Der Ablauf gestaltet sich dabei im Performer CRM 2014 R2 wie folgt:
1. Word- oder HTML-Offerte erstellen
Zunächst wählen Sie wie gewohnt die Immobilien aus, die Sie dem Interessenten
anbieten wollen und erstellen dann eine Word- oder HTML-Offerte.
Bei der Versandart der Offerte definieren Sie dann allerdings noch, dass Sie die
Offerte explizit als S-Exposé versenden wollen:
2. Zustellung der Offerte mittels „Einschreiben“
Haben Sie die Offerte explizit zum Versand als S-Exposé markiert, so wird nicht
die ursprüngliche Offerten-E-Mail an den Interessenten geschickt, sondern eine
automatisierte E-Mail (im Vorgang verknüpft), welche zudem die
Widerrufsbelehrung und wenn gewünscht die AGB des Unternehmens enthält.
Die nachfolgende Abbildung zeigt, wie das Ergebnis beim Empfänger aussieht.
Der Text der Widerrufsbelehrung ist in die E-Mail integriert – somit erfolgt die
Belehrung wie vorgeschrieben auf einem dauerhaften Datenträger. Der zusätzliche
Hinweis auf die AGB ist nur enthalten, wenn Sie in den
Grundeinstellungen / Firmendaten des FLOWFACT-Systems die AGB als Datei
hinterlegt haben und stellt einen rein informativen Nutzen dar. Möchten Sie diesen
nicht in der Vorlage haben, dann hinterlegen Sie in den Firmendaten einfach keine
AGB-Datei.
3. Öffnen des zugestellten „Einschreibens“
Wenn der Interessent nun auf den Link „Ja, ich stimme zu und möchte das Exposé
öffnen“ klickt, dann öffnet sich für ihn eine Vorabansicht des ursprünglichen
Offerten-Inhalts in welchem auch die Offerte als PDF angehangen ist. Parallel dazu
wird nun die ursprüngliche Offerten-E-Mail gesendet, damit er diese auch für eine
spätere Ansicht noch in seinem Posteingang hat.
4. Protokollierung der Zustimmung
Wenn der Kunde auf den Link „Ja, ich stimme zu und möchte das Exposé öffnen“
klickt, dann wird dieser Klick im FLOWFACT System protokolliert.Hierzu wird im E-Mail-Header der ursprünglichen Offerten-E-Mail hinterlegt von
welcher IP-Adresse aus, an welchem Datum und um welche Uhrzeit der Link
angeklickt wurde. Die Information ist sehr technisch gehalten und wird im nicht
bearbeitbaren E-Mail-Header festgehalten, um im Falle einer Rechtsprüfung
deutlich zu machen, dass dieser Inhalt nicht vom Makler selbst erstellt werden
konnte.
