FLOWFACT Prozessmanagement
Das FLOWFACT Prozessmanagement ermöglicht es, Arbeitsabläufe automatisiert in FLOWFACT Performer CRM abzubilden. Die Abläufe werden als Abfolge von Aktivitäten definiert. Dabei ist es möglich, Word- und E-Mail-Vorlagen zu integrieren, Zeiträume zu definieren und unterschiedliche Benutzer automatisch zu hinterlegen. Der Fortschritt des Prozesses wird laufend überwacht und ist jederzeit nachvollziehbar.
Wir haben mehrere Videos zum Thema Prozessmanagement erstellt, um Sie zu unterstützen. Diese können Sie hier auf Ihren Rechner herunterladen und anschauen.
- Konfiguration für die Nutzung des Prozessmanagement inklusive Best Practice-Empfehlung und erste Schritte
- Installation des notwendigen Prozessmanagement-Dienstes auf dem Server inklusive Konfiguration des Dienstes
- Wie wird ein Prozess neu angelegt und gespeichert?
- Wie starte ich einen Prozess? Welche Überwachungsmöglichkeiten habe ich für meinen aktiven Prozess? (Video folgt)
Die Aktivitäten entsprechen jeweils den Schritten einer Prozessbeschreibung. Die Systematik von Merkmalen, Wiedervorlagedatum und Erledigung wird genutzt, um die Fortschritte und die Zuordnung der Prozessschritte zu steuern.
Für die Verwaltung der unterschiedlichen Prozessvorlagen wurde ein separates Fenster integriert. Die Nutzung folgt der bekannten FLOWFACT-Systematik. Die Neuanlage wird durch Klick auf „Neu“ gestartet und die Suche nach Prozessen erfolgt über das Fernglas oder „F9“.
Die Neuanlage und Bearbeitung von Prozessen wird im „Prozess Designer“ vorgenommen. Die grafische Oberfläche veranschaulicht die Abfolge der Aktivitäten. Der Designer greift direkt auf die Datenbank zu und stellt nur Aktivitätenarten und Merkmale zur Auswahl die im FLOWFACT-System vorhanden sind. Fehleingaben werden so ausgeschlossen.
Nach Definition der Prozessvorlage wird der einzelne Prozess durch einen Button in der Navigationsleiste zunächst initiiert. Nachdem alle Verknüpfungen richtig gesetzt wurden, wird der Prozess gestartet.
Die Trennung von Initiierung und Start ist durch die Ausführung über einen FLOWFACT Dienst begründet. Auf dem Server wird in regelmäßigen Abständen eine Routine gestartet, die nach erledigten Prozessschritten sucht und dann den oder die Folgeschritte startet. Diese Technologie ermöglicht beispielsweise die Erledigung von Schritten auf mobilen Geräten oder durch automatisierte Funktionen.
Eine spezielle Anzeige ermöglicht jederzeit den Überblick über aktive und abgeschlossene Prozesse eines Objektes. Es wird angezeigt, welcher Prozess gerade in welchem Schritt bearbeitet wird.
Da es sich bei Prozessen um Vorgangsaktivitäten handelt, gibt es keinen Unterschied zur bisherigen Logik. Es können neue Aktivitätenarten erstellt und auch individuelle Felder in die Aktivitäten eingebunden werden. Für Auswertungen kann auf alle bekannten Standardmethoden wie Excel, Crystal Reports und die Cockpits zurückgegriffen werden.
In der folgenden Auflistung springen Sie per Mausklick einfach in den gewünschten Detailbereich:
- Durch das LogLevel „Trace“ werden alle Schritte des Systems geloggt. Dies ist gerade beim Design sehr hilfreich.
- Das Intervall gibt an nach wie vielen Minuten der Dienst einen erneuten Überprüfungsdurchgang startet.
- Das FLOWFACT-Verzeichnis muss beim ersten Start gewählt werden.
- Diese Aktivitätenart wird bei Benachrichtigungen des Prozessmanagements genutzt.
DieProzessEngineSettings.config
Dies ist die zentrale Konfigurationsdatei, in der die wesentlichen Einstellungen für die Synchronisation vorgenommen werden. Diese Datei muss im gleichen Verzeichnis liegen, wie der Dienst/Anwendung selbst. Sie wird bei der Installation angelegt und muss einmalig angepasst werden. Es können mehrere Jobs angegeben werden. Z.B. ein Job, der Kontakte und Aufgaben synchronisiert und ein weiterer, der nur E-Mails synchronisiert.
Aufbau der Datei
<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<ProzessEngineSettings xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xmlns:xsd="http://www.w3.org/2001/XMLSchema">
<ActivateMonitoringSignal>false</ActivateMonitoringSignal>
<MonitoringFile>C:\FLOWFACT\Dat\Dienste\check_nsca.vbs</MonitoringFile>
<MonitoringFileParameters />
<LogLevel>Default</LogLevel>
<Interval>10</Interval>
<Jobs>
<ProzessJob>
<JobID>1</JobID>
<FLOWFACTPath>C:\FLOWFACT</FLOWFACTPath>
<NotificationActivity>interne Nachricht</NotificationActivity>
<CurrentUserDsn>{10000200-0000-4012-0018-00001b3b30f6}</CurrentUserDsn>
</ProzessJob>
</Jobs>
</ProzessEngineSettings>
Erklärung
<ActivateMonitoringSignal> Aktiviert ein zur Überwachung nötiges Monitoring Signal
Einstellbar: true oder false
Standardwert:false
<MonitoringFile> Datei, die durch das Monitoring Signal aufgerufen wird.
Standardwert: nicht gesetzt
<MonitoringFileParameters> Zusätzliche Parameter die an das unter MonitoringFile eingestellte Programm/Script übergeben werden.
<LogLevel> Gibt den Umfang von Meldungen an, die in das Ereignisprotokoll geschrieben werden sollen.
Default = Fehlermeldungen, Sart und Ende eines Synchronisationsdurchganges
State = zusätzlich zu Default noch Statusmeldungen
Trace = detaillierte Meldungen zur Analyse
<Interval> Zeitintervall in Minuten. Gibt an nach wie vielen Minuten nachdem der letzte Synchronisationsdurchgang beendet ist ein neuer Synchronisationsdurchgang startet.
Einstellbar: 1-600
Standardwert:10
<Jobs> Gibt die einzelnen Synchronisationsjobs an.
<ProzessJob> Ein einzelner Job.
<JobID> Fortlaufende Nummer. Diese Nummer muss innerhalb der verschiedenen Jobs eindeutig sein
FLOWFACTPath> Pfad zur FLOWFACT Anwendung
Standardwert: C:\FLOWFACT
<NotificationActivity> Aktivitätenart für durch den Dienst erzeugte Meldungen wie Überfälligkeitsmeldungen.
Standardwert: interne Nachricht
<CurrentUserDsn> DSN des FLOWFACT-Benutzers, der die Aktivitäten anlegt.
Der Standartwert ist die DSN des Benutzers FFAdmin.
Standardwert: {10000200-0000-4012-0018-00001b3b30f6}
Das Prozessvorlagen-Fenster
Dieses Fenster dient zur Einrichtung und Bearbeitung von Prozessvorlagen. Es werden alle Prozessvorlagen angezeigt. Die Reiter in diesem Fenster geben die Möglichkeit, weitere Funktionen aufzurufen. Prozesse können aus diesem Fenster oder durch den entsprechenden Button initiiert werden. Der Start erfolgt in der Startaktivität oder über das die Prozessvorlage im Prozessvorlagen-Fenster.
Über die Buttons kann ein Prozess initiiert oder die Prozessvorlage bearbeitet werden. Bei einem Klick auf „Neu“ wird zunächst der Designer gestartet. Bereits angelegt Prozesse können über die F9-Suche gesucht werden. Die Löschung eines Prozesses ist nur im ProzessDesigner möglich.
In der Ansicht befindet sich eine Visualisierung des Prozesses. Mit Klick auf das Bild wird die Grafik vergrößert und kann auch gedruckt werden.
Übersicht laufende Prozesse
Die Übersicht gibt einen Überblick über die laufenden Prozesse und überfällige Prozessschritte. Über das „+“-Zeichen können die Prozesse geöffnet werden. Über diese Ansicht ist eine einfach Steuerung und Kontrolle aller laufenden Prozesse möglich.
Laufende Vorgänge
In dieser Ansicht werden jeweils die Vorgänge zu den laufenden Prozessen aufgelistet. Durch Klick auf das „+“-Symbol erscheinen die jeweils angelegten Schritte dieses Prozesses. Es werden nur die Prozesse angezeigt, für die der jeweilige Benutzer berechtigt ist.
Startaktivitäten
In dieser Aktivitätenliste werden die Startaktivitäten aller angelegten Prozesse aufgerufen. Auch bereits abgeschlossene Prozesse werden hier aufgeführt. Für den Benutzer sind nur die Prozesse ersichtlich für die er auch die Zugriffsrechte hat.
Prozessschrittübersicht
Aus jeder Aktivität kann sich der Anwender informieren an welcher Stelle des Prozesses er sich gerade befindet. In dieser Ansicht werden alle vorhergehenden Schritte angezeigt. Der aktuelle Schritt ist farbig markiert. Alternative Wege können auf Wunsch eingeblendet werden.
Der Prozess Designer
Die Anlage der Prozessvorlagen erfolgt über ein zusätzliches Designertool. Dieses Tool bietet eine grafische Oberfläche und greift direkt auf die Datenbank zu. Es können daher nur Aktivitätenarten, Merkmale und Gruppen verwendet werden, welche zuvor im FLOWFACT-System angelegt wurden.
Die grafische Oberfläche orientiert sich an den Symbolen eines Programmablaufplans (Flowchart) nach ISO 5807. Es werden die Symbole für Startfunktionen (Oval), Operationen (Rechteck) und Entscheidungen (Raute) unterschieden. Diese werden jeweils mit Pfeilen, welche die Abfolge anzeigen, verbunden.
Die Umsetzung in FLOWFACT erfolgt durch Aktivitäten. Jedes Symbol des Flowcharts entspricht einer Aktivität in FLOWFACT CRM.
In der Menüleiste „Datei“ finden sich die Funktionen zum Speichern, Löschen und Drucken. Eine Löschung im Prozessvorlagenfenster ist nicht möglich, sie kann nur im Designer unter „Datei“ und dann „Löschen“ erfolgen.
Unter „Extras“ wird die automatische Anordnung der Symbole gestartet und die Rückwärtsberechnung der einzelnen Schritte kann testweise durchgeführt werden. Der Export von Prozessen erfolgt im pdf, xml-Format oder als Bild im png und svg-Format.. Die „Hilfe“ verlinkt auf die aktuelle Version der Online-Hilfe.
Die Fenster rechts zeigen oben die Aktivitätenarten an. Die Farbe der Symbole wird aus FLOWFACT CRM übernommen.
Im mittleren Feld werden die Eigenschaften der Schritte definiert. Eine genaue Aufstellung der Eingabemöglichkeiten erfolgt im eigenen Kapitel.
Das untere Feld beinhaltet jeweils eine Erläuterung der Eingabemöglichkeiten.
Über die Einstellung des Zoomfaktors wird die Anzeigefläche verändert.
Neuanlage
Bei Neuanlage einer Prozessvorlage ist zunächst die erste Aktivität oder Entscheidung des Prozesses per Drag&Drop zu wählen und auf den Flowchart zu ziehen. Es wird automatisch eine Startaktivität angelegt, diese ist der Ausgangspunkt für den gesamten Vorgang. In den Textzeilen dieser Aktivität wird der Fortgang des Prozesses protokolliert. Hier befindet sich auch der Button um den Prozess zu stoppen.
Ziehen Sie einfach die gewünschten Aktivitäten in das Flowchart. Gehen Sie mit der Maus über die Symbole. Wenn der Zeiger zur Hand wird, können Sie die Abfolge mit Hilfe eines Pfeils angeben.
Speicherung
Die Speicherung einer Prozessvorlage ist nur dann möglich, wenn der Prozess richtig angelegt wurde. Eine Speicherung ist über „Datei“ oder alternativ über die Tastenkombination STRG+S möglich. Sind beispielsweise Symbole ohne eingehende Pfeile oder Prozessschritte ohne Bezeichnung vorhanden, erscheint eine Warnmeldung. Dieses Vorgehen verhindert, dass fehlerhafte Prozesse in FLOWFACT CRM gespeichert werden.
Wenn ein unvollständiger Prozess gespeichert werden soll, besteht die Möglichkeit diesen zu exportieren. Bei dieser Funktion wird keine Prüfung vorgenommen, dadurch ist es möglich auch Zwischenstände zu speichern. Weitere Hinweise erhalten Sie im Kapitel zum Export und Import von Prozessen.
Achtung! Nutzen Sie zur Planung von Prozessen andere Tools wie beispielsweise DiagrammDesigner oder Microsoft Visio. Diese Programme stellen weitere Funktionen und Symbole zur Verfügung. Weitere Hinweise erhalten Sie im Kapitel: Hinweise für den Designer.
Beenden
Der Designer wird über „Datei“ und „Beenden“ oder das „Schließen“-Symbol beendet.
Die Startaktivität
Jeder Prozess wird durch eine Startaktivität gestartet. Im Textfeld dieser Aktivität werden Eintragungen gemacht welche Schritte bereits bearbeitet wurden. Der Ablauf des Prozesses wird darüber vollständig dokumentiert.
Die Startaktivität ist die erste der Prozessaktivitäten, die über einen Vorgang miteinander verknüpft sind.
Für Startaktivitäten wurde eine Ansicht geschaffen, die durch ein Symbol Auskunft über den Status des Prozessschrittes gibt. Der Prozess wird zunächst initiiert. Dann werden die Verknüpfungen zu Adressen, Projekten, Objekten oder Verträgen und die Merkmale gewählt. Wenn diese Eingaben vollständig sind, wird der Prozess gestartet.
Eine Startaktivität wird automatisch als erster Prozessschritt durch den Prozess Designer angelegt. Ziehen Sie einfach mit der Maus die erste Aktivität des Prozesses auf das linke Feld.
Da diese Startaktivität wie jede andere Aktivität in FLOWFACT CRM behandelt wird, sind einige Einstellungen zu tätigen. Im Folgenden werden die einzelnen Felder und deren Funktion beschrieben. Vor der Anlage eines Prozesses lohnt sich ein Blick auf die Tipps im Kapitel „Hinweise für Programmierer“.
Prozessname
Diese Benennung wird vom Schnellstart im Navigator und den Listen im Prozessfenster verwendet. Die Suche greift auch auf diese Bezeichnung zu, daher ist eine eindeutige Bezeichnung sinnvoll. Es ist nicht möglich mehrere Prozesse mit demselben Namen anzulegen.
Beschreibung
Dieser Text findet sich im Beschreibungsfeld der Prozessansicht in der Aktivität. Die Beschreibung wird ebenfalls im Notizfeld angezeigt. Die Einträge zu den einzelnen Schritten werden immer in der ersten Zeile eingefügt.
Startaktivität
Durch die Auswahl wird die Aktivitätenart bestimmt. Es wird eine Liste aller im System verfügbaren Aktivitätenarten geliefert. Farben, Ansicht und Eingabehilfen können über die Einstellungen im Fenster „Extras“ „Aktivitätenarten“ vorgenommen werden.
Eskalationsmerkmale
Durch die Auswahl wird bestimmt welches Merkmal die Überfälligkeitsmerkmale tragen. Durch dieses Merkmal werden die Meldungen in der Wiedervorlage einer bestimmten Person angezeigt. Es können aber auch funktionale Merkmale eingerichtet werden die zu bestimmten Zeiten kontrolliert und reportet werden. In welcher Form die Eskalationsnachricht erstellt werden, kann im Dienst eingestellt werden.
Navigatoricon
Wird hier „True“ gewählt, kann der Prozess über den Button im Navigator gestartet werden. Bei „False“ muss zunächst die Prozessvorlage gewählt werden und der Prozess kann dann aus dem Prozessfenster gestartet werden.
Benutzergruppen
Wenn hier eine Auswahl getroffen wird, können nur die Benutzer dieser Gruppe den Prozess starten oder stoppen. Die Bearbeitung der einzelnen Prozessschritte ist davon nicht betroffen.
Berechtigung
Werden hier eine oder mehrere Gruppen ausgewählt, können nur Mitglieder dieser Gruppen Prozessschritte dieses Prozesses sehen und bearbeiten. Ist keine Gruppe ausgewählt, so ist der laufende Prozess öffentlich.
Gültig ab
Durch dieses Feld wird definiert ab wann ein Prozess gültig ist. Auf diese Weise ist es möglich einen Prozess zu einem bestimmten Datum zu ändern. Wenn ein Prozess verändert wird, fragt das Programm bei der Speicherung nach diesem Datum.
Gültig bis
Hier ist die zeitliche Befristung eines Prozesses möglich. Bei Speicherung eines veränderten Prozess wird gefragt, ob der bestehende Prozess befristet werden soll. Es ist nicht möglich zwei Prozesse mit gleicher Bezeichnung zu definieren die zur gleichen Zeit aktiv sind.
Dokumentenhang
Nur wenn diese bestimmte Datei als Anhang der Aktivität vorhanden ist, wird der Prozess gestartet.
Verrechtung nach Beendigung
Es ist die Möglichkeit geschaffen worden, mit Beendigung des Prozesses alle Aktivitäten des Prozesses zu verrechten. Hierbei werden die Schreib- in Leserechte umgewandelt. Sobald dies umgestellt ist, haben alle Beteiligten nur noch lesenden Zugriff. Eine Änderung an diesen Datensätzen kann nicht mehr vorgenommen werden. Dies ist besonders für Hausverwalter interessant, wo Vorgänge so abgespeichert werden müssen, dass sie vor Gericht Bestand haben. Ein gesamter Prozess, der nachweisbar nach Beendigung nicht mehr verändert wurde, ist sicherlich eine Möglichkeit der Beweispflicht nachzukommen.
Die Prozessaktivität
Nach der Startaktivität folgen beliebig viele Prozessaktivitäten. Der nächste Prozessschritt wird durch die Erledigung der vorhergehenden Aktivität durch den Prozessdienst gestartet. Auf diese Weise können Schritte manuell, automatisiert und auch über mobile Geräte erledigt werden.
Die Aktivitäten werden über Drag&Drop eingefügt. Es können nur bereits in FLOWFACT CRM angelegte Aktivitäten ausgewählt werden. Die Einstellungen, wie zum Beispiel Farben und Ansichten werden übernommen.
Die Aktivitäten können durch Pfeile verbunden werden. Folgen einer Aktivität mehrere Aktivitäten werden alle gleichzeitig gestartet. Entscheidungsaktivitäten werden gesondert erläutert.
Werden zwei Aktivitäten zu einer zusammengeführt, müssen alle vorhergehenden Schritte erledigt sein, damit der Folgeschritt gestartet wird.
Die Erstellung der folgenden Aktivität erfolgt erst im Moment der Erledigung der vorangehenden Aktivität. Aus diesem Grund sind kommende Prozessschritte für den Bearbeiter erst sichtbar, wenn der vorhergehende Schritt erledigt wurde.
Betreff
Entspricht der Betreffzeile der Aktivität. Mit {PREVSTEP} kann der Betreff der Vorgängeraktivität übernommen werden. Zudem kann auch {PREVSTEP} + weiterer Text definiert werden.
Notiz
Entspricht dem Notizfeld der Aktivität. Sollte eine html-Vorlage ausgewählt werden, werden die Eintragungen aus diesem Feld überschrieben. Mit {PREVSTEP} kann die Notiz der Vorgängeraktivität übernommen werden.
Stichwort
Entspricht dem Feld Stichwort in einer Aktivität. Eine Belegung dieses Feldes vereinfacht die Suche nach diesen Aktivitäten und kann die Identifikation von bestimmten Aktivitäten bei Auswertungen erleichtern. Mit {PREVSTEP} kann das Stichwort der Vorgängeraktivität übernommen werden.
Html-Vorlage
Hier können html-Vorlagen mit Platzhaltern hinterlegt werden. Diese müssen im Ordner ..FLOWFACT/vorlagen/aktivi gespeichert sein. Es empfiehlt sich die Anlage eines weiteren Unterordners für alle in Prozessen genutzten html-Vorlagen.
Zunächst wird der Text mit den nicht ausgefüllten Platzhaltern angezeigt. Durch die Funktion „Platzhalter ersetzen“ werden die Platzhalter entsprechend der verknüpften Daten ersetzt.
Merkmale
Durch die Auswahl wird bestimmt, welches Merkmal/welche Merkmale die Prozessaktivitäten tragen. Durch dieses Merkmal werden die Meldungen in der Wiedervorlage einer bestimmten Person angezeigt. Es können aber auch funktionale Merkmale eingerichtet werden die zu bestimmten Zeiten kontrolliert und bearbeitet werden. Beispielsweise kann ein Merkmal „Druck“ eingerichtet werden und ein Mitarbeiter kann zentral alle Dokumente ausdrucken.
Benutzermerkmalsplatzhalter
Die Zuweisung von Aktivitäten an unterschiedliche Personen oder Funktionen (z.B. „Druck“) erfolgt über die Merkmale. Dabei sind drei unterschiedliche Belegungen möglich:
1) Bearbeitung durch den Benutzer der den Prozess gestartet hat: {BEN_MKM}
2) Bearbeitung durch immer den gleichen Benutzer: Siehe Merkmale
3) Bearbeitung durch einen im Objekt, Projekt oder Vertrag definierten Benutzer. Auf diese Weise ist es möglich je nach Kontext die Aktivitäten an andere Personen zu leiten. Beispielsweise: {PRJ_Projektverantwortlicher}, {OBJ_Objektbetreuer} oder {OBJ_Mieter}.
Die Merkmale lassen sich auch kombinieren. Soll beispielsweise der Initiator des Prozesses und der Objektbetreuer informiert werden, können beide Befehle eingefügt werden. Die variable Belegung ist nur für ein Merkmal möglich.
Mit {PREVSTEP} können alle Benutzermerkmale der Vorgängeraktivität übernommen werden.
Adresslink 1 und 2 Platzhalter
Über diese Felder können die Adressfelder in den Aktivitäten belegt werden. Besonders in Hinblick auf die Kundenhistorie und die Verwendung von Dokumenten ist die Funktion notwendig. Hier sind vier Verfahrensweisen möglich.
1) Der Prozess wird aus dem Adressfenster gestartet. In diesem Fall wird direkt die aktive Adresse verknüpft.
2) Die Adressverknüpfung wird erst im Laufe des Prozesses verknüpft. Beispielsweise steht ein Dienstleister erst in Schritt 4 fest. Dann sollte über das Beschreibungsfeld deutlich gemacht werden, dass unbedingt eine Adressverknüpfung herzustellen ist.
3) Es wird die Adresse aus dem vorhergehenden Schritt übernommen. Dieser Befehl lautet {PREVSTEP}. Bitte alle Buchstaben großschreiben.
4) Die Belegung anhand einer im Objekt, im Projekt oder im Vertrag verknüpften Adresse. Beispielsweise: {OBJ_Hausmeister}. Soll in einem Prozessschritt der Hausmeister informiert werden, kann so der jeweilige Hausmeister des Objekts auf der Adresse1 verknüpft werden. Dies ist Voraussetzung für die automatische Erstellung von Dokumenten.
5) Eintrag einer konkreten Adresse, die verknüpft werden soll
Anhänge
Über dieses Feld können der Aktivität bestimmte Anhänge angefügt werden. Diese müssen innerhalb des FLOWFACT-Verzeichnisses auf dem Server gespeichert sein.
Diese Funktion eignet sich sowohl für Dateianhänge von E-Mails (z.B. Mieterfragebogen), sowie für das Anfügen von Arbeitsanweisungen und Checklisten (z.B. Checkliste für OpenHouse-Termin)
Word Dokumente
Wenn hier Dokumente ausgewählt werden, werden diese als Anhänge zur Aktivität mit erstellt. Durch die Funktion „Platzhalter ersetzen“ werden die Platzhalter aller angefügten Dateien ersetzt und im Anhang gespeichert. Auf diese Weise lassen sich Briefe und Verträge erstellen.
Bei der Erstellung der Vorlagen ist zu beachten, dass die Funktion immer aus dem Aktivitätenfenster gestartet wird und die Platzhalter auch dementsprechend strukturiert sein müssen.
Verrechtung nach Beendigung
Es ist die Möglichkeit geschaffen, dass mit Abschluss des Prozesses einzelne Aktivitäten des Prozesses die gesetzten Schreibrechte auf Leserechte (alle Beteiligte sowie der Besitzer des Datensatzes nur noch lesen) umgestellt werden.
Verwendung von UND- und ODER-Operatoren
Die Verwendung von Operatoren (und/oder) ist jetzt möglich. Hierdurch können z.B. Entscheidungszweige wieder zusammengeführt werden. Prozessaktivitäten, die nach einer jeweiligen Entscheidung wieder komplett identisch waren, mussten bisher redundant angelegt werden. Dies entfällt nun, da einzelne Prozessteile mit den Operatoren wieder zusammengeführt werden können.
Definition von Folgeprozessen
Haben Sie umfangreiche Prozesse im Unternehmen, bei denen aber immer wieder Teilprozesse auf einander aufbauen, dann können Sie nun innerhalb eines Prozessdesigns direkt auf Folgeprozesse verweisen. Dies erspart Ihnen alle Teilprozesse immer wieder redundant abbilden zu müssen.
Überfällig
Mit einem Eintrag in dieses Feld wird die Aktivität nach diesem Zeitraum überfällig. Ein Eintrag hat folgende Auswirkungen:
- Bei Überfälligkeit ändert sich der Status der Aktivität. Das wird durch ein Symbol in der Prozessansicht der Aktivität deutlich.
- Wenn ein Eskalationsmerkmal vergeben wurde, wird eine Vorgangsaktivität erzeugt und mit diesem Merkmal gespeichert. Auf diese Weise können Personen informiert
oder Dokumentationen geführt werden. Diese Nachrichten können gelöscht werden, allerdings werden sie beim nächsten Durchlauf des Prozessdienstes neu angelegt.
- Diese Felder müssen belegt sein, um einen Prozess über das Enddatum starten zu lassen.
Die Überfälligkeitsmeldung wird am Folgetag mit Uhrzeit 0:00 eingestellt
Datum (von/bis) plus X Tage
Hier kann abhängig vom Anlagedatum das Datum (Von/Bis) für die Prozessaktivität definiert werden.
Tage bis Anzeige
Die Prozessaktivität wird nach Erledigung der Vorgängeraktivität erstellt. Soll ein bestimmter Zeitraum zwischen den beiden Aktivitäten liegen, ist dieser im Feld „Tage bis Anzeige“ zu definieren. Auch diese Felder werden bei der Rückwärtsberechnung berücksichtigt.
Die Entscheidungsaktivität
Die Entscheidungsaktivität kann nur durch eine Entscheidung für den nächsten Prozessschritt erledigt werden. Die Entscheidung fällt immer für genau einen Folgeschritt.
Auf diese Weise wird eine Entscheidung eingefordert, weil die Aktivität sonst in der Wiedervorlage verbleibt. Bei Löschung erfolgt die erneute Anlage durch den Dienst. Wird das Merkmal entfernt, wird eine Eskalationsmeldung erzeugt. Auf diese Weise ist es nicht möglich einen Prozess abzubrechen.
Auch die Entscheidungsaktivität wird im rechten oberen Fenster ausgewählt. Die Einstellungen entsprechen der Prozessaktivität.
Eine Entscheidungsaktivität kann beliebig viele Alternativen für die Entscheidung bieten. Diese sind jeweils als eine Folgeaktivität nach der Entscheidung zu modellieren. Der Bearbeiter erhält die Titel der Folgeaktivitäten angezeigt und kann sich dann für genau eine Alternative entscheiden.
Eine Zusammenführung nach Entscheidungsaktivitäten ist nicht möglich. Sollten sich später wieder gleiche Schritte anschließen, sind diese in jedem Strang einzeln zu definieren.
Für den Bearbeiter erscheint das folgende Auswahlfenster bei der Erledigung einer Aktivität. So lange die Entscheidung nicht getroffen wurde, ist eine Erledigung der Aktivität nicht möglich.
Auch automatische Routinen wie „global ändern“ können die Aktivität nicht erledigen, da der Dienst sie beim nächsten Durchlauf wieder auf „unerledigt“ setzen wird.
Wird eine Entscheidungsaktivität auf erledigt gesetzt, ohne dass eine Entscheidung getroffen wurde, wird diese beim nächsten Durchlauf des Dienstes wieder auf unerledigt gesetzt. Dies ist auch der Fall, wenn die Erledigung auf einem mobilen Gerät erfolgt ist.
Nachdem eine Entscheidung vom Dienst erkannt wurde, kann sie nicht mehr rückgängig gemacht werden.
Für den Bearbeiter sind Entscheidungen in der Prozessschrittübersicht erkennbar. Wenn er mit dem Prozess nicht vertraut ist, besteht die Möglichkeit die alternativen Pfade anzeigen zu lassen. Nach einer Entscheidung ist durch die Symbole ersichtlich, welcher Pfad gewählt wurde.
Prozesse initiieren und starten
Die Initiierung und der Start des Prozesses sind getrennt worden um die Verknüpfungen zu Adressen, Objekten, Projekten, Aktivitäten und Verträgen und die Merkmalseinstellungen vor dem ersten Prozessschritt vornehmen zu können.
Der Prozess wird durch Doppelklick auf den Prozessnamen initiiert. Der Start erfolgt in diesem Fall durch den Button im Prozessfenster der Startaktivität.
Wenn im Navigator mit der rechten Maustaste der Prozess direkt gestartet wird, entfällt der manuelle Start. Abhängig aus welchem Fenster der Prozess gestartet wird, wird direkt die Adresse, das Objekt, das Projekt oder der Vertrag verknüpft. Weitere Verknüpfungen sind beim Direktstart dann aber nicht mehr möglich.
Wird ein Prozess aus einem bestimmten Fenster heraus initiiert, so ist automatisch der aktive Datensatz mit der Startaktivität verknüpft. Weitere Verknüpfungen können vorgenommen werden bevor der Start erfolgt.
Die Initiierung eines Prozesses kann auch mit dem Knopf im Prozessfenster gestartet werden. Das ist immer dann notwendig, wenn der Prozess nicht für den Navigator frei geschaltet wurde.
Für den technisch interessierten Leser
Die Trennung zwischen Initiieren und Starten musste eingeführt werden, da die Bearbeitung der Prozesse über einen Dienst erfolgt, der in regelmäßigen Abständen die Startaktivitäten kontrolliert. Gäbe es die Unterscheidung nicht, würde der Dienst den Prozess starten, auch wenn noch keine Verknüpfungen gemacht wurden.
Prozesse über Enddatum starten
Bei festen Terminen ist es sinnvoll einen Prozess zu einem bestimmten Termin starten zu lassen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass zum gewählten Zeitpunkt alle vorhergehenden Schritte erledigt wurden. Dies ermöglicht eine langfristige Planung und macht zum richtigen Zeitpunkt auf notwendige Arbeitsschritte aufmerksam.
Die Initiierung eines solchen Prozesses erfolgt über die rechte Maustaste und den Navigatoreintrag. Es ist zu wählen welcher Schritt zu welchem Datum entweder gestartet oder abgeschlossen sein muss. Die Differenz dieser beiden Zeitpunkte ist der Wert aus dem Feld „überfällig“ addiert mit dem Wert aus dem Feld „Tage bis Anzeige“. Es wird immer der längste, das heißt der ungünstigste Pfad, berechnet.
Der Prozess wird an dem Tag gestartet an dem die Summe von „überfällig“ und „Tage bis Anzeige“ genau dem Zeitraum bis zum ausgewählten Schritt entspricht.
Beispielsweise kann auf diese Weise am Tag vor einem Notartermin noch eine Erinnerung verschickt werden und am Tag später die Rechnung. Zu wählen ist dann der Tag des Notartermins, alle weiteren Berechnungen nimmt das System anhand der Prozessvorlage vor.
Wenn eine Rückwärtsberechnung gewünscht ist, muss diese bereits beim Design berücksichtigt werden. Sind beispielsweise keine Überfälligkeitszeiten definiert, kann die Berechnung nicht erfolgen. Im Designer ist dafür eine Prüfroutine hinterlegt.
Platzhalter in Prozessaktivitäten ersetzen
Die Vorlagen aus Prozessaktivitäten werden zunächst mit den Platzhaltern in die Aktivität eingefügt. Diese Platzhalter können auf Knopfdruck ersetzt werden. In HTML-Vorlagen ist das innerhalb von FLOWFACT CRM möglich. Bei Word-Vorlagen wird dafür Word gestartet und sofort wieder geschlossen.
Durch einen einfachen Klick auf den Button „Platzhalter ersetzen“ im Navigator werden die Platzhalter ersetzt. Der Button kann auch im Navigator an andere Stellen gesetzt werden. Nähere Informationen finden sich in den Einstellungen der Navigatorbuttonbar.
Die Funktion kann auch aus dem Prozessfenster der Aktivität gestartet werden.
Übersicht laufende Prozesse
Diese Ansicht ist die Steuereinheit für den Prozessverantwortlichen. Durch die übersichtliche Darstellung können alle laufenden Prozesse jeweils einer Prozessvorlage überwacht werden. Durch diese Informationen ist auch ohne aufwendiges Reporting ein Überblick über den Bearbeitungsstand möglich.
Mit einem Klick auf die einzelnen Aktivitäten werden diese dann in FLOWFACT angezeigt. Wer über einen großen oder gar über zwei Monitore verfügt, kann ohne Fensterwechsel in die einzelnen Prozessschritte springen und diese aktiv managen. Wie bei jeder Aktivität können Vermerke angebracht oder Merkmale geändert werden.
Um die Übersichtlichkeit sicherzustellen, werden nur laufende Prozesse angezeigt. Gestoppte und abgeschlossene Prozesse lassen sich über die Startaktivitäten aufrufen.
Durch die „Aktualisierung“ wird der neue Bearbeitungsstand geladen.
Übersicht zum Objekt
Mit FLOWFACT Performer erhalten Sie eine Gesamtübersicht zu allen Aktivitäten, die eine kostenfreundliche Bewirtschaftung ermöglichen.
Hinweis: Die Objekt-Übersicht steht Ihnen erst zur Verfügung, wenn das FLOWFACT Prozessmanagement genutzt wird, da die Objekt-Übersicht auf Daten dieses Programmteils zugreift.
Detail-Informationen
- Ansicht aller zukünftigen Termine:
Hier werden alle in der Zukunft liegenden Termin-Aktivitäten angezeigt. Aktivitäten gelten in FLOWFACT als Termin-Aktivität, wenn sie als im Kalender anzuzeigen definiert sind. Diese Definition nehmen Sie unter Administration - Aktivitätenarten in folgendem Dialog vor:
Übersicht der Ansprechpartner:
Hier werden alle Kontaktpersonen aufgelistet, die in irgendeiner Form mit dem Objekt verknüpft sind. Dazu gehörigen die direkt verknüpften Adressen, wie z.B. "Eigentümer" und "Quelle" - zudem werden aber auch alle Feldarten des jeweiligen Objektes vom Typ Adresse angezeigt sofern eine entsprechende Adresse mit dem Feld verlinkt ist. Dies sind z.B. Mieter, Ansprechpartner oder Hausmeister.
- Darstellung offener Punkte und Objektinformationen, die kürzlich eingegangen sind:
An dieser Stelle werden alle offenen und erledigten Aktivitäten angezeigt, die mit dem Objekt verknüpft sind. Durch Aktualisierung der Objekt-Übersicht über den "Aktualisieren-Button" haben Sie so auch die ganz frisch erzeugten Aktivitäten im Blick.
- Überblick über aktuelle Prozesse:
Auf der rechten Seite haben Sie eine Übersicht über alle mit dem Objekt verknüpften Prozesse. Seien es offene Verwaltungsprozesse, wie z.B. eine Schadensmeldung oder die Planung der Eigentümerversammlung - auf einen Blick sehen Sie hier, wo sich der Prozess gerade befindet. In diesem Zusammenhang erlangen Sie ebenfalls Informationen darüber ob ein Prozessschritt erfolgreich erledigt wurde oder ob einzelne Prozesse bzw. Prozessschritte überfällig sind und wer dafür verantwortlich ist.
Passen Sie sich das Layout der Objekt-Übersicht an Ihre eigenen Bedürfnisse an. Hierzu können Sie die einzelnen Spaltengrößen durch Ziehen mit der Maus verändern und das so erstelle Layout durch Bestätigen des Layout-Button speichern.
Rechtekonzept des Prozessmanagements
Es gibt drei Ebenen, auf denen das Prozessmanagement genutzt werden kann. Die Rechte können für jede Ebene separat gesteuert werden.
Prozessschritte bearbeiten
Für die Bearbeitung einzelner Schritte sind keine Freigaben notwendig. Die Aktivitäten werden von einem Dienst angelegt. Das Rechtekonzept des Erstellers ist dabei nicht relevant. Grundeinstellung ist: „Jeder“. Diese Einstellung kann geändert werden, wenn in der Startaktivität unter „Berechtigung“ eine Gruppe ausgewählt wird. Als Folge sind nur Mitglieder dieser Gruppe und der Benutzer der den Prozess initiiert berechtigt die Aktivitäten dieses Prozesses zu sehen und zu bearbeiten.
Werden Berechtigungen an der Startaktivität geändert, werden diese auf alle Aktivitäten, die noch vom Prozess Management Dienst erzeugt werden, übernommen.
Prozesse initiieren
In der Startaktivität können im Designer die Startbedingungen definiert werden. Eine Einschränkung ist über die Gruppenfunktionen möglich. Eine Einschränkung auf eine Gruppe hat folgende Auswirkungen:
- Nur Mitglieder dieser Gruppe sehen den Prozess im Navigator und können diesen starten
- Die Initiierung eines Prozesses ist nur durch Mitglieder der Gruppe zulässig
- Der Prozess kann nur von Mitgliedern dieser Gruppe gestartet werden
- Der Prozess kann nur durch Mitglieder dieser Gruppe gestoppt werden
Im Prozessvorlagenfenster werden einem Nutzer nur laufende und überfällige Prozesse angezeigt, für die er auch über die Zugriffsrechte verfügt.
Prozessvorlagen bearbeiten
Die Bearbeitung von Prozessvorlagen ist für jeden Benutzer gesondert freizugeben. Die Einstellung findet sich unter „Extras“ „Benutzer“ und dann „Berechtigungen“. Durch den Haken „Prozessvorlagen anlegen und bearbeiten“ wird die Freigabe erteilt.
Sie ist unabhängig von anderen Freigaben, so können auch Nicht-Administratoren Prozessvorlagen anlegen und bearbeiten. Bitte beachten Sie, dass für die Anlage von Aktivitätenarten, Feldern und Merkmalen eine gesonderte Freigabe notwendig ist.
Export und Import von Prozessen
Das Prozessmanagement ermöglicht den Import und Export von Prozessen. Beispielsweise können Prozesse als Grafik für Schulungs-, Dokumentations- und Präsentationszwecke verwendet ausgegeben werden. Für den Austausch zwischen zwei Systemen wird eine Datei im xml-Format erstellt.
Export:
Der Export erfolgt über den Menüpunkt „Extras“, gefolgt von dem Befehl Export;
im folgenden Dialogfenster ist vor dem Export ist das gewünschte Dateiformat zu wählen.
Die Dateien werden in einem xml-Format abgelegt, welches durch andere FLOWFACT-Systeme wieder eingelesen werden kann. Auf diesem Weg ist es auch möglich unvollständige Prozesse abzuspeichern.
Import:
Sollten Prozesse aus anderen Systemen importiert werden, ist es möglich, dass bestimmte Aktivitätenarten nicht vorhanden sind. Der Designer zeigt dies an und vor einer Speicherung ist die Aktivitätenart auszuwählen. Merkmale und Benutzergruppen die im Zielsystem nicht vorhanden sind, werden auch nicht übernommen.
Für den Import von Prozessen, wählen Sie in der Menüleiste den Befehl Extra, gefolgt von Import aus;
und im folgenden Dialoigfenster (hier aus dem Mustervorlagen Ordner für Prozesse) beispielsweise einen der mitgelieferten Musterprozesse aus.
Nach dem Import wird dieser entsprechend dargestellt.
Hinweise für den Prozessbeauftragten
Der Weg eines Prozesses aus der Praxis in FLOWFACT CRM führt meist über mehrere Stufen. Dabei verändert sich die Darstellung des Prozesses stetig. Die Stufen lassen sich wie folgt beschreiben.
- Aufnahme von Prozessen in der Praxis
- Planung der idealen Prozessstruktur
- Design des Prozesses im Prozess Designer
- Prozesssimulation und Pilotprozesse in der Praxis
- Kontinuierliche Prozessverbesserung
Zur Aufnahme und Planung von Prozessen in FLOWFACT CRM empfiehlt sich eine Planung auf Papier oder mit Hilfe einer anderen Software, beispielsweise Microsoft Visio oder der kostenlosen DiagrammDesigner. Die Darstellung über den Designer ist zu Beginn nicht empfehlenswert, da sich die Ansicht für Aufnahme von Prozessen nicht eignet. Die Gegenüberstellung der Darstellungsweisen macht die Unterschiede deutlich.
Die Darstellung kann teilweise stark abweichen, was durch den Aufbau des Prozessmanagements bedingt ist. Eine Planung für technisch unerfahrene Anwender sollte daher ohne Berücksichtigung der programmiertechnischen Gegebenheiten erfolgen.
Das Prozessmanagement legt Aktivitäten immer erst dann an, wenn eine vorhergehende erledigt wurde. Bei feststehenden Terminen hätte dies zur Folge, dass der Termin erst im Kalender sichtbar wird, wenn die Erinnerung geschrieben wurde. Damit der Termin direkt sichtbar, ist wird er hier direkt bei Prozessstart angelegt.
Die Planung von zeitlichen Abständen ist elementar wichtig, da daraufhin das Start-Datum des Prozesses berechnet wird.
Wichtige Fristen vor einem Termin sollten auch direkt bei Prozessstart angelegt werden, denn sonst besteht die Gefahr, dass bei einer Überfälligkeit eines Prozessschrittes der gesamte Prozess verzögert wird. Ist eine Fristenwarnung Teil des Prozesses, würde die Warnung ebenfalls nur mit Verzögerung erfolgen.
Starten Sie mit dem Design Ihres Prozess im Programm erst, wenn das Design schlüssig ist. Ergeben sich bereits im Design Widersprüche oder logische Fehler, wird der Prozess auch nicht anwendbar sein.
Außerdem empfiehlt es sich bei der Prozess-Ablaufbeschreibung zunächst mit Stift und Papier das Ganze vorab zu skizzieren. Auch ist es sinnvoll, wenn alle Mitarbeiter in die Planung des Prozesses involviert sind. Es reduziert danach die Probleme, weil Schritte vergessen wurden. Und wenn Sie Ihre Mitarbeiter einbeziehen und dann etwas vergessen wird, dann fühlen sich alle gleich verantwortlich.
Namensgebung bei Prozessen
Wenn mehrere Abteilungen mit Prozessen arbeiten, empfiehlt sich, bei der Namensgebung das Abteilungskürzel vorneweg zu stellen, z. B. HR_Arbeitsende oder FIN_Rechnung.
Anlage von neuen Aktivitätenarten
Wenn mit Prozessen gearbeitet wird, sollten eigene Aktivitätenarten für die Startaktivität und Überfälligkeitsmeldungen angelegt werden. Für die anderen Aktivitätenarten gelten die bekannten Verfahren.
Anlage von Merkmalen
Die Anlage von eigenen Merkmalen beispielsweise für Abteilungen, Funktionen oder Überfälligkeitsmeldungen sollte vorab besprochen und gemeinsam entschieden werden.
Berechtigungskonzept
Das Berechtigungskonzept entscheidet darüber, welche Prozesse für die unterschiedlichen Benutzergruppen in Ihrem Unternehmen verwendbar sind. Werden viele Prozesse von unterschiedlichen Abteilungen eingesetzt, sollte dies bei der Planung berücksichtigt werden.
Eigener Vorlagenordner für Prozesse
Wenn Dokumente für Prozesse verwendet werden, sollten diese in separaten Ordnern abgelegt werden. Eine Verrechtung dieser Ordner stellt sicher, dass keine Dokumente ausgetauscht werden können.
Wahl des Farbschemas
Die Farbwahrnehmung hilft bei der Orientierung im Programm. Wenn Farben direkt bestimmten Prozessen zugeordnet werden, erleichtert dies die spätere Bearbeitung.
Aktualisierung von Prozessen
Wenn ein Prozess verändert wird, ist das Datum zu definieren, an dem die Veränderung wirksam wird. Es ist nur ein Prozess mit der jeweiligen Bezeichnung zulässig. Sind noch Prozesse in Bearbeitung, muss entschieden werden, wie diese zu Ende zu führen sind. Es gibt 2 Möglichkeiten, zum einen beendet man laufende Prozesse konsequent, indem man diese über ‚Prozess stoppen‘ abbricht oder aber man lässt die veraltete Version für den jeweils laufenden Prozess zu Ende laufen.
Bei rechtlich relevanten Änderungen in einer Prozessvorlage empfiehlt sich sicherlich, sämtliche laufenden Prozesse bewusst zu beenden und die neue Prozessvorlage zu verwenden.
Prüfung von Prozessen
Wenn Sie überprüfen möchten, ob ein Prozess korrekt durchläuft, empfiehlt es sich, das mit beendetem Dienst und über die manuelle Dienstausführung über die FlowFactProcessServiceConfiguration.exe am Server mit Loglevel Trace durchzuführen. Mehr dazu haben wir hier erläutert. https://performer-service.flowfact.de/hc/de/articles/360010450577