Im Administrationsfenster unter Grundeinstellungen/Selektion können Sie diverse Voreinstellungen für die Selektion treffen - diese gelten dann zunächst global für alle Benutzer:
- Im Bereich Optionen finden Sie Einstellungen, die dafür sorgen, ab welcher Eignung die selektierten Objekte (bzw. Treffer) in der Selektionsliste erscheinen und ab wann FLOWFACT ein Lang- bzw. ein Kurzexposé vorschlagen soll.
- Darüber hinaus können Sie bestimmen, ob Kurzexposés bei der automatischen Aktivitätenverbuchung mit eingeschlossen oder nur die Langexposés verbucht werden sollen.
- Ferner finden Sie Einstellungsmöglichkeiten zur automatischen Objekt- bzw. Anfragen-Selektion. So können z.B. Selektionen durch Verändern von Prioritäten entsprechend eingeschränkt werden.
In Liste ab...: Wie Sie bereits wissen, arbeitet FLOWFACT nach einem individuellen Bewertungssystem. Jede mehr oder weniger erfolgreiche Anfrage-Objekt-Beziehung erhält als Selektionsergebnis eine Eignung. Je niedriger diese Bewertung, desto uninteressanter ist das Ergebnis. Hier sollten aber nur Daten angezeigt werden, die sich überhaupt lohnen, bearbeitet zu werden. Dies können Sie mit Hilfe dieses Feldes realisieren. Vorgegeben ist die Zahl 60 (diese Voreinstellung wird über das Hauptmenü Administration/Grundeinstellungen/Selektion vorgenommen). Das bedeutet, dass Ihnen in der Selektionsergebnisliste nur Daten angezeigt werden, deren Eignung besser ist als 60 Punkte (also mindestens 1 Stern).
Langexposé ab: Anhand dieser Zahl (siehe auch Abschnitt In Liste ab..) erkennt FLOWFACT, ab welcher Eignung ein Langexposé gedruckt werden soll. Vorgegeben ist die Zahl 90. FLOWFACT schlägt somit ein Langexposé vor, wenn die Eignung mindestens die Höhe 90 (also mindestens 2 Sterne) erreicht hat.
Ob FLOWFACT nun ein Lang- oder Kurzexposé vorschlägt, erkennen Sie anhand der Spalte "Exposétyp" innerhalb der Selektions-Ergebnisliste. Bleibt diese Spalte leer, wird weder ein Lang- (oder Inserat), noch ein Kurzexposé vorgeschlagen. In diesem Falle wurde entweder die Mindest-Eignung (Kurzexposé ab) nicht erreicht oder der Interessent hat bereits das entsprechende Objekt angeboten bekommen. Beachten Sie dabei den Eintrag in der Spalte "Bereits angeboten?"
Auch bei der Insertionsselektion greift FLOWFACT auf diese Einstellung zurück. Das bedeutet, dass FLOWFACT erst dann ein Inserat vorschlägt, wenn die hier eingegebene Eignung (hier 90) erreicht ist.
Kurzexposé ab: Mit Hilfe dieser Zahl (siehe auch Abschnitt In Liste ab..) stellt FLOWFACT fest, bis zu welcher Eignung ein Kurzexposé gedruckt werden soll. Vorbelegt ist die Bewertung 70. Das heißt, dass bei allen Selektions-Ergebnissen, deren Eignung zwischen 70 und 89 Punkten liegt (so die Voreinstellungen), jeweils ein Kurzexposé von FLOWFACT vorgeschlagen wird.
Wollen Sie nur Langexposés erzeugen, ohne von der Kurzexposé-Funktion Gebrauch zu machen, dann setzen Sie die Kurzexposé-Bewertung (70) auch im Feld Langexposé ab ein. Beide Felder weisen somit die gleiche Bewertungszahl auf. Da FLOWFACT grundsätzlich Langexposés bevorzugt, werden somit die Kurzexposés unterdrückt.
Bei Kurzexposés Aktivität buchen: Bei der Erst-Installation geht FLOWFACT davon aus, dass Angebote per Kurzexposé nicht automatisch verbucht werden. Ob die Verbuchung erwünscht wird oder nicht, hängt von Ihnen ab. Kreuzen Sie dieses Feld an, wenn auch Kurzexposés als Nachweis automatisch verbucht werden sollen.
Insertionsselektion: Ist dieses Kontrollfeld angekreuzt, wird bei der nächsten Selektion die Insertionsselektion aktiv. Sinnvollerweise sollten Sie Insertionsselektionen von der Anfrage aus starten. Geben Sie dabei zunächst die vollständigen Anschriften der jeweiligen Verlage im Fenster Adressen ein. Verzweigen Sie dann von dort aus in das Fenster Anfragen. Dort können Sie nun genau festlegen, welche Objekte in Bezug auf Art, Lage, Preis etc. beim jeweiligen Verlag inseriert werden sollen. Nach der Beendigung der Selektion, trägt FLOWFACT in der Spalte Exposétyp die Bezeichnung Insertion ein, wenn das entsprechende Objekt noch nicht inseriert wurde. Bleibt die Exposétyp-Spalte leer, so ist bereits inseriert worden. Selbstverständlich können Sie jederzeit selbst über das Listenfeld in der Spalte Exposétyp darüber entscheiden, ob das Objekt inseriert werden soll oder nicht.
- Anzeigenauftrag erzeugen:
Nach erfolgter Selektion (und evtl. Nachbearbeitung des Listenfeldes Exposétyp) können Sie Ihren Anzeigen-Auftrag erzeugen.
Die einzigen Unterschiede sind:
- Der Interessent ist in diesem Fall die Adresse Ihres Verlages.
- Sie selektieren für Ihren Verlage mit aktiver Einstellung Insertionsselektion (hier beschrieben).
- Für den Offertendruck verwenden Sie als Exposé-Beischreiben die Vorlage für die Inserationsselektion
- Wichtige Vorbereitungen:
In Ihren Exposés müssen die Inserationstexte bereits enthalten und entsprechend (per Textmarke) markiert sein. Bereiten Sie deshalb schon Ihre Exposé-Vorlage entsprechend vor, sodass FLOWFACT bei der Exposé-Erzeugung die Textbereiche Kurzexpose, Langexpose und Inseraten-Text finden, sowie automatisch markieren kann.
Diese drei Bereiche müssen durch folgende Klar-Text-Marken getrennt sein: - ###Kurzexpose-Ende###
Der erste Bereich, d.h. dass sich über dieser Marke der Kurzeposé-Text befinden muss.
- ###Langexpose-Ende###
Der zweite Bereich, d.h. dass sich über dieser Marke der Langexposé-Text befinden muss.
- ###Insertion-Ende###
Ein weiterer Bereich befindet sich dahinter (Insertion / Inserat Text), d.h. dass der dort eingegebene Text bis zum Dokument-Ende als Inseraten-Text angesehen wird.
- ###Insertion2-Ende###, ###Insertion3-Ende###, ###Insertion4-Ende###
Durch die Erweiterung auf 4 freie Inserat-Textfelder, befinden sich dort eingegebene Texte bis zum jeweiligen Insertion2 (Insertion3 bzw. Insertion4) Ende-Text als Inseraten-Texte angesehen werden.
Um zu vermeiden, dass Inseraten-Anfragen bei künftigen Selektionen Objekte angeboten werden, sollten Sie diese Anfragen schon bei der Neuanlage als inaktiv (Kontrollfeld Aktiv nicht angekreuzt) kennzeichnen.
Auch bei den Objekten findet eine Überprüfung der Prioritäten statt, so dass Sie Prioritätseinschränkungen auch von der Objektseite her vorbestimmen können. Wollen Sie die Selektion in Bezug auf Objekte einschränken, so stellen Sie hier die positive Obergrenze ein.
Priorität bis: Dieses Feld entspricht sinngemäß dem darüberliegenden mit der Bezeichnung Objekte von Priorität. Der einzige Unterschied ist, dass Sie hier die Untergrenzen der negativen Objektprioritäten einstellen können.
Abteilung: Sind Ihre Objekte in Abteilungen aufgeteilt, können Sie dies bei der Selektion berücksichtigen.
Nur aktive Objekte: Dieses Kontrollfeld wird aktiv (abgehakt) voreingestellt, sofern dies für die jeweilige Kombination sinnvoll ist. Ist dies der Fall, können Sie die Voreinstellung auch ändern. Die aktive Einstellung bedeutet, dass für die Selektion nur Objekte herangezogen werden, deren gleichnamiges Feld (Aktiv) ebenfalls angekreuzt ist.
Im Zweifel dafür: Dieses Feld wird immer aktiv (abgehakt) voreingestellt, unabhängig davon, welche Kombination vorgegeben ist. Werden während der Selektion Anfrage- bzw. Objektkriterien berührt, die entweder nur in den Anfrage- oder nur in den Objektdaten zur Verfügung stehen (die Voraussetzungen eines Datenvergleichs sind dabei nicht gegeben), wird FLOWFACT diese Kriterien als vorhanden und zum Objekt passend betrachten. Wünschen Sie dies nicht (um zum Beispiel die Anzahl zugewiesener Anfragen zu reduzieren), so sollten Sie die Einstellung anklicken um sie zu deaktivieren (ohne Kreuz). Die Selektion wird dadurch schärfer und es ist sichergestellt, dass alle Wünsche der Anfragen erfüllt werden.
Automatische Selektion - Anfragen
Priorität von: Bei der Selektion überprüft FLOWFACT in den Anfragen (gleichnamiges Listenfeld unter Daten/Anfragen), welche Priorität jeweils eingestellt ist. Wollen Sie das Selektionsergebnis in Bezug auf Anfragen im Vorhinein reduzieren, indem Sie beispielsweise nur hohe oder sehr hohe Prioritätsstufen für die Selektion zulassen, so klicken Sie dort die positive Obergrenze an.
Priorität bis: Dieses Feld entspricht sinngemäß dem darüberliegenden mit der Bezeichnung Anfragen von Priorität. Der einzige Unterschied ist, dass Sie hier die Untergrenzen der negativen Anfrageprioritäten einstellen können.
Sind Ihre Anfragen in Abteilungen aufgeteilt, können Sie dies bei der Selektion berücksichtigen.
Nur aktive Anfragen: Dieses Kontrollfeld wird aktiv (abgehakt) voreingestellt, sofern dies für die jeweilige Kombination sinnvoll ist. Ist dies der Fall, können Sie die Voreinstellung auch ändern. Die aktive Einstellung bedeutet, dass für die Selektion nur Anfragen herangezogen werden, deren gleichnamiges Feld (Aktiv) ebenfalls angekreuzt ist.
Allgemeine Anfragen: Wie Sie wissen, können bei FLOWFACT auch Anfragen eingegeben werden, die keiner Adresse zugeordnet sind. Normalerweise ist es sinnlos Anfragen ohne Adresse zu bearbeiten. Aus diesem Grund wird diese Funktion inaktiv (nicht angekreuzt) von FLOWFACT voreingestellt, sofern dies für die jeweilige Kombination sinnvoll ist. Ist dies der Fall, so können Sie die Voreinstellung ändern.