedervorlagen oder in der Suchergebnisliste des Fensters Aktivitäten befinden.
Vorgehensweise
1. Wenn Sie von der Wiedervorlage aus den AdressImporter starten, sollten die Anfragen schonin der Liste sichtbar sein, u.A. durch den Betreff Anfrage.
Als Ausgangspunkt können Sie aber auch das Fenster Aktivitäten verwenden. Damit dort nur Ihre eingegangenen E-Mails angezeigt werden, klicken Sie z.B. auf der FlowFact Portalseite auf die dafür vorgesehenen Verzweigung:
2. Starten Sie nun den AdressImporter:
3. Der AdressImporter ist so voreingestellt, dass nur die in der Liste ausgewählte Nachricht übernommen wird. Auf diese Weise können Sie jede einzelne E-Mail-Nachricht bearbeiten, siehe Abbildungsbeispiel:
Um nun alle E-Mails in das AddressImporter Fenster zu übernehmen, wählen Sie im darüberliegenden Listenfeld den Eintrag Kontakt E-Mails aus Liste aus und bestätigen Sie anschließend durch Klick auf die Schaltfläche Einlesen:
Hinweis: Selbstverständlich ließt der AddressImporter nur die Aktivitäten ein, die dem Format einer automatisch erzeugten Portal-Anfrage entsprechen, d.h., dass alle anderen Aktivitäten unberücksichtigt bleiben. Sie können also durchaus eine Liste als Ausgangspunkt nehmen, die nicht nur E-Mails, sondern darüber hinaus beliebig viele Aktivitäten anderer Aktivitätenarten wie z.B. Offerten, Termine, Telefonate usw. enthält.
Jetzt haben Sie die Gelegenheit, alle Arbeitsschritte pro Vorgang zu kontrollieren oder durch Klick auf die Schaltfläche Anlegen ausführen zu lassen.
4. Die dargestellten Zeilen können bis zu drei Ebenen enthalten. Sobald Sie auf den jeweiligen Listenbereich klicken, erscheinen dazu im rechten Bereich des Fensters weitere Informationen. Die Herkunft der Daten (Provider des Immobilienportals bzw. FlowFact Webser) wird in der ersten Zeile der Details in Fettschrift angezeigt.
Nachfolgend wollen wir uns die Symbole und deren Bedeutung näher betrachten:
Wenn Sie dieses Symbol beim Kontakt sehen, dann bedeutet es, dass die in der E-Mail angegebene Adresse noch nicht in FlowFact existiert. Wird das Häkchen entfernt, wird keine neue Adresse erzeugt.
Das unten gezeigte Symbol bedeutet, dass die Adresse bereits in FlowFact vorhanden ist und nicht angelegt werden braucht. Deshalb ist die Funktion deaktiviert (kein Häkchen in der Funktionsschaltfläche). Wird die Funktion im Nachhinein aktiviert, wird dennoch eine Adresse erzeugt.
Über die Funktion Dubletten in FlowFact anzeigen... haben Sie in einem solchen Fall die Möglichkeit, die vorhandenen Adressen dazu zu sichten.
Adressen können Sie generell ändern, egal ob diese bereits existiert oder neu angelegt wird. Kicken Sie dazu auf die Schaltfläche Adresse ändern, um im darauf folgenden Dialog die Daten zu ergänzen bzw. zu berichtigen:
Das Häkchen vor dem Objekte deutet, dass die E-Mail-Nachricht nicht nur mit dem Objekt verknüpft wird, sondern darüber hinaus eine Musteranfrage mit dem Objekt verlinkt ist. Bei vorhandenen Musteranfragen wird zusätzlich zur der Adresse eine Anfrage erzeugt. Wird das Häkchen entfernt, wird zwar das Objekt verknüpft, aber keine Anfrage erzeugt.
Ist nach dem Einlese-Vorgang bereits das Häkchen entfernt, so bedeutet dies, dass zum Objekt keine Musteranfrage existiert. Beim Versuch, das Häkchen zu setzen erhalten Sie eine entsprechende Meldung:
Ist ein Haken automatisch vor der Anfrage gesetzt, so wurde bereits für diese Adresse eine Anfrage angelegt. Wenn kein Haken gesetzt ist, so haben Sie die Möglichkeit dies zu tun. Dadurch wird eine Anfrage erstellt und der Adresse hinterlegt. Somit wird der Interessent automatisch bei künftigen Selektionen berücksichtigt wird, sofern ein passendes Objekt gefunden wird.
Bitte beachten Sie, dass nicht jedes Internet-Portal in der Lage ist, solche Daten zu übermitteln. Über den Info Bereich können Sie sich die Aktivität anzeigen lassen und die Suchkriterien überprüfen.
Dieses Symbol bedeutet, dass in der Aktivität ein Objekt erwähnt wurde, welches sich nicht in Ihrem Bestand befindet oder zwischenzeitlich gelöscht wurde. Im Info-Feld auf der rechten Seite schlägt der Address Importer in einem solchen Fall vor, die Aktivität zu überprüfen. Ausserdem finden Sie dort einen Link, der die betroffene Aktivität anzeigt.
5. Sobald Sie auf die Schaltfläche Erweitert >> klicken, vergrößert sich das Fenster, um auf der rechten Seite das Merkmale-Feld und die Felder Stichwort und Gruppe anzuzeigen. Das Merkmal Börsen Import wird bereits vorbelegt. Selbstverständlich können Sie hier weitere Merkmale hinzufügen bzw. entfernen (so, wie Sie es bereits aus anderen Fenstern her kennen). Eingaben in den Feldern Stichwort bzw. Gruppe sind zusätzliche Kriterien, die Ihnen z.B. bei der Standardsuche hilfreich sein können.
6. Sobald Sie auf die Schaltfläche Anlegen klicken, wird die Liste abgearbeitet und die darin vorgegebenen Funktionen (z.B. Adressen, Anfragen, anlegen, verknüpfen etc.) durchgeführt.
Verwenden Sie die Schaltfläche Beenden, um den Dialog vorzeitig (ohne Durchführung von Funktionen) zu verlassen.
Tipp:
Wollen Sie Ihre individuell vorgenommenen Änderungen wieder zurück setzen, so klicken Sie einfach erneut auf die Schaltfläche Einlesen.
Für individuelle Anpassungen des Adressimporters haben wir einen eigenen FAQ-Artikel.