Damit Sie Ihre Objekte in das Internet übertragen können, müssen Sie in FlowFact zuerst die jeweiligen Internetbörsen eingerichtet haben. Danach müssen Sie die Objektdaten noch unter "eMakeln" bearbeiten. Wenn Sie die hier zusammengestellten Schritte durchführen, werden Sie in der Lage sein, Ihre Objekte über die Internetbörse(n) Ihrer Wahl auf einfache Weise zu präsentieren.
Unterschiedliche Anforderungen
Die Übertragung zu Internet-Immobilienbörsen basiert auf dem Openimmo-Standard. Jedoch bleibt es jedem Immobilienportal überlassen, welche der Objektdaten dargestellt werden. Um möglichst ausführliche Exposés auf den Immobilienportalen zu erhalten, überträgt FlowFact alle relevanten Daten. Diese Daten sind in FlowFact farbig gekennzeichnet oder, falls nötig, als Pflichtfelder definiert.
Woran erkennt FlowFact, ob ein Kurz- oder Langexposé veröffentlicht werden soll?
An der Berechtigungsmatrix. Diese finden sie im Objektefenster unter ...5 (eMakeln 1). Diese Einstellungen (Kurz- oder Langexposé, mit oder ohne genaue Adressenangabe) werden für jedes zu übertragende Objekt angegeben. Für jede eingerichtete Internet-Immobilienbörse existiert hier eine eigene Zeile. Damit ist es möglich zu unterschiedlichen Portalen unterschiedliche Daten zu übertragen. Selbstverständlich sind nachträgliche Änderungen jederzeit möglich.
Woran erkennt FlowFact, welche Eingabefelder ausgefüllt und welche Daten übertragen werden müssen?
Grundsätzlich spielt es keine Rolle, über welche der von FlowFact unterstützten Internet-Immobilienbörsen Sie Ihre Objekte anbieten wollen - FlowFact verwendet immer die gleichen Eingabefelder! Selbstverständlich setzt jede Objektart unterschiedliche Eingabefelder voraus. Welche Felder (Feldarten) nun ausgefüllt werden müssen und welche Besonderheiten bei der Übertragung der Daten beachtet werden müssen, teilen Sie FlowFact über die jeweils aufgerufene Eingabehilfe mit. Die Eingabehilfen spielen somit eine zentrale Rolle. Sie werden bei jeder Objekt-Neuanlage in einer Liste eingeblendet. Sobald Sie die jeweilige Eingabehilfe auswählen stellt FlowFact die objektspezifischen Eingabefelder zur Verfügung, die Sie nur noch auszufüllen bzw. beantworten müssen.
Insgesamt stellt FlowFact mindestens folgende Eingabehilfen zur Verfügung:
- Büro/Praxis-Kauf
- Büro/Praxis-Miete
- Garage/Stellplatz-Kauf
- Garage/Stellplatz-Miete
- Gastronomie/Beherberg.-Kauf
- Gastronomie/Beherberg.-Miete
- Grundstücke-Kauf
- Grundstücke-Pacht
- Häuser-Kauf
- Häuser-Miete
- Investment
- Läden/Handel-Kauf
- Läden/Handel-Miete
- Produktion/Hallen-Kauf
- Produktion/Hallen-Miete
- Sonstige Gew.Immobilien-Kauf
- Sonstige Gew.Immobilien-Miete
- Wohnen auf Zeit
- Wohnung-Kauf
- Wohnung-Miete
Allgemeine Hinweise
Eingabehilfen
Objekte, die Sie übertragen wollen, müssen Sie natürlich zuerst anlegen. Achten Sie bitte dabei darauf, dass Sie immer die richtige Eingabehilfe aufrufen, da FlowFact nur so Ihre Eingaben für die spätere Übertragung auf etwaige Eingabefehler hin überprüfen und die richtigen Objektarten zur Auswahl (Feldart Objektart) stellen kann. Haben Sie z.B. die falsche Eingabehilfe ausgewählt, so brechen Sie einfach ab, klicken erneut auf Neuanlage und rufen noch einmal die Eingabehilfe auf.
Felder, die für die Übertragung zwingend notwendig sind und noch nicht gefüllt sind, erkennen Sie an der gelben Farbgebung. Diese Felder müssen befüllt sein, damit eine Übertragung zu Immobilienportalen möglich ist.
Eingabehinweise finden Sie zu jeder Feldart als Tooltipp
und in der Statusleiste (Interpretation, wie FlowFact Ihre Eingabe verstanden hat)...
Die Feldart Objektart verfügt über viele Optionen (Optionswerte/Auswahlmöglichkeiten). Je nach gewählter Eingabehilfe werden automatisch nur die zu dieser Objektart gehörenden Optionen eingeblendet.
Fließtext-Felder
Bitte füllen Sie unbedingt auch die Fließtext-Felder im Register ...4 (Exposétexte) aus. Nur hier steht Ihnen genügend Raum für individuelle Beschreibungen zur Verfügung!
Objekt-Bilder
Selbstverständlich können Sie in FlowFact beliebig viele Bilder pro Objekt eingeben. Jedoch übernehmen die meisten Portale ein Maximum von 15 Bildern pro Objekt. FlowFact überträgt daher das Bild "kurz" und die Bilder "lang1" bis "lang14".
Fehlerprüfung
Automatische Erkennung der Sendedaten
FlowFact extrahiert vollautomatisch alle für die jeweilige Internet Immobilienbörse zugelassenen Daten und wandelt diese in das providerspezifische Format um. Sind z.B. in Ihren Objekten außer den Standard-Feldarten zusätzlich auch eigene Feldarten enthalten, so werden diese nicht übertragen.
Verbindungsabbau
FlowFact beendet nach der Übertragung automatisch die PPP-Verbindung.
Exposé-Erstellung
Für die Übertragung benötigen Sie kein Exposé, weil dieses beim jeweiligen Provider aus den übertragenen Daten (wie oben beschrieben) aufbereitet wird. Da Sie ja normalerweise Ihre Objekte auch direkt (ohne Immobilienbörse) anbieten, müssen Sie noch ein Exposé erfassen.
Grundsätzlich stehen Ihnen bei FlowFact zwei Möglichkeiten für das Erstellen von Exposés zur Verfügung:
- Auswahl der Exposévorlage über Datei-Öffnen-Dialog:
Diese Form der Exposé-Erstellung ist nur bei überwiegend manuell erstellen Exposés sinnvoll. Dabei können Sie beliebig viele Exposé-Vorlagen (z.B. pro Objektart) speichern und diese über den Datei-Öffnen-Dialog aufrufen. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Online-Hilfe unter den Begriffen Textfunktionen und Offertendruck. - Vollautomatische Exposé-Erstellung:
Diese Methode macht die Anlage der Exposés besonders einfach. Um die automatische Exposé-Erstellung zu starten, müssen Sie im Fenster Objekte, lediglich auf das Register Exposé klicken und eine der folgenden Funktionen aus dem Kontext-Menü auswählen:
- Exposé automatisch erstellen, wenn Sie für das aktive (im Objekte-Fenster sichtbare) Objekt ein Exposé oder...
- Exposé aus Liste automatisch erstellen/erneuern, wenn Sie gleich für mehrere Objekte jeweils ein Exposé erzeugen lassen wollen. FlowFact verwendet dabei die Objekte, die in der Suchergebnisliste (Register Objekt, im unteren rechten Bildschirmbereich) angezeigt werden. Diese Funktion werden Sie in der Regel verwenden, wenn Sie mehrere Objekte empfangen haben, die Sie in Ihr Programm aufnehmen wollen.
Bitte beachten: FlowFact verwendet als Exposé-Vorlage das Word-Dokument Vorlagen\Exposes\Automatisch.DOC. Damit Sie auch bei der automatischen Erstellung Einfluß auf das Exposé-Aussehen haben, sollten Sie zunächst die Mustervorlage _automatisch.DOC (im Musterverzeichnis Vorlagen.Mus\Exposes) öffnen, Ihren Wünschen entsprechend ändern und unter dem Namen automatisch.doc (ohne Unterstrich) im Verzeichnis Vorlagen\Exposes speichern. Aus technischen Gründen können in der Mustervorlage keine sog. DDE-Platzhalter verwendet werden. Es handelt sich um Platzhalter, die über die Word-Seriendruckfunktion ausgeführt werden (Seriendruckfeld bzw. Mergefield). Bei Objektdaten-Änderungen müssen Sie somit das Exposé komplett neu erstellen lassen.
Im Rahmen der automatischen Exposé-Erzeugung stehen Ihnen u. a. folgende Platzhalter zur Verfügung:
OBJ_ExposeDetails: Dieser Platzhalter (bereits in der Mustervorlage enthalten) stellt alle Detailinformationen zur Verfügung, die im Fenster Feldarten für das Exposé freigegeben wurden (siehe dort Bereich "Verfügbar", Funktion "Exposé").
OBJ_ExterneDetails: Dieser Platzhalter liefert grundsätzlich alle Detailinformationen, egal ob für das Exposé freigegeben oder nicht. Er eignet sich somit für interne Dokumente.
Exposé-Bilder
Alle im Lieferumfang enthaltenen Dokumentvorlagen (nur zur automatischen Exposé-Erstellung) beinhalten spezielle Platzhalter, die für das Einfügen der jeweiligen Bilder Objekt-Exposés Evtl. vorhandene Bilder werden automatisch im Exposé referenziert. Ist kein Bild vorhanden, so verwendet FlowFact das Bild mit dem Datei-Namen "keinbild.jpg" (Verzeichnis "Pic.obj"). Notfalls müssen Sie diese Vorlage (z.B. leeres Bild, dafür mit dem Hinweis "RDM ImmoNet - kein Bild vorhanden") entsprechend der von RDM IMMONET vorgegebenen Größe selbst erstellen und unter dem o.g. Namen speichern. Der Platzhalter wird innerhalb der Feldfunktion "EINFÜGENGRAFIK" verwendet, z.B. { EINFÜGENGRAFIK { Mergefield RDMBILDKURZDATEI } \update \d }
Spezielle HTML-Exposés unterstützt FlowFact momentan nicht. Wir halten dies auch im jetzigen Stadium nicht für sinnvoll.
Objekte archivieren/löschen
Um ein Objekt zu archivieren, können Sie im Fenster "Objekte" die Status-Funktion "Archiviert" auswählen:
Das Auswählen des Archiviertstatus sorgt für die Entfernung der Übertragungsmatrix, d.h. dass archivierte Objekte bei der nächsten Objektübertragung aus den Immobilienportalen gelöscht werden.
Tipp zum Einstieg:
Gerade am Anfang sollten Sie jede Übertragung am Monitor verfolgen und kontrollieren (Fenster Internetbörsen).
Weitere Hilfe zu den jeweiligen Elementen und Funktionen finden Sie über die Direkthilfe in den betroffenen Fenstern:
Objekte übertragen
Grundeinstellungen/Internet-Zugangsdaten
Benutzer/Berechtigung
Feldarten
Objekte (Registerkarten ...4 (Exposétexte) und ...5 (Internet))
FlowFact spezifische Fragen?
Wenden Sie sich bitte an Ihren FlowFact Fachhändler.
Besonderheiten "Immobilienscout"
Darstellung Lang-/Kurzexpose
Der Inhalt des Immobilienscout-Feldes Sonstige Angaben zum Objekt wird (fortlaufend) aus den Objekt-Details (Feldarten im Objekte-Fenster, Register Daten 1) erzeugt. Ansonsten werden die Immobilienscout-Felder Lage, Ausstattung, Objektbeschreibung, Sonstige Angaben aus den Eingaben der entsprechenden FlowFact-Feldarten und Exposé-Textfelder (Register Daten 1 und ...4 (Exposétexte)) gefüllt.
Schnittstellen-Beschreibungen
Allgemeines zur Beachtung
- Verwendung: die Schnittstellen zum ImmobilienScout24 (kurz: IS24) und anderen Openimmo-Börsen kann jeder FlowFact-Anwender nutzen der sich bei der entsprechenden Börse angemeldet hat.
- Darstellung: bei keiner Börse kann z.Zt. eine Zusammenfassung von Objekten dargestellt werden, wie z.B. ein Wohnblock mit Wohnungen von 100.000 € bis 300.000 € und Größen von 20 m² bis 70 m²!
- Anmeldung: Kontaktaufnahme am besten über die jeweiligen Seiten der Börse.
- Import & Online-Verwaltung: bei jeder Börse gibt es die Möglichkeit der Online-Verwaltung der Objekte, über die Sie als Kunde bei der Anmeldung informiert werden.
Änderungen, die Sie in der Online-Verwaltung vornehmen, werden bei der nächsten Übertragung von FlowFact aus, wieder überschrieben!
ImmobilienScout24
Wichtige Hinweise:
- Eine vollständig leere XML-Datei wird nicht übertragen! Falls also aus irgendeinem Grund alle Objekte bei IS24 gelöscht werden sollen, sollten Sie sich direkt mit ihrem Objektbetreuer dort in Verbindung setzen und die Löschung veranlassen. Der Objektimport bei IS24 funktioniert auf der Basis des Totalabgleichs (oder auch "Vollabgleich").D.h. für jede Lieferung eines Anbieters oder eines Standorts des Anbieters, wird der gesamte im Internet zu vermarktende Bestand übersendet.
- Achtung: bei Einführung der Schnittstelle sollten Sie vor dem ersten Import Rücksprache mit dem zuständigen Bearbeiter bei IS24 halten, auch wenn Sie bereits Kunde bei IS24 sind. Damit kann vermieden werden, dass die bestehenden Daten gelöscht werden, wenn weniger Objekte übertragen werden, als bereits in der Internet-Börse stehen.
- Bei IS24 wird der Import manuell gesteuert, bei Problemen ist es daher am besten, sich direkt mit diesen in Verbindung zu setzen.
- Vor der ersten Übertragung muss von IS24 der FTP Zugang eingerichtet werden!
Als Ansprechpartner steht Ihnen dort das Schnittstellenteam unter 030-24301-1100 gerne zur Verfügung..
Welche Objekte werden verwendet?
Erstübertragung:
Noch nicht übertragene Objekte werden Online gestellt, wenn der Blockiert-Haken NICHT gesetzt und in der Übertragungsmatrix unter "Objektdaten / 5..( eMakeln 1)" eine der Optionen Kurz- und/oder Langexpose für ImmobilienScout24 ausgewählt wurden. Zusätzlich dazu können die Adressangaben des Objektes veröffentlicht werden, aber diese Option allein führt nicht zur Übertragung. Wenn "Adresse" ausgewählt wird, wird die Straße beim Portal veröffentlicht.
Aktualisierung:
Bereits übertragene Objekte werden aktualisiert, wenn das Änderungsdatum nach dem Datum der letzten Übertragung liegt. Achtung: hier wird bei Objekten, die einem STAMM-Objekt untergeordnet sind, auch das Änderungsdatum des STAMM-Objektes (und aller anderen übergeordneten Objekte) berücksichtigt.
Löschen:
Wenn ein Objekt archiviert wurde, auf inaktiv gesetzt oder in der Übertragungsmatrix die entsprechende Option entfernt wurde, wird dieses Objekt in der Internet Börse gelöscht d.h. es wird nicht mehr übertragen (s.u.)
Was wird übertragen ?
Verschiedene Daten des Objektes, die erfassten Objektdetails und dem Objekt zugeordnete Bilder.
Bei den Objektdetails wird berücksichtigt, ob übergeordnete STAMM-Objekte vorhanden sind.
Dies bedeutet: In diesem Fall werden Objektdetails des STAMM-Objektes, die in den Objektdetails des zu übertragenden Objektes nicht vorhanden sind, dem eigentlich zu übertragenden Objekt temporär hinzugefügt. Dies gilt für alle Hierarchie - Ebenen!
Ebenso werden die Texte aus den Langexposéfeldern (Freier Text, Lage, Ausstattung, Beschreibung) berücksichtigt: wenn zu dem Objekt selbst keine oder nur manche Texte erfasst sind, wird, wenn STAMM-Objekte vorhanden sind, solange gesucht bis entweder Texte gefunden werden oder die oberste Ebene der Objekt - Hierarchie erreicht ist.
Wie wird ein Objekt als provisionsfrei übertragen?
Auf ImmobilienScout24 werden Immobilien, bei denen keine Provision für den Interessenten - also keine Außenprovision - anfällt als provisionsfrei gekennzeichnet:
In der CRM Software kann ab Version 2012 (Build 356) zur entsprechenden Kennzeichnung explizit ein Häkchen gesetzt werden:
Ist bei "Außenprovision" ein Häkchen gesetzt, so wird das Objekt bei ImmobilienScout24 NICHT als provisionsfrei gekennzeichnet, da ja eine Außenprovision anfällt. Das System fordert den Anwender auf entweder im Betragsfeld und/oder in dem Provisionshinweis entsprechende Informationen zur Provisionshöhe anzugeben.
Hinweis:
Die Angaben im Provisionshinweis sollten mit der Häkchen-Setzung übereinstimmen. Sollte z.B. im Provisionshinweis vermerkt sein, dass das Objekt provisionsfrei ist und aber gleichzeitig das Häkchen bei "Außenprovision" gesetzt sein, so wird die Immobilie als provisionsPFLICHTIG veröffentlicht.
Für Anwender, die FlowFact-Versionen einsetzen, in denen der Haken für die "Außenprovision" noch nicht vorhanden ist verhält es sich wie folgt:
- wenn keine Angabe im Betragsfeld der Interessenten-Provision enthalten ist UND keine Angabe im Provisionshinweis gemacht wurde, dann wird das Objekt als provisionsfrei veröffentlicht.
- wird eine Angabe im Betragsfeld des Interessenten gemacht und der Provisionshinweis ist leer, so wird das Objekt als provisionspflichtig veröffentlicht
- ist das Betragsfeld zur Interessentenprovision leer, aber es steht eine Information im Provisionshinweis, so wird das Objekt ebenfalls als provisionspflichtig veröffentlicht. Vorsicht also mit Angaben im Provisionshinweis wie z.B. "Keine Provision"
Übersicht über die Schnittstellenfelder für den Import zum ImmobilienScout24 / bzw. weiterer Immobilienbörsen:
Die hier gemachten Angaben können auf Grund von Anpassungen mitunter abweichen.
Ablauf der Übertragung
Für den Transfer wird im lokalen temp. Verzeichnis (bei NT / 2000 benutzerabhängig!) das Unterverzeichnis /TRANSFER angelegt. In dieses Verzeichnis wird die .log-Datei geschrieben und für jede Börse ein eigenes weiteres Unterverzeichnis angelegt (Hier also SCOUTTransfer).
Nach dem die Abfrage, für alle in Frage kommenden Objekte erstellt wurde, werden diese, wie folgend beschrieben, verarbeitet
- Im Temp/Transfer/ SCOUTTransfer wird die .CSV - Datei angelegt, deren Namen aus Datum (TTMMJJJJ)& Kundennummer generiert wird. Hier werden dann die, u.U. komprimierten, *.Jpg Bilder bereitgestellt (Bilder werden auf max. 64 Kb komprimiert )
- Nach dem alle Daten zusammengestellt sind, werden alle Dateien des Unterverzeichnisses, so wie sie vorliegen, auf den Host bei IS24 übertragen.
Nach erfolgreicher Übertragung aller Dateien wird der Status der Objekte und der Zeitpunkt der Übertragung in der Datenbank gespeichert
Zum Überspringen/ Auslassen eines Objektes während der Erstellung für IS24 kommt es bei folgendem:
- Fehlende Objektdetails (kommt normalerweise nur bei wilden Testdaten vor)
- Objekt ist gewerblich genutzt
IS24 zeigt z.Zt. nur privat genutzte Häuser/Wohnungen - Fehlender Ansprechpartner das Feld Ansprechpartner ist nicht erfasst und in den Firmendaten fehlt der Firmenname! Hier wird der Ablauf ganz beendet, und zumindest die Firmendaten sollten ergänzt werden!
- fehlende Straße/Hausnummer
- fehlender PLZ/Ortsangaben
- fehlender Überschrift weder Headline/ Beschreibung sind erfasst
- fehlender Wohnfläche es wurde keine Wohnfläche erfasst
- fehlender Grundfläche zu einem Haus wurde keine Grund(-stücks)fläche erfasst
- wegen Trenner-Überzahl in einem Feld-Eingabetext befindet sich ein '|'
- alle anderen möglichen Daten/Typenfehler die durch fehlerhafte Daten entstehen können