Kurzbeschreibung
Unerwünschte WerbE-Mails sind nicht nur lästig und ärgerlich (sie kosten Zeit, Ressourcen und Speicherplatz), sondern transportieren auch oft gefährliche Vieren. Die relevanten Mails von unerwünschten Spam-Mails zu trennen, erfordert viel Zeit und kostet Geld. Die Flut der Spams nimmt mehr und mehr bedrohliche Formen an. Um dieser Entwicklung wirkungsvoll entgegen zu treten, sind effektive Maßnahmen gefragt, die immer auf dem neusten Stand technischer Entwicklungen stehen. Es gibt inzwischen viele Möglichkeiten, sich vor Spam zu schützen, das Angebot so genannter Antispamfilter ist sehr groß. Solche mehr oder weniger proprietäre Lösungen haben allerdings den Nachteil, dass diese installiert, eingerichtet und je nach Produkt mehr oder weniger komfortabel angelernt werden müssen. Außerdem sind Antispamfilter in der Regel clientbasierend, d.h. dass sie pro Arbeitsplatz installiert und geupdatet werden müssen. Ein weiterer Nachteil ist, dass Spam-Mails erst auf Ihrem Rechner analysiert werden, d.h. auch erst einmal auf Ihren Rechner übertragen werden müssen. FlowFact geht einen anderen Weg.
FlowFact geht einen anderen Weg
Der in FlowFact 2007 enthaltene Spam-Manager greift unmittelbar auf die Spam Filterfunktionen des E-Mail- bzw. Webspace Providers (z.B. Schlund+Partner, 1&1, Strato) zu. Alle Provider haben eines gemeinsam: Spam-Schutz fängt direkt am Server des Providers die ungewünschten Spam E-Mails ab. Somit werden nur die Nachrichten zugestellt (übertragen), die tatsächlich gewünscht werden. Aus eigenem Interesse ziehen die Provider alle Register, um Spams abzuwehren: eingehende E-Mails werden nach markanten Begriffen gescannt, die Briefköpfe (Header) werden überprüft, Absenderadressen auf Richtigkeit geprüft. E-Mails, deren Adressen und Server in AntiSpam-Listen enthalten sind, werden automatisch aussortiert. Alle dazu notwendigen Tools und Algorithmen werden permanent weiterentwickelt und aktualisiert.
Das bedeutet für Sie
Sie brauchen in FlowFact nur die IMAP Serveradresse (und Login), Ihre IMAP-Inbox und den Spamordner Ihres E-Mailkontos einzutragen bzw. auszuwählen. Mehr brauchen Sie dazu nicht, d.h. keine Installationen, keine Anpassungen, keine Updates, keine übertragenen und in FlowFact gespeicherten E-Mails. Sie sparen Zeit, Mühe und Ärger! In der Vorlageliste erscheint täglich eine Zusammenfassung, in der alle als Spam identifizierten E-Mails aufgelistet sind.
Voraussetzungen
- Ihr Mailserver/Provider muß einen ordnerbasierten Spam-Filter auf IMAP-Basis zur Verfügung stellen können.
Warum IMAP?
IMAP "Internet Message Access Protocol" ist ein E-Mail-Transfer-Protokoll. Im Unterschied zu POP3 werden Nachrichten nicht mehr standardmäßig auf den lokalen Rechner übertragen und dann vom Mailserver gelöscht, sondern bleiben stets auf dem Mailserver und werden nur zum Lesen kurzfristig auf den lokalen Rechner des Benutzers übertragen. So können Sie von verschiedenen Rechnern aus auf Ihre E-Mails zugreifen, auch auf bereits abgerufene.
Individuelle Anpassung
Auch der beste Spam-Schutz kann nicht alle unerwünschten E-Mails zurück halten. Aus diesem Grund können Sie unerwünschte E-Mail-Nachricht als Spam markieren. FlowFact sorgt dann augenblicklich dafür, dass der Spamfilter Ihres Providers künftig so gekennzeichnete Mails als Spam erkennt. Diese bereits empfangenen Spam-Mails werden gleichzeitig zum Löschen markiert. Selbstverständlich funktioniert dies auch umgekehrt, sodass Sie versehentlich als Spam gekennzeichnete E-Mails als erwünschte E-Mails definieren können. Mehr dazu finden Sie in der Anleitung weiter unten.
- Einrichtung Ihres E-Mailkontos bei Ihrem Provider
Wahrscheinlich haben Sie den serverseitigen AntiSpam Schutz für Ihre E-Mail Konten bei Ihrem Provider bereits aktiviert. Sollte dies nicht der Fall sein, öffnen Sie bitte Ihren Konfigurationsbereich Ihres Webspaces bzw. Ihrer E-Mail Domaine. Aktivieren Sie dort den AntiSpam Schutz für alle Ihre E-Mailkonten.
Notieren Sie sich den Servernamen für IMAP, da dieser unbedingt in FlowFact an Stelle der POP3-Adresse eingegeben werden muss (z.B. imap.schlund.de, imap.1und1.de, je nach Provider). - Installation
Nach der Installation stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung, die sich entweder bereits auf der FlowFact Oberfläche (Toolbar bzw. Symbolleiste oder Navigator) befinden oder nachträglich eingefügt werden müssen:
Wenn Sie z.B. ein Update von FlowFact installiert haben und die beiden o.g. Funktionen noch nicht sichtbar sein sollten, dann verwenden Sie bitte die Funktion Anpassen. Ziehen Sie anschließend aus der Befehle-Liste des Anpassen-Dialogs nacheinander die beiden o.g. Funktionsbezeichnungen heraus, um sie an der gewünschten Stelle zu platzieren. Wie das genau funktioniert, sehen Sie hier anhand eines Beispiels... - Umstellung Ihrer Konten auf IMAP
Um die Vorteile von IMAP nutzen zu können, verändern Sie einfach die POP3-Adresse in Ihren FlowFact E-Mail-Konten. Dazu sind drei Schritte notwendig: - Öffnen Sie das Fenster Fenster Extras/Konten und wählen Sie in der Liste im rechten Bereich das Konto aus.
- Stellen Sie in der Registerkarte Server den Posteingangs-Servernamen von pop3 auf imap um (z.B. imap.schlund.de, imap.1und1.de, je nach Provider).
- Wählen Sie den Namen Ihres Posteingangs-Ordners (Inbox) und Spam-Ordners aus. Dieser Ordner befinden sich nicht auf Ihrem Rechner, sondern auf Ihrem Mailserver (bei Ihrem Provider):
Karteireiter IMAP: Klicken Sie auf "..." um die Ordnerliste von Ihrem Mail-Server abzurufen. Wählen Sie dann den Namen Ihrer Inbox (normalerweise: INBOX) und Ihres Spamfolders (normalerweise: Spam) aus.
- Testen Sie den Zugriff, indem Sie auf die Schaltfläche IMAP-Postfach öffnen klicken.
- Bitte denken Sie daran, daß Mail auf IMAP-Konten, im Gegensatz zu POP3 auf dem Server bleiben. Damit Ihr Postfach nicht überläuft, sollten Sie Ihre Mails, die z.B. älter als 20 Tage sind, von FlowFact automatisch auf dem Server löschen lassen. Diese Einstellungen finden Sie unter Extras/Konten, Registerkarte IMAP.
Bedienung und individuelle Anpassungen
Täglicher Spambericht
FlowFact ermöglicht die Anzeige eines täglichen Spam-Berichtes in der Wiedervorlage. Bitte beachten Sie unbedingt, dass ein solcher Spam-Bericht nicht in FlowFact erzeugt, sondern lediglich angezeigt wird. Für die Erzeugung / Bereitstellung eines solchen Spam-Berichtes ist eine entsprechende Funktion bei dem E-Mail Provider zu aktivieren!
In der Wiedervorlage-Liste von FlowFact werden die (je nach Provider) erzeugten Spam-Berichte angezeigt.
Hier ein Beispiel:
Diese Nachricht erkennen Sie in der Regel am Betreff, welcher in unserem Beispiel mit den Worten "Täglicher Spambericht Mailsbox" beginnt und anschließend die Bezeichnung des E-Mail Kontos und den Name des Spam-Ordners angibt.
Der SPAM-Bericht wird für jedes Konto separat erzeugt und zugestellt.
Bitte überprüfen Sie den oben beschriebenen Spambericht genau, denn hier werden alle E-Mails aufgeführt, die als Spam erkannt und somit nicht in Flow-Fact eingelesen wurden. Evtl. finden Sie in der Liste Nachrichten, die für Sie keine Spam-Mails sind und somit falsch identifizierr wurden.
TIPP: Den täglichen Spambericht markieren Sie am besten mit der Funktion Zum Löschen markieren, um diese Nachrichten von Zeit zu Zeit über die globale Suchfunktion endgültig aus Ihren Daten löschen zu können.
Wie werden Ihnen die fälschlicher Weise als Spam erkannten Mails zugestellt?
Dazu gehen Sie bitte folgender Maßen vor:
- Rufen Sie Ihren Spam-Manager auf:
Bitte beachten Sie: Jedes Konto verfügt separat über eine "Lernfunktion". Im Spam-Manager können Sie die einzelnen Konten über das Listenfeld Konto auswählen. - Markieren Sie dort die fälschlicher Weise als Spam erkannten Nachrichten, indem Sie das Häkchen in der jeweiligen Listenzeile entfernen. Im folgenden Beispiel wurden die erste und dritte Zeile als NICHT-Spam markiert:
- Bestätigen Sie Ihre Markierungen durch Klick auf die Schaltfläche
am unteren Fensterrand.
Im Anschluss daran werden Ihre markierten Mails automatisch in Ihre Inbox (siehe oben) verschoben und anschließend von Ihrem FlowFact Mail-Dienst (bzw. manuell durch Aktivieren der Funktion Mails empfangen/senden) eingelesen. Gleichzeitig lernt Ihr individueller Spamfilter automatisch dazu.
Wie gehen Sie vor, wenn Ihr E-Mail-Eingang Spam-Nachrichten enthält?
Bitte löschen Sie eine solche Mail nicht, sondern teilen Sie Ihrem Spamfilter mit, dass es sich hierbei um eine Spam handelt! Schließlich sollen solche Mails künftig automatisch als Spam erkannt werden. Gehen Sie bitte wie folgt vor:
Klicken Sie entweder im Fenster Vorlage oder Aktivitäten auf die Listenzeile der Spam-Nachricht (oder markieren Sie gleich mehrere Spam-Zeilen) und führen Sie anschließend die Funktion 
durch. Diese Funktion erreichen Sie auch direkt im Alarm-Dialog (Systray in der Taskleiste). Damit wird die E-Mail zum Löschen markiert. Zusätzlich aber, lernt der Spamfilter, sodass diese Nachricht künftig als Spam erkannt wird. Von der Bedienung her ist diese Funktion identisch mit 
.
Was ist zu tun, wenn eine richtige Mail versehentlich als Spam markiert wurde?
Holen Sie in einem solchen Fall diese Mail zurück, damit der Spamfilter nicht falsch angelernt wird. Gehen Sie bitte folgender Maßen vor:
Sie haben versehentlich eine Eingangs-Mail in FlowFact verstümmelt oder gelöscht?
Lesen Sie in einem solchen Fall Ihre E-Mail erneut in FlowFact ein. Das funktioniert so:
- Spam-Manager starten:
- Im oberen Bereich des Spam-Managers auf die Option Inbox klicken:
- Besagte Mail als Spam markieren (Häkchen setzen).
- Auf den Spam-Ordner umschalten, indem Sie auf diese Option im oberen Bereich des Spam-Mangers klicken:
Hier ist jetzt die Mail in der Liste enthalten. - Häkchen "Spam" entfernen (kein Spam)
- Änderungen übernehmen, Schaltfläche:
- Mail wird jetzt vom Maildienst neu eingelesen.
Tipps
Bitte markieren Sie seriöse, aber ungewollte E-Mails (z.B. Newsletter von Amazon) nicht als Spam, sondern verwenden Sie die Abbestellfunktion des Newsletter-Absenders.
Je besser Sie Ihren individuellen Spam-Filter pflegen, desto höher ist die Erkennungsrate bzw. geringer wird künftig der Zeitaufwand für die Nachbearbeitung.
Falls Ihr Spam-Ordner komplett leer sein sollte, kann es beim Start des Spam-Managers zu einer Fehlermeldung kommen, die Sie einfach per Klick auf OK übergehen können.