Neue Selektion vom Objekt aus
Im Objektefenster haben Sie in der Ribbon "Start" in der Gruppe "Schnellzugriff" die Funktion „Interessenten finden“. Ohne Umwege über das Selektionsfenster bekommen Sie durch Aufruf dieser Funktion direkt die passenden Interessenten für die ausgewählte Immobilie angezeigt.
FLOWFACT stellt das Selektionsergebnis in Form einer Liste dar. Jeder Listeneintrag bekommt eine individuelle Bewertungsziffer (hier in Form von Sternen dargestellt), die Auskunft darüber gibt wie gut die Immobilie zu den jeweiligen Suchkriterien der Interessenten passt. Diese Bewertung dient wiederum als Maßstab dafür, ob die Immobilie zum "Anbieten" vorausgewählt ist (also Häkchen bei Anbieten gesetzt) und welche Art des Exposés (Kurzexposé, Langexposé) vorbelegt wird. Datensätze, die eine gewisse Bewertungsgrenze (diese kann jeder Benutzer individuell wählen) unterschreiten, werden in der Liste erst gar nicht angezeigt. Darüber hinaus erhalten Sie Informationen zum Namen des Interessenten, zum Ort seines aktuellen Wohnsitzes, inwiefern ihm die Immobilie bereits angeboten wurde und auf welchem bevorzugtem Weg er kontaktiert werden möchte.
Sie können die Ergebnisliste anhand der verschiedenen Spalten auf- oder absteigend sortieren. Dies ist bei folgenden Spalten möglich:
Interessent, Exposétyp, Bereits angeboten?, Bevorzugte Kontaktart, Ort und Eignung.
Insbesondere eine Sortierung nach der Eignung ist sinnvoll, um z.B. die ersten 10 Interessenten, die am besten für die Immobilie geeignet sind, direkt im Fokus zu haben.
Über den neuen Button „Offerten erstellen“ kann die Immobilien direkt per Word- oder HTML-Offerte an die ausgewählten Interessenten gesendet werden. Parallel dazu haben Sie die Immobilie, die gerade ausgewählt ist inklusive Hauptbild und den wichtigsten Eckdaten im Blick.
Neue Selektion von der Adresse aus
Am besten starten Sie die Selektion für einen bestimmten Interessenten direkt aus dem Adressfenster. Bei Klick auf den Button „Immobilien finden“ werden direkt für die jüngste aktive Anfrage des Interessenten die passenden Immobilien gesucht. Darüber hinaus haben Sie bei Klick auf den kleinen Pfeil auf dem Button die Möglichkeit, die Selektion für eine andere bei Interessenten hinterlegte aktive Anfrage auszuführen oder direkt eine neue Anfrage zu erstellen.
Mit der neuen Selektion können Sie für Interessenten wie auf einem Immobilienportal die passenden Objekte finden. Mit Hilfe von Schiebereglern, haben Sie die Möglichkeit das Selektionsergebnis zu beeinflussen ohne die Informationen der hinterlegten Anfrage verändern zu müssen. So können Sie Ihre individuelle Einschätzung der Interessentenbedürfnisse noch besser bei der Suche nach der passenden Immobilie einfließen lassen und gehen sicher, dass dabei kein Objekt durch die Lappen geht.
Für jede Eingabehilfe (z.B. Häuser-Kauf) sind neben der Auswahlmöglichkeit für die Objektarten sowie der Angabe zu Geolage bzw. PLZ immer fest die vier wichtigsten Suchkriterien vordefiniert – so geht die Suche ganz schnell von der Hand. Natürlich können Sie diese Vorauswahl Ihren Wünschen entsprechend im Administrationsbereich verändern. Benötigen Sie zusätzliche Suchkriterien - z.B. ob Haustiere erlaubt sind oder nicht – so können Sie diese für die jeweils aktuelle Selektion über das „Plus-Symbol“ ergänzen und das Ergebnis aktualisieren.
Im Selektionsergebnis erhalten Sie wie gewohnt Informationen zum gefundenen Objekt, wie z.B. die interne Bezeichnung, Angabe zum Ort, vorausgewählter Exposétyp, ob die Immobilien schon einmal angeboten wurde und wie gut sie zum entsprechenden Interessenten passt.
Die einzelnen Bedienelemente im Detail
Auswahl der Eingabehilfe
Wenn Sie die Selektion für eine bereits vorhandene Anfrage ausführen, dann ist die dort hinterlegte gewünschte Eingabehilfe bereits vorbelegt. Wenn Sie mit der Maus über die Angabe (im Beispiel "Wohnungen (Anfrage) - Kauf") fahren, dann erhalten Sie im Tooltipp detaillierte Informationen darüber welche Objektarten mit welcher Gewichtung der Interessent sucht oder welche er ausschließt. Im Beispiel oben, sucht der Interessent nach Wohnungen allgemein, fände es aber besser, wenn es sich bei der Immobilie um eine Maisonettwohnung handelt.
Wenn Sie die Selektion für einen Interessenten durchführen, für den noch keine Anfrage hinterlegt ist, dann machen Sie zunächst die Angaben zur gesuchten gesuchten Immobilienart (Eingabehilfe). Damit Sie hier möglichst schnell agieren können, werden Ihnen in dem Auswahl-Dialog die vier Eingabehilfen zuerst angeboten, die in Ihrer FLOWFACT-Datenbank am häufigsten vorkommen.
Sollte sich die Anfrage des Interessenten auf eine andere Eingabehilfe beziehen oder detaillierte Suchkriterien für einzelne Immobilienarten hinterlegt werden sollen, so können Sie diese Angaben in der "Erweiterten Ansicht" vornehmen.
In der erweiterten Ansicht haben Sie die Möglichkeit auszuwählen, ob der Interessent eine Immobilie zum Kauf und/oder zur Miete sucht. Auf der linken Seite wählen Sie die Eingabehilfe aus und können im rechten Bereich dann noch die Suche bezüglich der verschiedenen Objektarten konkretisieren.
Hierbei können Sie einzelne Immobilienarten explizit aus der Selektion ausschließen oder andere höher gewichten. Für jede explizit angegebene Immobilienart wird in der Anfrage eine separate Zeile angelegt.
Angabe zu PLZ oder Geolage
In diesem Feld können Sie entweder die gewünschte Postleitzahl des Suchgebietes oder einen von_bis Postleitzahlbereich eingeben. Bei der Eingabe von Buchstaben öffnet sich direkt der Geolagenbaum, um das Suchgebiet alternativ über die Geolage zu definieren.
Die Felder „Objektart“ und „Geolage“ sind fester Bestandteil der Selektionsoberfläche. Bei der Darstellung wird auf die Inhalte der entsprechenden Standard-Felder aus FLOWFACT zurückgegriffen. Sollten Sie zum Beispiel für diese Felder eigene Feldarten angelegt haben, so würden deren Inhalte zunächst in der Selektion nicht angezeigt werden. Um eine Verwendung eigener Feldarteninhalte zu erreichen, gibt es im Administrationsbereich unter Feldarten nun die Funktion „CustomMapping Configurator“. Diese ermöglicht Ihnen ein „Mapping“ zwischen den verwendeten FLOWFACT-Standard-Feldarten und Ihren individuellen Feldarten.
Vorbelegte Suchkriterien
In der Selektion vom Interessenten aus haben Sie im linken Bereich die verschiedenen Suchkriterien, die Sie innerhalb der Selektion anpassen können, um das Ergebnis zu variieren. Je Eingabehilfe (z.B. Häuser-Kauf) sind bereits die wichtigsten 4 Suchkriterien fest vordefiniert.
Die Intervalle der Schieberegler werden auf Basis der bereits in Ihrer Datenbank vorhandenen Daten berechnet.
Sie können diese Vorabdefinition im Administrationsbereich unter Eingabehilfen nach Ihren Wünschen ändern. Dazu setzen Sie in der Spalte „D“ die entsprechenden Häkchen. Es können maximal 4 Suchkriterien fest vorbelegt werden.
Ansichten
Sie können die Selektionsergbnisse in verschiedenen Ansichten anzeigen lassen. Die Buttos dafür finden Sie in der Ribbon-Leiste:
Selektionsergebnis als Mosaikansicht
Die Mosaikansicht bietet Ihnen eine attraktive Alternative, das Selektionsergebnis zu visualisieren. Gerade wenn potenzielle Eigentümer oder Interessenten zu einer Beratung in Ihre Geschäftsräume kommen, können Sie so einen schnellen Überblick über Ihr Portfolio geben. Auch in dieser Ansicht sehen Sie wie gut die Immobilien-Interessenten-Kombinationen passen und können eine Vorauswahl für die weitere Offertenerstellung treffen.
Selektionsergebnis als Kartenansicht
Performer CRM 2014 bietet neben der Listen- und der Mosaikansicht noch eine weitere Darstel-lungsmöglichkeit, wenn Sie für einen Interessenten passende Immobilien suchen. Mit der Kar-tenansicht erhalten Sie einen schnellen Überblick wo welche Immobilie im gewünschten Such-gebiet liegt. An der Farbe des Symbols erkennen Sie direkt welche der gefundenen Immobilien aufgrund ihrer Eignung für ein Angebot vorgemerkt ist. Wenn Sie mit der Maus über das ent-sprechende Symbol fahren erhalten Sie zudem weitere Detailinformationen zu der Immobilie und Ihrer Eignung für den Interessenten. Mit einem Doppelklick auf das Symbol können Sie zudem die entsprechende Immobilie im Objektefenster anzeigen lassen.
Um Ihre Immobilienportfolio auf einer Karte darstellen zu können, werden beim Update auf Per-former CRM 2014 automatisch die Geokoordinaten aller aktiven Objekte ermittelt und hinterlegt.
(ACHTUNG: Wenn dies nicht gewünscht ist, dann muss vor Durchführung des Updates in der FLOWFACT.ini unter [Options] der Ini-Schalter RebuildGeolocationForOBJ= 0 gesetzt werden).
Auch für neu angelegte Objekte werden die notwendigen Geokoordinaten automatisch erzeugt – entweder beim ersten Speichern oder sobald die Adressdaten einer Immobilie geändert wur-den.
Ob und welche Geokoordinaten für eine Immobilie gefunden wurden, können Sie im jeweiligen Objekt im Reiter „Daten 2“ überprüfen.
Sollten einmal keine Geokoordinaten ermittelt werden können, so können Sie den Abruf über die Funktion „Aktualisieren“ erneut starten. Zudem haben Sie über die Funktion „Anzeigen“ auch die Möglichkeit, sich die ermittelte Lage der Immobilie direkt auf einer Karte anzeigen zu lassen. Hierzu wird OpenStreetMap in einem externen Browser geöffnet.
Sollte es die Notwendigkeit geben, für alle aktiven Objekte zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal die Geokoordinaten zu ermitteln, so können Sie dies auch über den FLOWFACT Admin unter Verwendung der Tools machen.
Selektionsergebnisse mit Analyse-PopUps
In der neuen Selektion wird die Eignung der entsprechenden Immobilien-Interessenten-Kombinationen durch ein Sternesystem dargestellt. Um weitere Informationen zu dieser Analyse zu erhalten, müssen Sie nur mit der Maus über die Bewertungssterne gleiten.
Sie können dann das Analyse-Popup sehen, welches weitere Informationen zu dem Objekt bzw. dem Interessenten für Sie darstellt. Auf- und/oder Abwertungen werden Ihnen hier näher erläutert.
FLOWFACT geht bei der Selektion zunächst von dem Wert 100 aus, der sich beim Vergleich der restlichen Kriterien entsprechend erhöht bzw. verringert (dabei spielt die Gewichtung eine besondere Rolle).
Das Einstellung Muss bei Selektionskriterien kann das Selektionsergebnis stark beeinflussen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie dessen Vorbelegung sinnvoll einstellen und dessen Sinn verstehen. Muss bedeutet scharfe Selektion. Das heißt, dass eine so gekennzeichnete Anfragen-Feldart 100%-ig mit der jeweiligen Objekt-Feldart übereinstimmen muss. Wenn ein Interessent eine Tankstelle sucht, dann will er kein Ladenlokal. Andererseits sind bei den meisten Feldarten die Grenzen fließend, z.B. Wohnfläche, Grundstücksfläche, Preis etc. Bei derartigen Feldarten sollten Sie also kein Muss vorbelegen bzw. einstellen (kein rotes Häkchen). Beispiel bei Feldart Preis mit aktivem Muss-Feld: Der Interessent sucht zwischen 300.000 und 350.000 ¬. Selbst wenn ein sonst geeignetes Objekt nur 1,00 ¬ mehr kostet, würde es FLOWFACT nicht mehr anbieten!
Auch das Feld Gewichtung bei Suchkriterien kann das Selektionsergebnis mehr oder weniger stark beeinflussen. Achten Sie also auch hier auf sinnvolle Vorbelegungen. Grundsätzlich sollten Sie bei der Vergabe von höheren Gewichtungen sparsam umgehen. In der Regel reichen die beiden Stufen besser bzw. ideal.
Objekte finden ohne Anfrage und/oder Adresse
Sie haben einen Interessenten am Telefon oder er steht spontan in Ihrem Büro? Nun wollen Sie mal eben schnell schauen, ob es eine passende Immobilie für ihn in Ihrem Bestand gibt? Das geht mit der neuen Selektion nun im Handumdrehen. Auch ohne erfasste Adresse bzw. ohne vorab angelegte Anfrage lässt sich die Selektion starten. Einfach im neuen Selektionsfenster die wichtigsten Suchkriterien eingeben und loslegen. Im Nachgang können Sie die eingegebenen Suchkriterien als neue Anfrage abspeichern.
Veränderte Suchkriterien als Anfrage speichern
Nachdem die neue Selektion die Möglichkeit bietet die Suchkriterien direkt während der Suche zu ändern, haben Sie zudem die Möglichkeit die veränderten Kriterien auch als Anfrage zu hinterlegen. Zum einen können Sie eine bereits bestehende Anfrage mit den geänderten Kriterien überschreiben, zum anderen aber auch eine zusätzliche neue Anfrage hinterlegen. Dies ist zum Beispiel sinnvoll, wenn Sie in die Selektion ohne Anfrage gestartet sind. Sollte dies der Fall sein und sie den entsprechenden Interessenten auch noch nicht in Ihrem System erfasst haben, so haben sie zudem die Möglichkeit direkt eine neuen Adresse anzulegen – die neue Anfrage ist dann automatisch dort hinterlegt.
Manuelle Selektion leicht gemacht
Sie wollen einem Interessenten eine ganz konkrete Immobilie anbieten oder das Selektionsergebnis noch um einzelne manuell ausgewählte Ergebnisse ergänzen? Dann können Sie dies einfach mit der neuen Funktion „Immobilien hinzufügen“ machen. Hierbei haben Sie die Möglichkeit manuell einzelne Immobilien zu suchen oder eine vorbereitete Liste aus dem Objektefenster zu übernehmen. Analog lassen sich natürlich auch Interessenten oder ganze Interessentenlisten einer passenden Immobilie zuordnen.
Optionen und Einstellungen für die Selektion
Hierfür haben wir einen Extra-FAQ-Artikel: Link
Individuelle Selektionseinstellungen
Sollten Sie für die Ausführung einer bestimmten Selektion, die in den Grundeinstellungen vorgenommenen Selektionseinstellungen verändern wollen, so können Sie diese im Selektionsfenster unter der Ribbon "Erweitert" in der Gruppe "Sonstiges" unter "Optionen" ändern. Die Änderungen gelten in diesem Fall nur für Ihren Benutzer und werden bei Durchführung einer neuen Selektion wieder auf die Definitionen aus den Grundeinstellungen zurückgesetzt.