Unerwünschte Werbe-Mails sind nicht nur lästig und ärgerlich, neben der Zeit, die sie fressen, können sie durchaus auch Trojaner, Viren oder ähnliches enthalten.
Die relevanten Mails vom Spam zu trennen, erfordert viel Zeit und kostet Geld. Die Flut der Spams nimmt mehr und mehr bedrohliche Formen an. Um dieser Entwicklung wirkungsvoll entgegenzutreten, sind effektive Maßnahmen gefragt, die immer auf dem neuesten Stand technischer Entwicklungen stehen sollten.
Es gibt inzwischen viele Möglichkeiten, sich vor Spam zu schützen, das Angebot so genannter Antispamfilter ist sehr groß. Solche mehr oder weniger proprietären Lösungen haben allerdings den Nachteil, dass diese zusätzlich installiert, eingerichtet und je nach Produkt mehr oder weniger komfortabel angelernt werden müssen. Außerdem sind Spam-Filter in der Regel clientbasierend, d.h. dass sie pro Arbeitsplatz installiert und gepflegt werden müssen.
Ein weiterer Nachteil ist, dass Spam-Mails erst auf Ihrem Rechner analysiert werden, d.h. auch erst einmal auf Ihren Rechner übertragen werden müssen.
FLOWFACT geht einen anderen Weg
Der in FLOWFACT Performer enthaltene Spam-Manager greift unmittelbar auf die Spam Filterfunktionen des Mail- bzw. Webspace Providers (z.B. Schlund+Partner, 1&1, Strato) zu.
Alle Provider haben eines gemeinsam: Ihr eigener Spam-Schutz fängt Spam bereits direkt beim Provider ab und filtert unerwünschte Mails raus. Somit kommt der Spam gar nicht bis zu Ihnen durch.
Aus eigenem Interesse ziehen die Provider alle Register, um Spams abzuwehren: eingehende Mails werden nach markanten Begriffen gescannt, die Briefköpfe (Header) werden überprüft, Absenderadressen auf Richtigkeit geprüft. E-Mails, deren Adressen und Server in sogenannten Blacklists enthalten sind, werden automatisch aussortiert. Alle dazu notwendigen Tools und Algorithmen werden permanent weiterentwickelt und aktualisiert.
Das bedeutet für Sie
Sie brauchen in FLOWFACT nur die IMAP Serveradresse (und Login), Ihre IMAP-Inbox und den Spamordner Ihres E-Mailkontos einzutragen bzw. auszuwählen. Mehr brauchen Sie dazu nicht, d.h. keine Installationen, keine Anpassungen, keine Updates, keine übertragenen und in FLOWFACT gespeicherten E-Mails. Sie sparen Zeit, Mühe und Ärger! In der Wiedervorlage erscheint täglich eine Zusammenfassung, in der alle als Spam identifizierten E-Mails aufgelistet sind. Sofern dies von Ihrem Provider unterstützt wird.
Voraussetzungen
Ihr Provider (Hosting-Anbieter für Mails) muss einen ordnerbasierten Spam-Filter auf IMAP-Basis zur Verfügung stellen.
Warum IMAP?
IMAP "Internet Message Access Protocol" ist ein E-Mail-Transfer-Protokoll. Im Unterschied zu POP3 werden Nachrichten nicht mehr standardmäßig auf den lokalen Rechner übertragen und dann vom Mailserver gelöscht, sondern bleiben stets auf dem Mailserver und werden nur zum Lesen kurzfristig auf den lokalen Rechner des Benutzers übertragen. So können Sie von verschiedenen Rechnern aus auf Ihre E-Mails zugreifen, auch auf bereits abgerufene.
Individuelle Anpassung
Auch der beste Spam-Schutz kann nicht alle unerwünschten E-Mails zurückhalten. Aus diesem Grund können Sie unerwünschte E-Mail-Nachricht als Spam markieren. FLOWFACT sorgt dann augenblicklich dafür, dass der Spamfilter Ihres Providers künftig so gekennzeichnete Mails als Spam erkennt. Diese bereits empfangenen Spam-Mails werden gleichzeitig zum Löschen markiert. Selbstverständlich funktioniert dies auch umgekehrt, so dass Sie versehentlich als Spam gekennzeichnete E-Mails als erwünschte E-Mails definieren können. Mehr dazu finden Sie in der Anleitung weiter unten.
Installation und Einrichtung
Einrichtung Ihres Mailkontos bei Ihrem Provider
Wahrscheinlich haben Sie den serverseitigen Spam Schutz für Ihre E-Mail-Konten bei Ihrem Provider bereits aktiviert. Sollte dies nicht der Fall sein, öffnen Sie bitte den Konfigurationsbereich Ihres Webspaces bzw. Ihres Mailproviders, in dem die Mailkonten konfiguriert werden. Aktivieren Sie dort unbedingt den Spam-Filter Ihres Providers.
Notieren Sie sich den Servernamen für IMAP, da dieser in FLOWFACT benötigt wird. Dies könnte z. B. Imap.1und1.de oder ähnlich.
Wählen Sie den Namen Ihres Posteingangs-Ordners (Inbox) und Spam-Ordners aus. Dieser Ordner befindet sich nicht auf Ihrem Rechner, sondern auf Ihrem Mailserver (bei Ihrem Provider):
Karteireiter IMAP: Klicken Sie auf "..." um die Ordnerliste von Ihrem Mail-Server abzurufen. Wählen Sie dann den Namen Ihrer Inbox (normalerweise: INBOX) und Ihres Spamfolders (normaler-weise: Spam) aus.
Testen Sie den Zugriff, indem Sie auf die Schaltfläche IMAP-Postfach öffnen klicken.
Bitte denken Sie daran, dass Mails auf IMAP-Konten, im Gegensatz zu POP3, auf dem Server bleiben. Damit Ihr Postfach nicht zu voll wird, sollten Sie Ihre Mails, die z.B. älter als 20 Tage sind, von FLOWFACT automatisch auf dem Server löschen lassen. Diese Einstellungen finden Sie unter Extras/Konten, Registerkarte IMAP.
Wenn diese Funktion von Ihrem Provider nicht unterstützt wird, sollten Sie dennoch von Zeit zu Zeit manuell die IMAP-Postfächer bereinigen, indem Sie sich bei Ihrem Mail-Provider einloggen.
Bedienung
Wie können falsch als Spam deklarierte Mails korrigiert werden?
Dazu gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
Öffnen Sie den Spam-Manager:
Bitte beachten Sie:
Jedes Konto besitzt eine eigene "Lernfunktion". Im Spam-Manager können Sie die einzelnen Konten über das Listenfeld Konto auswählen.
Markieren Sie dort die Spams, die in Wirklichkeit kein Spam sind und entfernen Sie das Häkchen am Beginn der Zeile.
Bestätigen Sie Ihre Markierungen durch Klick auf die Schaltfläche 'Änderungen übernehmen und schließen' am unteren Fensterrand.
Im Anschluss daran werden Ihre markierten Mails automatisch in Ihre Inbox (siehe oben) verschoben und anschließend von Ihrem FLOWFACT Maildienst eingelesen. Gleichzeitig lernt Ihr individueller Spamfilter automatisch dazu.
Wie gehen Sie vor, wenn Ihr E-Mail-Eingang Spam-Nachrichten enthält?
Bitte löschen Sie eine solche Mail nicht, sondern markieren Sie diese Spam-Mails und klicken auf den Button ‚Als Spam markieren‘.
Was ist zu tun, wenn eine richtige Mail versehentlich als Spam markiert wurde?
Holen Sie in einem solchen Fall diese Mail zurück, damit der Spamfilter nicht falsch angelernt wird. Gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
Spam-Manager starten:
Mail als nicht Spam markieren (Häkchen entfernen) und dann auf ‚Änderungen übernehmen und schließen‘ klicken.