Funktionalität
Wiedervorlage aufräumen
Aktivitäten auf erledigt setzen
Wiedervorlagedatum ändern - in die Zukunft
Eigenes Benutzermerkmal entfernen
Video zur Wiedervorlage
Kurzbeschreibung
Das FLOWFACT-Wiedervorlagesystem ist ein hocheffizientes Instrument, mit dem Sie alle unerledigten Vorgänge auf einfache Weise in den Griff bekommen. Wo andere Terminplaner versagen, stellt FLOWFACT ausgeklügelte Funktionen bereit: beliebig viele Mitarbeiter, unbegrenzte Terminarten mit individuellen Farben, akustische und optische Terminmeldung u.v.m. FLOWFACT zeigt alle noch nicht erledigten Termine in Ihrer Wiedervorlage übersichtlich an.
Aufrufen und Funktionen
Um das Fenster zu öffnen, klicken Sie auf den Eintrag in der Navigation 'Wiedervorlage'
Nach dem ersten Öffnen liest FLOWFACT Performer alle unerledigten Aktivitäten ein. 
Hinter jeder Zeile ist eine unerledigte Aktivität vorhanden, die Ihr Benutzermerkmal enthält.
Selbstverständlich ist auch das direkte Verzweigen in die Aktivitäten möglich, um diese entsprechend bearbeiten zu können (z.B. Öffnen, Bearbeiten, Wiedervorlagedatum auf nächste Woche legen, Brief schreiben etc.). Dazu stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:
- per Doppelklick auf die jeweilige Zeile
- per einfachem Klick die Zeile markieren und dann mit der Return/Enter-Taste bestätigen
- per Klick auf Bearbeiten:
Wiedervorlage aufräumen
Aktivitäten auf erledigt setzen
Hinweis: Wird eine Aktivität auf erledigt gesetzt, die mehrere Benutzermerkmale enthält, verschwindet die Aktivität aus allen Wiedervorlagen von sämtlichen Mitarbeitern.
Um eine Aktivität auf erledigt zu setzen, klicken Sie auf das Kästchen in der 2. Spalte:
Wiedervorlage-Datum in die Zukunft legen
Sie können Aktivitäten aus der Wiedervorlage nehmen, indem Sie das Wiedervorlagedatum in die Zukunft setzen. Klicken Sie dazu im Bearbeiten-Modus auf den Kalender bei Vorlage (bei Termin-Aktivitäten Alarm).
Eigenes Benutzer-Merkmal entfernen
Hinweis: Dies sollte nur durchgeführt werden, wenn noch weitere Benutzermerkmale in der Aktivität vorhanden sind. Ansonsten wird die Aktivität in keiner Wiedervorlage mehr angezeigt.
Es gibt 2 Möglichkeiten. Entweder über die Bearbeiten-Ansicht und dann mit Klick auf die Merkmale. Es öffnet sich das Fenster Merkmale und Sicherheit. Wenn Sie hier auf Ihr Merkmal klicken, wird dieses entfernt. Mit dem Klick auf Übernehmen bestätigen Sie die Änderung.
Mit der Funktion Intern antworten können Sie ebenfalls Ihr Benutzermerkmal von der Aktivität entfernen. Diese Funktion ist nur dann anklickbar, wenn Sie nicht der Ersteller der ausgewählten Aktivität sind.
Sie finden den Button in der Ribbonleiste unter dem Reiter Start im Menü Schnellzugriff:
Mit dem Klick auf dem Button öffnet sich das Fenster Antworten. Hier haben Sie die Möglichkeit, eine individuelle Antwort zu erstellen, die dann mit Zeitstempel in die Aktivität geschrieben wird. Wenn Sie auf Als gelesen markieren klicken, wird ebenfalls ein Zeitstempel in der Aktivität erstellt mit dem Standardtext Der Empfänger hat diese Mail gelesen!
In diesem Beispiel hat der Benutzer Hans Hausmann die Aktivität Wichtige Information! als gelesen markiert und der Benutzer Karl Zufrieden eine individuelle Antwort geschrieben:
Nur dann, wenn Sie individuell antworten, wird der Absender, also der ursprüngliche Ersteller dieser Aktivität erneut auf die Aktivität gesetzt. Das bedeutet, ich erhalte als Ersteller von internen Nachrichten nur dann eine explizite Rückmeldung, wenn einer der Empfänger individuell antwortet.
Das ist z. B. dann hilfreich, wenn man Informationen zur Kenntnis an die Kollegen weiterleitet, so lange die Kollegen als gelesen markieren und das Ganze akzeptieren, ist alles super. Aber wenn eine individuelle Antwort erfolgt, z. B. ein Hinweis, dass etwas nicht verstanden wurde, dann kann ich unverzüglich auf diesen Einwand antworten und reagieren.
Hinweis: Änderungen wirken sich nicht automatisch auf die Wiedervorlage-Liste aus. Eine Aktualisierung kann aber jederzeit manuell durchgeführt werden. Klicken Sie dazu entweder F9 oder aber in der Ribbonleiste unter dem Reiter Start auf Wiedervorlage aktualisieren:
