Schauen Sie sich die Einrichtung eines E-Mail Kontos als Hilfevideo an:
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Bitte nutzen Sie einen FLOWFACT-Benutzer mit administrativen Rechten und stellen Sie sicher, dass Sie die notwendigen Zugangsdaten griffbereit haben.
Diese Anleitung beschreibt die Anlage und Konfiguration eines e-Mail-Kontos innerhalb von FLOWFACT 2017.
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Rufen Sie unter Administration den Bereich Konten auf.
- Klicken Sie auf Neu (Plus-Symbol) und starten Sie bei der Einrichtung mit den Reitern von Links nach Rechts (bitte speichern Sie zwischen dem Befüllen der Reiter über das Disketten-Symbol ab)
Reiter Allgemein
- Name → Hier können Sie einen Namen eintragen, der beim Empfänger angezeigt wird. Standardmäßig wird der Name des verknüpften FLOWFACT-Benutzers gewählt.
- E-Mail-Adresse → Tragen Sie hier bitte die e-Mail Adresse des neuen Kontos ein.
- Antwort an → Hier können Sie eine abweichende e-Mail Adresse definieren, diese wird als Empfängeradresse bei Antworten genommen.
- Notiz → Hier können Sie frei definierbare Notizen zur e-Mail Adresse eintragen, diese werden zur Versand/Empfang nicht herangezogen.
Achtung! Bitte entfernen Sie den Haken bei "Diese Konto beim Empfange von e-Mails einbeziehen" und setzen Sie diesen erst, sobald die Konfiguration des Kontos abgeschlossen ist. (alternativ können Sie den Haken bei "Dieses Konto wird vom Maildienst nicht verarbeitet" setzen)
Reiter Vorbelegung - Wählen Sie den Besitzer des neuen e-Mail Kontos aus (Unter Aktivitäten - Posteingang kann der jeweilige FLOWFACT-Benutzer die eingehenden e-Mails sehen)
- Die Aktivitätenart (Bsp.: E E-Mail) ist notwendig um die eingehenden e-Mails klar zu definieren und wiederzufinden.
- Beim Klick auf "Merkmale und Sicherheit festlegen ..." setzen Sie bitte mindestens das Merkmal des FLOWFACT-Benutzers, sodass eingehende e-Mails auch mit der jeweiligen Wiedervorlage verknüpft werden. Zusätzlich können Sie im aufklappbaren Sicherheitsfenster definieren (Doppel-Pfeil neben Abbrechen), welche Berechtigung die an dieses Konto eingehenden e-Mails standardmäßig erhalten sollen.
- Zusätzlich können Sie bestimmen, welche FLOWFACT-Benutzer mit diesem Konto versenden dürfen.
Reiter Server
Bitte beachten Sie die Unterschiede zwischen einem POP- und einem IMAP-Abruf.
Jede e-Mail landet - bevor Sie sie in FLOWFACT abrufen können - auf dem Server des E-Mail Anbieters. Der Abruf erfolgt über ein sogenanntes Protokoll.
Im Falle von POP (Post Office Protocol) werden die e-Mails vom Server abgeholt ohne eine Kopie auf dem Server zu belassen. Sollten Sie die abgeholten e-Mails beispielsweise in FLOWFACT (oder jedem anderen E-Mail Programm) löschen, sind diese nicht mehr wiederherstellbar.
Das IMAP-Protokoll (Internet Message Access Protocol) ruft die e-Mails ab, belässt diese jedoch als Kopie auf dem Server. Der große Vorteil: Der e-Mail-Bestand kann zwischen mehreren Endgeräten synchronisiert werden. Außerdem ermöglicht IMAP die direkte Kommunikation zwischen Client und Server, die sich FLOWFACT im Kampf gegen Spam zu Nutze macht. Spam-Mails bleiben auf dem Server des Providers und werden erst gar nicht zum Client (z.B. FLOWFACT) übertragen. Kommen dennoch Spam-Mails in FLOWFACT an, so können diese als Spam markiert werden. Das Programm sorgt anschließend dafür, dass diese unerwünschten Nachrichten in einen separaten Ordner auf dem Server verschoben werden und der beim Provider aktivierte Spam-Filter somit entsprechend "angelernt" wird.
- Tragen Sie unter Posteingang und Postausgang die Daten zum Empfang und Versand ein (inkl. Verschlüsselung und Passwörter). Diese bekommen Sie von Ihrem IT-Betreuer beziehungsweise e-Mail Anbieter. Ein Beispiel sehen Sie anhand folgenden Screenshots:
- Wenn Ihr e-Mail Anbieter das automatische Löschen von Mails nach einer bestimmten Anzahl von Tagen unterstützt, kann das Feld bei "Mails aus dem Posteingang, dem Spamordner und dem Gesendete-Ordner des Server nach ___ Tag(en) entfernen" befüllt werden. "0" bedeutet hier, dass keine automatische Löschung erfolgt.
Reiter IMAP (Nur relevant, wenn Sie nicht über das POP-Protokoll abrufen)
- Sofern die Login-Daten zum Empfang im Reiter Server korrekt eingetragen und abgespeichert wurden, können Sie durch den Klick auf "IMAP-Ordner abrufen" die zur Synchronisierung gewünschten Ordner definieren (Dropdown-Menü lässt sich durch Klicken auf die Pfeile aufrufen). In den meisten Umgebungen lautet der Standard-Empfangs-Ordner INBOX. Möchten Sie vom Smartphone gesendete e-Mails ebenfalls im FLOWFACT abrufen, können Sie den gesendet- oder erledigt-Ordner ebenfalls mit aufnehmen und definieren.
Reiter Mail-Signatur
- Hier können Sie die Plain-Text- (einfacher Text ohne Formatierung) und HTML-Signatur definieren. Bitte beachten Sie, dass innerhalb des E-Mail Kontos definierte Signaturen die eventuell vorhandenen Signaturen des FLOWFACT-Benutzers ersetzen. Die Anlage eines FLOWFACT-Benutzers können Sie durch Klicken auf den folgenden Link abrufen.
Reiter Erweitert
- Unter diesem Reiter können Sie die Serverportnummern - sollten diese vom Standard abweichen - definieren. Die Zahl 0 ist gleichbedeutend mit Standard (Die Ports können Sie bei Ihrem e-Mail Anbieter anfragen)
- Die letzte ID im Bereich IMAP wird bei jedem Abruf einer E-Mail automatisch hochgezählt. Diese dient zum Abgleich des e-Mail Bestandes mit dem Server und muss in der Regel nicht angepasst werde.