Aktivitätenarten

Beschreibung

Die Anzeige dieses Fensters, kann bei aktivierte "Mehrsprachigkeit" innerhalb von FLOWFACT, entsprechend eingestellt werden.

Aktivitätenarten sind mächtige Helfer für eine ausgezeichnete Organisation! Da bei FLOWFACT alle Vorgänge als Aktivität gebucht werden können, benötigen die einzelnen Aktivitäten untereinander ein eindeutiges Unterscheidungsmerkmal. Dazu verwendet FLOWFACT die sog. Aktivitätenarten. Das Fenster Extras/Aktivitätenarten... nimmt beliebig viele Aktivitätenarten auf.

Mit Hilfe der Aktivitätenart können Sie jedem Vorgang einen Namen geben. Die folgenden Abbildungsbeispiele zeigen die Aktivitätenart im Fenster Aktivitätenarten nzu welchen die Ansichten für die Anzeige im FLOWFACT, eingestellt werden können. In der zweiten Abbildung ist eine weitere Aktivitäten im System bei Verwendung zu erkennen:

 

 

 

 

 

Fenster "Aktivitäten" bei aktiver Registerkarte "Aktivitäten (Liste)"

 

 

 

 

Fenster "Aktivitäten" bei aktiver Registerkarte "E-Mail"

 

Aktivitätenarten steuern automatisch wichtige Vorbelegungen!

Aktivitätenarten geben einer Aktivität nicht nur einen Namen, sondern sind darüber hinaus für wichtige Vorbelegungen und Einstellungen verantwortlich. Sie steuern z.B. das Vorlagedatum mit (Alarmsystem) oder ohne Uhrzeit. Auch die Einstellung, ob die Aktivität nur in der Vorlageliste oder aber auch imTerminkalender (unter Berücksichtigung von Schrift- und Hintergrundsfarben) erscheinen soll ist möglich.

Steuerung des FLOWFACT-Mailsystems!

Über die Aktivitätenart können Sie außerdem noch festlegen, ob diese für das FLOWFACT-Mailsystem verwendet werden soll. Ist dies der Fall, können sich FLOWFACT-Anwender untereinander Nachrichten "verschicken". Dem Empfänger einer solchen Mail-Aktivität wird der Zugang akustisch und optisch (Alarmfenster) angezeigt. Er kann unmittelbar darauf antworten. Die Antwort geht an den Absender der Nachricht zurück.

Es können nur unbenutzte Aktivitätenarten gelöscht werden!

Feldarten, die bereits benutzt wurden, können Sie im Nachhinein bedenkenlos umbenennen. Die Namensänderung wird in allen betroffenen Aktivitäten sofort sichtbar.

Aktivitätenart

Durch sog. Aktivitätenarten können Sie beliebig viele unterschiedliche Aktivitäten definieren. Sie werden in den Fenstern...

Aktivitäten und
QuickAktivität (welches ebenfalls eine Aktivität erzeugt)

... zur Auswahl angezeigt (Listenfeld Art). Mit Hilfe der vielseitigen Einstellungsmöglichkeiten steht Ihnen ein hoch leistungsfähiges und doch einfach zu bedienendes Bearbeitungs- bzw. Organisationssystem für jede Form von Aktivität (ob Anruf, Aktennotiz, Ablage, Wiedervorlage, Termin usw.) zur Verfügung.

Beschreibung der Fensterelemente

Name

Hier tragen Sie den Namen der Aktivität ein, der im Listenfeld Art im Aktivitätenfenster erscheinen soll.

Kürzel

Die Vergabe von Kürzeln ist für mehrere Funktionen wichtig:

• Wenn Sie z.B. eine Aktivitätenart für die Kalenderanzeige (Funktion Im Kalender anzeigen) freigegeben haben, so wird dort nicht der Name der Aktivitätenart, sondern deren Kürzelangegeben. Verwenden Sie bitte möglichst kurze Bezeichnungen (z.B. bis 3 Stellen), damit in Ihren Kalender-Einträgen noch Platz für weitere Informationen bleibt. Da Sie auch Farben vergeben können, könnten Sie sogar ganz auf das Kürzel verzichten. In diesem Fall lassen Sie das Feld einfach frei.
• Haben Sie Aktivitätenarten zur Anzeige im Kontextmenü freigegeben (Funktion QuickAktivität), so werden die dortigen Einträge entsprechend den Kürzeleingaben sortiert.
• Selbstverständlich können Sie Kürzel z.B. in internen Listen über Platzhalter ausgeben, um Raum zu sparen bzw. die Übersicht zu erhöhen.
• Bei Verwendung der PalmPilot Schnittstelle können Sie sog. "Default"-Aktivitätenarten" definieren. Das sind Aktivitätenarten, die bei der Übertragung vom PalmPilot zu FLOWFACT automatisch den jeweiligen Aktivitäten zugeordnet werden, sofern diese ohne Aktivitätenart im PalmPilot eingegeben wurden.
• Generell werden aus Platzgründen Aktivitätenarten im PalmPilot mit deren Kürzeln angezeigt (mit vorangestelltem ). Ein "???" weist darauf hin, dass zu dieser Aktivitätenart noch kein Kürzel vergeben wurde. Bevor Sie solche Daten auf dem PalmPilot ändern sollten Sie ein entsprechendes Kürzel eintragen. Bitte klicken Sie hier , wenn Sie dazu detaillierte Informationen benötigen.

QuickAktivität

Ist diese Funktion aktiv (abgehakt) so erscheint diese Aktivitätenart nicht nur im Listenfeld Art (in den Fenstern Aktivitäten und QuickAktivität), sondern auch im Kontextmenü der Symbolschaltfläche QuickAktivität.

Sobald Sie mit der linken Maustaste auf diese Symbolschaltfläche klicken, öffnet sich dasKontextmenü (sofern Aktivitätenarten, wie oben erwähnt, dafür gekennzeichnet sind). Wählen Sie den gewünschten Menüeintrag durch Mausklick aus, um den Assistenten QuickAktivität mit der bereits ausgewählten Aktivitätenart aufzurufen. Weitere Informationen dazu finden Sie in der dortigen Online-Hilfe (F1).

Die Einträge im o.g. Kontextmenü werden gemäß den Eingaben im Feld Kürzel sortiert!

Kosten

In dieses Textfeld tragen Sie Ihre Kosten ein, die für den jeweiligen Vorgang im Fenster Aktivitätenvorbelegt werden sollen. Diese Beträge beziehen sich auf die vorbelegte Währung im Fenster Extras/Grundeinstellungen. Ist € vorbelegt, so bedeutet z.B. die Zahl 10 = € 10,00. Selbstverständlich sollten Sie die einzelnen Kostenbeträge (sie sind als Pauschalbeträge zu verstehen) an Ihre Firma anpassen. Weitere Auskünfte erteilt Ihnen sicher die für Sie zuständige Industrie- und Handelskammer.

Km

Damit FLOWFACT die Kosten Ihrer gefahrenen Kilometer berechnen kann, sollten Sie hier Ihren individuellen Kilometersatz eintragen (z.B. 0,55 = € 0,55 pro km).

Notiz

Dieses Feld dient Ihnen zur Eingabe interner Notizen zur jeweiligen Aktivitätenart und hat darüber hinaus keine weitere Bedeutung.

Vorlage in ... Tagen

Über dieses Feld können Sie für jede (!) Aktivität einen Vorlagetermin vorbelegen. Denken Sie z.B. an die Aktivitätenart "1. Mahnung". Dort könnten Sie z.B. 14 Tage vorbelegen. Bei der Aktivitätenart "2. Mahnung" hingegen, reicht ein kürzerer Zeitraum, wie z.B. 8 Tage. Fügen Sie z.B. die Ziffer 14 ein, so trägt Ihnen FLOWFACT im Aktivitätenfenster automatisch das Vorlagedatum in das Feld Vorlage nach folgendem Beispiel ein:

Feld Datum: 01.08.1992 12:00 Sa (+14 Tage) = Feld Vorlage: 15.08.1992 Sa.

Wie sie aus dem o.g. Beispiel erkennen können, basiert das Vorlagedatum immer relativ zum Inhalt des Feldes "Datum" (dies gilt auch für eingestellte Minuten im nächsten Feld). Dieses Feld wird bei der Aktivitäten-Neuanlage immer automatisch mit dem aktuellen Tagesdatum einschl. aktueller Uhrzeit vorbelegt.

Vorlage in ... Minuten

Wollen Sie erreichen, dass im automatischen Vorlagetermin auch die Uhrzeit berücksichtigt wird, so sollte in diesem Feld mindestens die Zahl "1" stehen. Auch negative Werte können sinnvoll sein, wie Sie aus dem folgenden Beispiel sehen:

Feld Datum: 01.08.1992 12:00 Sa (-60 Minuten) = Feld Vorlage: 01.08.1992 11:00 Sa.

Eine solche Eingabe wäre im Zusammenhang mit der Aktivitätenart "Termin (extern)" durchaus denkbar. Sie würden bei diesem Beispiel erreichen, dass Sie FLOWFACT 1 Stunde vor Ihrem Termin akustisch und optisch warnt.

Ohne Uhrzeit

Da FLOWFACT das Vorlagedatum aus den Angaben im Aktivitäten-Feld Datum erzeugt, wird die dort vorgegebene Uhrzeit normalerweise mit übernommen. Wie Sie sicher bereits wissen, werden Aktivitäten mit Uhrzeit akustisch und optisch über das Fenster Alarm angezeigt. Wenn Sie dies nicht wünschen, so kreuzen Sie bei der jeweiligen Aktivitätenart dieses Kontrollfeld an (dies entspricht der Vorbelegung).

Bei aktiver (angekreuzter) Funktionsschaltfläche "Im Mailsystem verwenden" wird diese Funktion grau (nicht editierbar) dargestellt, da Mail-Aktivitäten grundsätzlich mit Uhrzeit versehen werden müssen.

Im Kalender anzeigen

Kreuzen Sie dieses Feld an, wenn die jeweilige Aktivitätenart in den Fenstern Kalender und Ganttverwendet werden soll.

In der Vorlageliste werden immer alle Aktivitätenarten angezeigt, auch dann, wenn dieses Feld aktiv ist.

Hinweis im Kalender

So gekennzeichnete Aktivitäten bleiben im Rahmen der Funktion Freien Termin suchenunberücksichtigt. Sie werden also nicht als Termin bei dieser Suche erkannt. Klicken Sie dieses Feld an (Häkchen), wenn Aktivitäten wie Termine im Kalender angezeigt werden sollen, aber nur als Notiz oder Hinweis dienen.

Als erledigt kennzeichnen

Haben Sie dieses Funktionsfeld angekreuzt (aktiviert), so wird das Feld Erledigt im Aktivitätenfenster automatisch angekreuzt, sobald Sie die damit verbundene Aktivitätenart auswählen.

Als erledigt gekennzeichnete Aktivitäten werden nicht in der Vorlageliste angezeigt. Im Kalenderhingegen (sofern die Aktivitätenart für die Kalenderansicht vorgesehen ist) bleiben sie, jedoch durchgestrichen, sichtbar. Erledigte Aktivitäten können zur lückenlosen (chronologischen) Information als Nachweis bzw. Beweis (z.B. abgelegte Schriftstücke) eine außerordentlich wichtige Rolle spielen.

Im Mailsystem verwenden

Ist dieses Feld aktiv, so ...

• ... erscheint unterhalb der Nachricht beim Empfänger ein Antwortfeld, so dass er ohne in das Aktivitätenfenster verzweigen zu müssen, direkt seine Antwort eingeben kann.
• ... reagiert die Bestätigung durch den Empfänger (OK-Symbol) anders: Die Aktivität wird nicht auf "erledigt" gesetzt, sondern geht mit einem "Gelesen-Vermerk" bzw. der Antwort an den Absender zurück. Dabei werden die Benutzermerkmale automatisch geändert.

So funktioniert das FLOWFACT Mailsystem
Das FLOWFACT Mailsystem einrichten

Bearbeiten zulassen

Nur möglich in Verbindung mit der Funktion "Im Mailsystem verwenden"! Kreuzen Sie diese Funktionsschaltfläche an, wenn Mail-Aktivitäten durch deren Empfänger bearbeitet werden dürfen (z.B. nach Anklicken der Schaltfläche "Aktivität anzeigen" im Fenster Alarm). Andernfalls bleibt das Bearbeiten der jeweiligen Mail-Aktivität nur dem Mail-Absender vorbehalten, um Manipulationen seitens des Mail-Empfängers auszuschließen.

Adreß-Verknüpfung lösen

Normalerweise wird bei Anlage einer neuen Aktivität das Verzweigungsfeld zur Adresse 1 mit der aktiven Adresse (Adresse, die nach Suchen bzw. Neuanlage im Adressenfenster angezeigt wird) vorbelegt. Wenn Sie diese Vorbelegung nicht wünschen, aktivieren (abgehakt) Sie dieses Feld.

Hintergrund

(Bereich "Farbe") Mit Hilfe dieser Einstellung sind Sie in der Lage, jeder Aktivitäten-Art eine Erkennungsfarbe zu vergeben. Mit Hilfe dieser Farben erreichen Sie eine optimale Übersicht sowohl in der Vorlageliste, als auch im Fenster Kalender. Die Farbe erscheint als Hintergrund in der jeweiligen Zeile der Vorlageliste und im Kalender in der entsprechenden Zelle. Sobald Sie diese Schaltfläche anklicken, öffnet sich die Farbpalette, in der Sie die gewünschte Farbe einfach auswählen und mit OK bestätigen.

Schrift

(Bereich "Farbe") Diese Funktion ist mit der im vorausgegangenen Abschnitt beschriebenen Schaltfläche identisch. Einziger Unterschied: die Farbe bezieht sich auf die angezeigte Schrift.

Muster

(Bereich "Farbe") Dieses Infofeld zeigt den Text, mit den o.g. Farbeinstellungen als Muster an.

Ansichten

Das Verhalten der View-Registerkarten im Fenster Aktivitäten (Ein- bzw. Ausblenden in Anhängigkeit der jeweils ausgewählten Aktivitätenart) können Sie selbst bestimmen bzw. jederzeit ändern bzw. anpassen. Wählen Sie die gewünschte Ansicht in diesem Feld aus. Wenn mehrere Registerkarten sichtbar sein sollen, so tragen Sie diese einfach durch Komma getrennt hier ein (z.B. Mail,MailDetails,Anhaenge). Der erste Begriff öffnet die dazugehörige Registerkarte automatisch (gem. obigem Beispiel wird die Registerkarte Mail geöffnet).

Bitte achten Sie darauf, dass das Feld Ansichten bei Aktivitätenarten, die sich auf ein- bzw. ausgehende E-Mails beziehen, unbedingt ausgefüllt wird (verwenden Sie den Eintrag Mail,MailDetails,Anhaenge). Diese Einstellung ist deshalb wichtig, weil nur über die Registerkarte E-Mail die Funktionen zur Verfügung stehen, die Sie zum Versenden von E-Mails benötigen (z.B. Senden, Erneut versenden, Weiterleiten, Kopie senden usw.)!

Objekt-Tracking

Dieses Feld ist nur in FLOWFACT Immobilien verfügbar und bezieht sich auf die Funktion Objekt-Tracking, welche im Kapitel FLOWFACT Webserver mit Objekt-Tracking beschrieben ist. Über dieses Listenfeld können Sie entscheiden, ob Ihre Immobilienverkäufer bzw. -Vermieter die jeweils angezeigte Aktivitätenart im geschützten Bereich Objekt-Tracking auf Ihrer Internetseite sehen dürfen (wenn ja, zusätzlich mit Betreff bzw. Notiz) oder ob diese nur für Ihre internen Zwecke vorgesehen ist (Auswahl Keine Übertragung).

Eingabehilfe

In diesem Listenfeld werden alle Eingabehilfen dargestellt, die für das Fenster Aktivitäten definiert wurden (siehe Fenster Extras/Eingabehilfen, Bereich Verfügbar). Wählen Sie hier die Eingabehilfe aus, die bei Verwendung der jeweiligen Aktivitäten-Art (nur im Rahmen einer Neuanlage möglich) automatisch vorbelegt werden soll.

Bei der Anlage neuer Datensätze werden normalerweise die Eingabehilfen (sofern im Fenster Extras/Eingabehilfen definiert) über ein Kontext-Menü direkt zur Auswahl eingeblendet. Dies ist bei allen Fenstern der Fall, die in der Lage sind, Feldarten (Daten-Eingabefelder) zu speichern (z.B. die Fenster Details, Projekte, sowie Objekte und Anfragen bei der Immobilienversion). Auch das Fenster Aktivitäten bietet die Möglichkeit, Daten über Feldarten zu speichern. Im Gegensatz zu den o.g. Fenstern wird jedoch die Anlage neuer Aktivitäten nicht durch Auswahl der Eingabehilfe, sondern über die Aktivitätenart gestartet. Die Auswahl der Eingabehilfe muss deshalb in einem zweiten Schritt erfolgen. Dank des hier beschriebenen Listenfeldes haben Sie jedoch die Möglichkeit, für jede Aktivitätenart eine Eingabehilfe zu bestimmen. Auf diese Weise ist es möglich, mit nur einem Mausklick im Neuanlage Kontext-Menü sowohl die Aktivitätenart, als auch die dazugehörige Eingabehilfe mit den damit verbundenen Feldarten für den neuen Datensatz zu übernehmen.

Aktivitätenartenliste

Diese Liste zeigt die vorhandenen Aktivitäten in zwei Spalten (Name und Kürzel) an. Wollen Sie eine vorhandene Aktivitätenart bearbeiten, so wählen Sie zuerst den gewünschten Listeneintrag aus (anklicken). Die Aktivitätenart wird dann im Fenster angezeigt.

Datensätze in Listen markieren