Beispielprozesse Makler
- Objektakquise bei Privatverkäufern
- Immobilienvermarktung
- Open House – Vermarktungsinstrument
- Preisreduzierung
- Auftragskündigung
- Notartermin
Beispielprozesse Verwalter
- Mietvertragsabschluss
- Wohnungsverkauf
- Schadensmeldung
- Handwerkerauftrag
- Mietvertragskündigung
- Vorbereitung Eigentümerversammlung
- Nachbereitung Eigentümerversammlung
Beispielprozesse Makler
Objektakquise bei Privatverkäufern
Dieser Beispielprozess bildet die einzelnen Schritte der Akquisition von Immobilien aus der Zielgruppe der Privatverkäufer ab. Die Prozessschritte sind einfach gehalten und dienen als Anregung, um dieses auf die individuellen Akquisitionsmethoden jedes Unternehmens anpassen zu können. Der Prozess startet, sobald die Kontaktdaten des Privatverkäufers im FLOWFACT CRM eingetragen sind. Kontinuierliche und systematische Bearbeitung der Privatverkäufer über einen Zeitraum von ca. 120 Tagen führen zum Erfolg. Die dazu möglichen Maßnahmen werden im Prozess dargestellt. Ist die Akquisition erfolgreich verlaufen, starten Sie den nächsten Prozess der Objektvermarktung.
Immobilienvermarktung
Der Prozess der Vermarktung startet, wenn der Maklerauftrag im FLOWFACT hinterlegt ist. Anhand des Beispielprozesses werden die wichtigsten Schritte abgebildet. Die Abbildung eines vollständigen Prozesses ist möglich, unter Berücksichtigung der einzelnen Arbeitsschritte jedes Unternehmens. Der Vermarktungsprozess kann um die weiterführenden Vertriebs- und Marketingaktivitäten individuell erweitert oder als ein ganz neuer Prozess gestartet werden.
Open House – Vermarktungsinstrument
„Open House“ ist ein Vertriebsinstrument in Form einer offenen Besichtigung, die als Event initiiert wird. Der Open House Termin wird erfahrungsgemäß 2 - 3 Wochen nach der Objektakquise durchgeführt. Das Prinzip folgt der Systematik, dass durch eine Besichtigung mit unterschiedlichen Interessenten ein gewisser Druck auf die potenziellen Käufer aufgebaut wird und sich damit die Vermarktungszeit verkürzt. Bei konsequenter Planung und Durchführung der offenen Besichtigung ist der Verkauf oder die Vermietung schnell zum marktfähigen Preis durchführbar.
Der Prozess wird ausgelöst, wenn die entsprechende Aktivität im FLOWFACT CRM angelegt wird. Diese Maßnahmen können zum Beispiel wie folgt aussehen: Objekt aufbereiten, Termin festsetzen, Flyer erstellen und versenden, Termin in Zeitungen und Portal bewerben, Adressen aus der Nachbarschaft importieren (denn die meisten Käufer stammen aus der Umgebung), Interessentenkartei selektieren, jeweilige Einladungen versenden, Termin anhand einer Checkliste vorbereiten, Erinnerungs-SMS an alle Eingeladenen versenden. Zudem werden verkaufswillige Eigentümer eingeladen, damit sie sich mit dem Verfahren vertraut machen.
Preisreduzierung
Die Reduzierung des Kaufpreises während der Vermarktungszeit ist ein Instrument, welches häufig Anwendung findet. Der Prozess der „Preisreduzierung“ beschreibt die systematische und professionelle Vorgehensweise zwischen Vermarkter und Auftraggeber bis der Marktpreis gefunden ist. Der Beispielprozess spiegelt die Schritte für eine erfolgreiche Preisreduzierung wider. Die Implementierung dieses Prozesses in den Vertriebsalltag stellt sicher, dass kein Vermarktungserfolg an einem zu hohen Preis scheitert. Der Prozess ist so gestaltet, dass alle vier Wochen eine Preisüberprüfung vorgenommen wird. Weiterfolgende Maßnahmen sind dargestellt. Um den Auftraggeber regelmäßig zu informieren bietet sich das FLOWFACT Objekt-Tracking an.
Auftragskündigung
Die Kündigung eines Vermarktungsauftrages fordert eine professionelle Abwicklung, um das Potenzial für eine weitere Zusammenarbeit oder den Erhalt von Empfehlungen zu sichern. Die Implementierung dieses Prozesses stellt sicher, dass der Auftraggeber dienstleistungsorientierten Service erhält. Mit dem Eingang der Kündigung oder auch schon mit der Andeutung einer zukünftigen Kündigung startet der Prozess. Der Beispielprozess „Auftragskündigung“ visualisiert die aufeinanderfolgenden Aktivitäten der professionellen Abwicklung. Es werden Chancen dargestellt, wie aus der Kündigung eine weitere Zusammenarbeit entstehen kann.
Notartermin
Beim Verkauf an Eigennutzer zeigt die Vertriebserfahrung, dass Eigennutzer vor dem Notartermin dazu neigen, den Erwerb in Frage zu stellen und aus Angst nicht das Richtige zu kaufen, vom Kauf zurücktreten wollen.
Mit dem Prozess "Notartermin" verhindern wir das nicht, aber nicht nur der Verkäufer, sondern auch die Interessenten, erkennen, wenn ein Makler professionell agiert. Das wiederum bringt Vertrauen in die Person und damit können Ängste offen thematisiert werden. Wenn dies geschieht, kann der Profi reagieren und bewusst den Sorgen und Ängsten mit Argumenten entgegenwirken.
Der Prozess startet mit der Aktivität, dass ein Interessent ein Kaufangebot abgibt. Mit dem Beispielprozess nutzt man eine Grundlage für eine professionelle Arbeitsweise, die sich u. a. in einer positiven Honorierung widerspiegelt.
Die einzelnen Schritte sind individuell anpassbar. Hat der Eigentümer dem Angebot des Interessenten zugestimmt und dies schriftlich bestätigt, folgt die Abstimmung des Notartermins mit allen Beteiligten (Eigentümer, Käufer, Notar und Makler).
Der Prozess ist um Kundenbindungsmaßnahmen, die zur Weiterempfehlung dienen, erweitert:
Zum Beispiel ein Glückwunschschreiben zum Kauf an die neuen Immobilienbesitzer, eine Referenzbitte an den zufriedenen Verkäufer und die automatische Erinnerung nach einem Jahr, wo dem Käufer zum 1-Jährigen gratuliert wird.
Beispielprozesse Verwalter
Mietvertragsabschluss
Der Abschluss eines Mietvertrages ist der Beginn einer Geschäftsbeziehung, aus der sich Möglichkeiten für weiteres Potenzial für den Verwalter ergeben können.
Der Prozess "Mietvertragsabschluss" wird ausgelöst mit einem potenziellen Mieter. Gibt es einen Bewerber für das Mietobjekt, müssen die Adressdaten erfasst und Informationen, wie die Selbstauskunft und Bonitätsnachweise, eingeholt werden.
Sind die Auskünfte nicht zufriedenstellend, wird der Bewerber abgelehnt und die Adresse archiviert. Stimmen die Voraussetzungen des neuen Mieters überein, werden die Mieterdaten erfasst, der Vertrag automatisch generiert, geprüft und von beiden Parteien unterzeichnet.
Die Mieterdaten werden mit dem Hausverwaltungsprogramm synchronisiert und stehen für die Verwaltung zur Verfügung. Weiterhin werden die Schritte von Wohnungsübergabe, Mängelaufnahme, Schlüsselübergabe etc. durchgeführt.
Die Prozessschritte sind an den jeweiligen Arbeitsablauf individuell anpassbar.
Wohnungsverkauf
Der Prozess "Wohnungsverkauf" zeigt einerseits Potenzial für die ständige Verbesserung der Servicequalität auf und andererseits Potenzial für Empfehlungsgeschäfte. Mit der Ankündigung, dass die Wohnung verkauft wird, startet der Beispielprozess. Zu den Prozessschritten gehören die Erstellung einer Zwischenabrechnung, die Veranlassung der Zwischenablesung, der Versand der Eigentümerversammlungs-Protokolle und/oder der Beschlussfassungen.
Die Adressdaten des neuen Eigentümers werden erfasst und mit der Hausverwaltungssoftware synchronisiert. Weitere Prozessschritte in der Kommunikation zwischen den Eigentümern und der Verwaltung werden durchgeführt. Die Rechnungsprüfung und die Archivierung der Kontaktdaten des ehemaligen Eigentümers oder der Beginn von Auftragsakquise können den Prozess abschließen. Der ehemalige Eigentümer investiert das Geld gegebenenfalls in Neueigentum, was verwaltet werden muss.
Schadensmeldung
Mit dem Eintritt eines Schadens an einer Immobilie sind viele Beteiligte zu organisieren, um den Schaden zu beheben. Zur Qualitätssicherung und zur Vermeidung von Mehrkosten wird mit Eingang der Schadensmeldung der Prozess gestartet. Sobald eine Schadensmeldung eingeht, werden alle wesentlichen Arbeitsschritte nach einander angestoßen. Dies könnte wie folgt aussehen: Schadensmeldung geht ein; sie wird im Gespräch vollständig aufgenommen; es wird die Entscheidung getroffen, ob sie dringend ist oder nicht. Falls ja, wird der Handwerkerauftrag direkt initiiert. Dazu wird ein neuer Prozess „Handwerkerauftrag“ gestartet. In allen anderen Fällen wird zunächst geprüft, durch wen der Schaden beglichen wird, um danach entsprechende Aufträge zu vergeben.
Handwerkerauftrag
Die Automatisierung des Geschäftsablaufes, wenn ein Handwerkerauftrag ausgelöst werden muss, ermöglicht allen Beteiligten eine kostensparende und effiziente Umsetzung. Mit der Definition der gewünschten Handwerkerleistung erfolgt der Start des Prozesses. In diesem Beispielprozess werden folgende Schritte angestoßen: Angebote einholen, Handwerker beauftragen, Meldung an Versicherung leisten, Termine vereinbaren, Kontrollen und Abnahmen durchführen, Rechnungen weiterleiten und Erinnerungen für Gewährleistungsfristen im System hinterlegen. Der dargestellte Prozess dient als Beispiel und ist jederzeit individuell anpassbar.
Mietvertragskündigung
Die Beschleunigung von Durchlaufzeiten bei wiederkehrenden Aktivitäten, wie beispielsweise Kündigungen, ist eine Stellschraube für kosteneffizientes Arbeiten. Der Beispielprozess „Mietvertragskündigung“ wird mit Eingang der Kündigung gestartet. Zu den Arbeitsschritten gehören die Erfassung und Fristenprüfung der Kündigung, die Information des Eigentümers, der Versand einer Kündigungsbestätigung, die Organisation der Zwischenablesung sowie des Übergabetermins, das Erstellen des Übernahmeprotokoll und der Versand und die mögliche Beauftragung von Mängelbeseitigungen. Des Weiteren sind die Mieterdaten zwischen FLOWFACT und dem Hausverwaltungsprogramm zu syncronisieren. Im Nachgang kann der Prozess der Neuvermietung gestartet werden.
Vorbereitung Eigentümerversammlung
Die Eigentümerversammlung ist eine der wenigen Möglichkeiten, sich als Verwalter der gesamten Wohnungseigentümergemeinschaft zu präsentieren. Je professioneller dieser Auftritt ist, umso einfacher wird es, auch die eine oder andere Beschlussfassung so zu steuern, dass es zu einer rechtskräftigen Einigung kommt.
Wenn das Vertrauen dem Verwalter gegenüber nicht ausreicht, dann ist es vorhersehbar, dass es bei kritischen Entscheidungen stets eine Machtkampf der unterschiedlichen Parteien sein wird.
Alleine aufgrund der Tatsache, dass es häufig die einzige Möglichkeit ist, sich zu präsentieren, sollten Hausverwalter diese Möglichkeit als 'Marketing-Möglichkeit' nutzen und sich mit seinem Leistungsspektrum optimal präsentieren.
Eine gute Vorbereitung ist hierbei die wichtigste Voraussetzung. Unsicherheiten innerhalb eines solchen Versammlungstermins könnte gravierende Auswirkungen für das weitere Standing des Verwalters bzw. seines Unternehmens haben.
Ist die Abrechnung erstellt und vom Beirat bestätigt worden, müssen die Einzelabrechnungen vorbereitet und der Wirtschaftsplan aufgestellt werden. Im Folgenden wird ein erster Entwurf der Tagesordnung aufgesetzt und die weiteren Wünsche zur Tagesordnung bei den Eigentümern eingeholt. Ist die Tagesordnung komplett, können Zeitumfang und Termin festgesetzt, eine entsprechende Lokalität reserviert und die Einladungen an die Teilnehmer versendet werden. Es handelt sich hier um einen einfachen Beispielprozess, der an die individuellen Aktivitäten des Unternehmens angepasst werden sollte. Im Anschluss an die Versammlung kann dann der Prozess „Nachbereitung“ gestartet werden.
Nachbereitung Eigentümerversammlung
Nach dem die ordnungsgemäße Eigentümerversammlung durchgeführt wurde, startet der Prozess der „Nachbereitung“. In dem Beispielprozess werden folgende Schritte berücksichtigt: die Erstellung des Protokolls, die Erstellung bzw. das Ergänzen des Beschlussbuches, die Freigabe durch die Eigentümer und die Vervielfältigung und Weitergabe an die Eigentümer und den Beirat. Im Nachgang startet die Umsetzung der getroffenen Beschlüsse, welche auch als Prozess definiert werden können. Der Beispielprozess kann an die individuellen Abläufe jedes Unternehmens angepasst werden.