- Portalübertragung
- Mail / Maildienste / Kontakte / Termine (Synchronisation)
- Führendes System: Performer oder FLOWFACT-Plattform?
In dem Moment, wo die Entscheidung getroffen wird von einem Performer-Kunden, dass JETZT der richtige Zeitpunkt ist, um ab sofort nur noch in der Plattform zu arbeiten, müssen folgende Schritte unbedingt zuvor sauber in der Reihenfolge abgearbeitet werden.
Wir weisen deutlich darauf hin, dass bei Nichteinhaltung Dublettengefahr in FLOWFACT, in den Portalen, bei Mail-Postfächern etc. droht.
Wenn das führende System aber ab sofort wirklich die Plattform werden wird, dann ist es unabdingbar, folgende Dinge zu berücksichtigen:
Portalübertragung
- STOPPEN SIE DEN ExporterV2 bevor Sie die weiteren Punkte durchführen:
BITTE UNBEDINGT DIE AKTUELL VERÖFFENTLICHTEN IMMOBILIENANGEBOTE EINMAL AUS DEM ALTSYSTEM HERAUS OFFLINE SCHALTEN. - Deaktivieren Sie alle online aktiven Objekte über das globale Ändern in Ihrem Performer.
WICHTIG, damit Sie keine Mehrkosten bei den Portalen produzieren: - Übertragen Sie diese Änderung an alle Portale. Auf den Portalen darf es aus dem Altsystem keine online aktiven Immobilien mehr geben. Andernfalls kann es dazu kommen, dass Sie Immobilien doppelt inserieren.
- Wir empfehlen, die Portale noch einmal manuell zu überprüfen, um eventuelle Übertragungsfehler zu bereinigen. Hier geht es um Übertragungsfehler, die dazu geführt haben, das das Objekt nicht gelöscht wurde.
- Wechseln Sie jetzt in die Plattform:
- In der Plattform müssen jetzt die Portale aktiviert werden. Hierzu bitte auf Einstellungen - Portale und dann aktiv schalten bzw. gegen die RestApi von Immobilienscout24 einmal authentifizieren.
- Sobald die Portale aktiviert sind, sehen Sie die zugeordneten Immobilien, diese Zuordnung haben wir aus dem letzten Export Ihres Performers übernommen. Das heißt, bevor Sie alle Immobilien löschen mussten. Dadurch minimieren wir die Zeit, die Objekte nicht online geschaltet sind.
Das Hochladen erfolgt SOFORT nach Aktivierung des jeweiligen Portals. Dies geschieht sofort. Kein weiterer Eingriff Ihrerseits erforderlich. - Durch den Umstieg in die Plattform kann es zu Übertragungskonflikten kommen. Sie als Kunde müssen unbedingt die Übertragungsergebnisse auf den jeweiligen Portalen manuell überprüfen. Das können wir Ihnen nicht abnehmen.
- Selbstverständlich kann das Servicedesk dann bei Problemen unterstützen. Die Hinweise bei Objekten, die nicht übertragen werden können, sind jedoch sehr aussagekräftig. Bitte notieren Sie sich den Hinweis bei dem betroffenen Objekt und übermitteln diesen Hinweis an das Servicedesk, falls Sie hier Unterstützung benötigen.
Mail / Maildienste / Kontakte / Termine (Synchronisation)
- Es muss entschieden werden, ob a.) zunächst die Mail-Aktivitäten über den Exporter verarbeitet werden sollen oder ob b.) die Verarbeitung bereits in der Plattform durch die Anlage der Mailkonten erfolgen soll.
Bitte berücksichtigen Sie, dass Sie ab dem Zeitpunkt, wenn der Exporter abgeschaltet wird, die Mailkonten auf jeden Fall in der Plattform benötigen. - Bei der ersten Variante darf auf keinen Fall
das Konto zusätzlich in der Plattform angelegt werden, das würde Dubletten produzieren.
- In der 2. Variante muss unbedingt zunächst der Maildienst
- Bitte berücksichtigen Sie, dass Sie keine Mails aus der Plattform direkt erzeugen und senden können. Wir empfehlen eine Anbindung an z. B. Office365 inkl. Outlook.
- Wenn weiterhin Mails aus dem Performer gesendet werden sollen, dann empfiehlt es sich, den gesamten Mailverkehr weiterhin im Performer abzubilden und auf keinen Fall
- Mailkonten müssen von Ihnen selbst in der Plattform angelegt werden. Diese werden nicht exportiert.
- ACHTUNG: Wenn Sie Kontakte synchronisieren möchten, dann ist dies nur mit einem leeren Adressbuch sinnvoll. Andernfalls werden alle Kontakte aus ihrem Adressbuch zusätzlich in die FLOWFACT-Plattform exportiert. Das führt zu Dubletten im Adressen-Bereich.
- Gleiches gilt für den Posteingang - da die Mail-Aktivitäten bereits über das Performer ins System importiert wurden, führt ein nicht geleertes Postfach zu Dubletten in der Plattform.
- Wenn Sie den Kontaktesync aktivieren möchten, dann ist es wichtig, dass zuvor das persönliche Adressbuch des Kontos geleert wird. Andernfalls werden die Kontakte zusätzlich in die Plattform synchronisiert. Das führt zu Dubletten.
- Wenn der Sync aus der Plattform aktiviert werden soll, dann muss jede Adresse, die zu synchronisieren ist, manuell in der Plattform um den Sync-Eintrag erweitert werden.
- Bitte berücksichtigen Sie, dass bei Nutzung des Kalendersyncs aktuell Dubletten in der Plattform nicht verhindert werden können.
Führendes System: Performer oder FLOWFACT-Plattform?
So lange Sie in Ihrem Performer arbeiten, z. B. weil Sie den Schriftverkehr weiterhin im Performer vornehmen, bleibt Performer das führende System. Dies bedeutet, der ExporterV2 darf auf keinen Fall abgeschaltet werden.
Diese Information muss sämtlichen Kollegen bewusst sein, vor allem, weil das Arbeiten in der Plattform nicht in Ihr Performer System gelangen wird.
Der Exporter ist ausschließlich für den Export aus Performer bzw. dem Quellsystem und den Import in die Plattform zuständig. Wir schreiben nichts zurück in das Quellsystem.
Sobald z. B. die Portalübertragung über die Plattform läuft, ist es wichtig, dass niemand mehr aus dem Performer die Übertragung startet.
Eine offene Kommunikation und Vorgabe, wo gearbeitet werden soll, ist hier sehr wichtig. Das können wir Ihnen leider nicht abnehmen. Wir empfehlen hier dringend, alle Mitarbeiter zeitnah zu involvieren.