Benutzer

Übersicht

• Benutzer
• Berechtigung
• Wiedervorlage
• Vorbelegung
• Mail-Signatur
• Autotext (Textbausteine)
• Briefdaten

 

Einleitung

Im Fenster Benutzer werden alle FLOWFACT-Benutzer-Datensätze gespeichert, die z.B. mit Hilfe des Grundeinrichtungs-Assistenten bzw. Benutzereinrichtungs-Assistenten (Menü ? Hilfe) eingegeben worden sind. Diese Daten können im Nachhinein in diesem Fenster eingesehen, überprüft und gegebenenfalls geändert bzw. ergänzt werden. Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang, dass Sie nur dann Vollzugriff auf diese Daten haben, wenn Sie FLOWFACT-Benutzer mit Administrator-Berechtigung (siehe weiter unten) sind.

Wollen Sie als Administrator von Ihrem Arbeitsplatz aus mehrere Benutzer eingeben, so verwenden Sie die hier gebotenen Funktionen. Der Benutzereinrichtungs-Assistent ist im Gegensatz dazu nur sinnvoll, wenn vom jeweiligen Arbeitsplatz jeweils ein Benutzer-Datensatz eingeben wird.

Im folgenden zeigen wir Ihnen anhand eines Beispiels, welche Schritte notwendig sind, um einen Benutzer manuell (ohne Verwendung des Assistenten) notwendig sind, anzulegen.

Fenster-Elemente

Das Fenster stellt dem FLOWFACT Administrator folgende Registerkarten zur Verfügung:

 

Aus Sicherheitsgründen erscheinen nur beim Administrator alle Register und alle Benutzer. Andere Benutzer (ohne Administrator-Berechtigung) können nur die eigenen Benutzerdaten ändern.

Allgemeiner Bereich auf der rechten Seite

Auf der rechten Seite des Fensters befinden sich die Liste aller eingetragenen Benutzer und die darüber liegende Schaltfläche Eigenschaften übertragen. Beide Elemente sind immer sichtbar, egal welche Registerkarte aktiv ist.

Benutzerliste

Wollen Sie einen Benutzerdatensatz ansehen oder bearbeiten, klicken Sie einfach den jeweiligen Listeneintrag an. Die Benutzerdaten werden dabei in das Fenster übertragen. Anschließend können Sie den Benutzerdatensatz ergänzen, ändern oder löschen.

Diese Liste zeigt nicht nur alle gespeicherten Benutzer an, sondern dient auch der Auswahl der Quellen- und Ziel-Daten für die Übertragung der Eigenschaften.

Eigenschaften übertragen

Mit Hilfe dieser Funktion können Sie bestehende Eigenschaften von einem Anwender (Quelle) auf einen anderen Benutzer (oder mehrere) übertragen. Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn es darum geht, mehrere Benutzer-Datensätze gleichzeitig anzupassen.

Mit Hilfe dieser Funktion können Sie bestehende Eigenschaften von einem Anwender (Quelle) auf einen anderen Benutzer (oder mehrere) übertragen. Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn es darum geht, mehrere Benutzer-Datensätze gleichzeitig anzupassen.

Benutzer

Sofern in FLOWFACT die "mehrsprachigkeit" aktiviert ist, kann für den jeweiligen Benutzer die Sprache für sein Profil voreingestellt werden.

Name

Tragen Sie hier den Vor- und Zunamen des entsprechenden Benutzers ein. Dieser Eintrag dient lediglich der besseren Übersicht in der Benutzerliste am rechten Fensterrand. Außerdem können sie den Inhalt dieses Feldes über einen Platzhalter in Ihren Dokumenten ausgeben. Bei der Anmeldung im FLOWFACT bzw. Windows spielt dieses Feld keine Rolle!

Aktiv

Hier können Sie festlegen, ob Benutzerdaten aktiv oder inaktiv sind. Inaktive Benutzerdaten werden im FLOWFACT nicht mehr berücksichtigt. Sie bleiben aber zur Erinnerung im Fenster Benutzer erhalten. Durch einen "klick" auf aktiv wird der Benutzer inaktiv und umgekehrt.

Benutzername

In diesem Feld wird der Name des jeweiligen Benutzers in gekürzter Schreibweise eingegeben. Er erscheint im Login-Fenster von FLOWFACT und muss mit dem jeweiligen Benutzernamen in der Windows-Anmeldung (dazu müssen sog. Benutzerprofile definiert sein) übereinstimmen, wenn das FLOWFACT-Alarmsystem unabhängig von FLOWFACT funktionieren soll. Je kürzer dieser Name (wir empfehlen max. 3 Zeichen), desto einfacher ist die Anmeldung im FLOWFACT (und Windows) und desto übersichtlicher ist die Darstellung in Listen (z.B. im Kalender von FLOWFACT)!

Die doppelte Eingabe von Benutzernamen ist nicht möglich, damit das damit verbundene Sicherheitssystem (Zugriffsrechte) nicht umgangen werden kann.

FLOWFACT-Alarmsystem: Das FLOWFACT-Alarmsystem funktioniert nur im Zusammenhang mit der Windows-Kennworteingabe. Wenn Sie Windows starten, sollte der Willkommen-Dialog für Benutzername und Kennwort erscheinen. Ist dies nicht der Fall, so müssen Sie dies zuerst einstellen.

Profil

Das hier ausgewählte Profil wird beim FLOWFACT-Start eingelesen. Sie können jedem Benutzer ein individuelles oder mehreren Benutzern das gleiche Profil zuorden.

Wenn Sie hier ein anderes Profil auswählen, so wird diese Einstellung erst beim nächsten FLOWFACT Start aktiv. Wollen Sie sich vorab ein anderes Profil ansehen oder aus einer FLOWFACT Sitzung heraus andere Profile ändern bzw. anpassen , so verwenden Sie bitte das Listenfeld Momentan aktives Profil im darunter liegenden Bereich Profile verwalten.

Wählbare Profile

So wird's gemacht

1. Öffnen Sie das Fenster Benutzer
2. Klicken Sie auf die neue Schaltfläche "Wählbare Profile..." (Registerkarte "Benutzer").
3. Im darauf folgenden Dialog werden alle vorhandenen Profile aufgelistet. Wählen Sie die gewünschten Profile aus (Häkchen)

Verknüpfte Adresse

Hier können Sie die Benutzerdaten mit der Benutzeradresse (Adressenfenster) verknüpfen. Es stehen Ihnen dabei alle Adressendaten als Platzhalter zur Verfügung. Damit FLOWFACT erkennt, dass es sich um Benutzer-Platzhalter handelt, müssen Sie die Platzhalter manuell um den Begriff Benutzer_, z.B. { MERGEFIELD BENUTZER_AD_ANSCHRIFT \*ZEICHENFORMAT } ergänzen.

Zur Einbindung von Benutzer-Daten in Ihren Briefköpfen empfehlen wir jedoch die Registerkarte Briefdaten, welches weiter unten beschrieben wird.

Abteilungsnummer

Soll eine Abteilung benutzerspezifisch vorbelegt werden, so tragen Sie in dieses Feld die zur entsprechenden Abteilung zugeordneten Nummer ein. Weitere Informationen hierüber finden Sie im Abschnitt Extras/Grundeinstellungen.

ID

Dieses Feld wird momentan nur zum Einsatz des FLOWFACT Scanner-Dienstes in Verbindung mit Konica-Scannern "Digital Document Systeme" der Serie 7XXX verwendet. Über den Eintrag in diesem Feld (z.B. "005") kann ein Konica-Postfach dem jeweiligen Benutzer zugeordnet werden.

Benutzermerkmal anlegen

Diese Funktion nimmt Ihnen verschiedene Schritte ab und ist z.B. besonders im Rahmen der Alarmsystem-Einrichtung (Schrittkurs Alarmsystem einrichten) zu empfehlen. Folgende Funktionen (diese sind für das einwandfreie Funktionieren des Alarmsystems notwendig) werden automatisch durchgeführt:

• Falls noch nicht vorhanden, Eingabe eines Benutzerkürzels (Fenster Benutzer)
• Anlage eines Benutzer-Merkmals (Fenster Merkmale)
• Zuweisung des Benutzerkürzels (Fenster Merkmale)
• Vorbelegung des Benutzer-Merkmals (Fenster Benutzer, Register Vorlage)
• Vorbelegung des Benutzer-Merkmals (Fenster Benutzer, Register Vorbelegung)

Kennwort ändern

Um ein neues Kennwort festzulegen bzw. ein vorhandenes Kennwort zu ändern oder zu entfernen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Kennwort ändern. Für die Anzeige des einzugebenden Kennwortes, kann festgelegt werden ob dieses in Klarschrift angezeigt werden soll, oder nicht.



Tragen Sie im folgenden Dialog zwei mal Ihr Kennwort (welches Sie sich unbedingt merkem müssen!) ein und bestätigen Sie mit OK.
Das Kennwort ist nach außen nie sichtbar. Jedes eingegebenen Zeichen wird aus Sicherheitsgründen als Doppelkreuz (#) dargestellt. Beim nächsten FLOWFACT-Start, müssen Sie dieses Kennwort eingeben, um Zugang zu erhalten.

Nach Programmstart fordert FLOWFACT zur Eingabe des Kennwortes auf. Selbstverständlich lässt FLOWFACT nur dann mit sich arbeiten, wenn das Kennwort mit dem dazugehörigen Benutzernamen korrekt eingegeben wurde.

Unbedingt beachten: FLOWFACT kann nur mit gültigem Kennwort (sofern definiert) gestartet werden! Andernfalls bleibt Ihnen der Zugang zu Ihren Daten verwehrt!

Wollen Sie die Kennwort-Abfrage künftig abschalten (nicht zu empfehlen), lassen Sie die beiden Kennwort-Felder einfach leer und bestätigen ohne Eingabe durch Klick auf die OK-Schaltfläche.

Schriftart ändern

Hier können Sie eine Schriftart auswählen.

Alle hier durchgeführten Änderungen sind benutzerspezifisch und wirken sich auf die gesamte FLOWFACT-Oberfläche (Menüs, Labels, Explorer, Feldarten, Textfelder, Listen etc.) aus.

Profile verwalten

Momentan aktives Profil

Dieses Listenfeld beinhaltet alle vorhandenen Profile. Sobald Sie ein Profil auswählen, wird es wirksam ohne FLOWFACT dafür neu starten zu müssen. Auf diese Weise können Sie selbstverständlich jedes gewünschte Profil ändern (Dialog Anpassen), ohne FLOWFACT verlassen zu müssen.

Bitte beachten Sie, dass das hier eingestellte Profil nur innerhalb der offenen FLOWFACT Sitzung gilt. Die Auswahl eines Profils über dieses Listenfeldes hat nur den Sinn, zwischen verschiedenen Profilen zwecks administrativer Arbeiten umschalten zu können. Sobald Sie FLOWFACT neu starten, wird wieder das Profil eingestellt, welches dem Benutzer über das Listenfeld Profil im Bereich Benutzer zugeordnet ist. Achten Sie daher, welches Profil dort ausgewählt ist.

Benutzer darf Profil nicht ändern

Diese Funktion ist nur bei Anwendern ohne Administrator-Rechte (Register Berechtigung) wirksam. Der Administrator kann durch Aktivierung der Funktion das jeweils ausgewählte Profil (im Listenfeld links neben dieser Funktion) vor Änderungen schützen. Diese Einstellung ist profilspezifisch und wird in der Datei GUI.INI (welche sich im jeweiligen Profile-Ordner befindet) gespeichert (aktiv: PROFILELOCKED=1, nicht aktiv: PROFILELOCKED=0). Auf diese Weise kann der Administrator den Schutz bzw. die Freigabe mit nur einem Klick auf beliebig viele Anwender gleichzeitig anwenden.

Bei aktivem Schutz...

• wird das Popupmenü zum Aufruf der Funktion Anpassen unterdrückt
• können keine Listenlayouts gespeichert werden
• sind die Funktionen Navigator, Kopfzeile, Statusleiste (Menü Ansicht) wirkungslos
• werden geänderte Symbolleistenpositionen beim nächsten Starten rückgängig gemacht
• sind sonstige Symbolleistenmanipulationen nicht möglich
• werden evtl. Änderungen in Bezug auf die Breite des Navigators beim nächsten Start zurückgesetzt.

Damit FLOWFACT das gewünschte Profil beim Start einlesen kann, muss es zuvor im Listenfeld Profil (rechts neben Feld Benutzername) des jeweiligen Benutzerdatensatzes ausgewählt sein!

Im Explorer öffnen

Öffnet den Ordner, in dem sich das in der Liste Momentan aktives Profil angezeigte Profil befindet.

Neues Profil anlegen

Legt ein neues Profil an. Dabei werden die Einstellungen des in der Liste Momentan aktives Profil angezeigten Profils kopiert. Diese Kopie beinhaltet:

• Makros gem. VB-Script (Datei autoexec.vbs)te
• Fensterposition, Fenstergröße, Listenlayout etc. (Datei GUI.INI)
• Anordnung und Umfang der Menü- und Symbol-Leisten (Datei toolbars.CTO)

'autoexec.vbs' öffnen

Startet den im Lieferumfang enthaltenen VBS-Editor, welcher das VB-Script (Datei autoexec.vbs) des aktiven Profils (Liste Momentan aktives Profil) anzeigt.

Berechtigung

Dieses Register steht nur dem Administrator zur Verfügung! Dort werden insbesondere Mitgliedschaften in Benutzergruppen sowie Berechtigungen zum Öffnen bestimmter Fenster und die Sperrung von Datensatz-Neuanlagen festgelegt.

Administrator

Der FLOWFACT Administrator hat zu allen Programmfunktionen uneingeschränkten Zugriff. Hier eine Gegenüberstellung der Rechte:

 

Es muss mindestens ein Benutzer als Administrator angemeldet sein, da nur dieser weitere Benutzer anlegen und Berechtigungen verteilen, sowie das Fenster Grundeinstellungen bearbeiten darf. Dem letzten Administrator kann dieses Recht nicht entzogen werden. Wird dies versucht, so erscheint eine entsprechende Meldung.

Die Funktionen Fenster "Connex" und Fenster "Import" sowie Fenster "Eingabehilfen, Feldarten..." sind beim Administrator immer aktiv (auch wenn diese nicht explizit ausgewählt sind)!

Bei Versionen mit eingeschränktem Funktionsumfang (z.B. FLOWFACT RDM Gold) stehen nicht alle oben angegebenen Funktionen bzw. Fenster zur Verfügung!

 

Fenster 'Importassistent'

Bei inaktiver Einstellung (kein Häkchen) wird der Menüeintrag Importassistent ausgeblendet, so dass der Import externer Daten (Adressen und Details) für den jeweiligen Benutzer nicht mehr möglich ist. Diese Einstellung kann nur vom Administrator durchgeführt werden!

Diese Funktion ist beim Administrator immer aktiv (auch wenn diese nicht explizit ausgewählt ist)!

Rechteschablonen

Nur Administratoren dürfen einstellen

Bei aktiver Einstellung sind unberechtigte Anwender (Anwender ohne Administrator-Staus) nicht in der Lage Änderung bzw. Neudefinitionen von Rechteschablonen durchzuführen. Versuche seitens unberechtigter Anwender werden durch einen Hinweis quittiert:

Einstellen

Klicken sie auf diese Schaltfläche, um den Dialog Rechteschlonen einstellen zu öffnen.

Von hier aus können Sie (wie auf der Seite Merkmale und Sicherheit beschrieben) für jeden Benutzer Rechteschablonen definieren.

Achten Sie bitte unbedingt darauf, dass sich die hier durchgeführten Änderungen auf den gerade ausgewählten Benutzer beziehen. Wählen Sie den gewünschten Benutzer vorher in der Benutzerliste aus. Im obigen Abbildungsbeispiel werden die Rechteschablonen von Doris Freundlich angezeigt.

Wiedervorlage

Diese Daten und Vorbelegungen beziehen Sie auf das Fenster Vorlage sowie Alarm. Auch das Erscheinungsbild des Kalenders wird durch entsprechende Vorbelegungen beeinflusst.

Ab Priorität

Die Vorlage-Liste enthält ein Listenfeld gleicher Bezeichnung. Bestimmen Sie hier, welche Priorität dort künftig voreingestellt sein soll.

Vorlagenfenster/Tage

Steht in diesem Feld eine Null, so werden die in der Vorlage-Liste aufgeführten Vorgänge rückwirkend zum jeweiligen Tagesdatum angezeigt. Das Tagesdatum kann vordatiert werden, um auch Aktivitäten bzw. Termine, die in der Zukunft liegen, in der Liste zu berücksichtigen. Geben Sie die Zahl der Tage ein, die auf das Tagesdatum aufgerechnet werden sollen.

Merkmale

Mit Hilfe dieser Multiselektionsliste können Sie bis zu max. 5 Standardmerkmale auswählen, die in der Vorlage-Liste vorbelegt werden. Klicken Sie zumindest Ihr Benutzer-Merkmal an.

Damit unerledigte Aktivitäten (für Kalender, Vorlage und Alarmsystem) tatsächlich gemeldet werden, sollten Ihre Datensätze zumindest ein Benutzer-Merkmal enthalten.

Signal FLOWFACT

zeigt einen Alarm (Aktivität mit Uhrzeit) durch wechselseitiges Blinken der beiden Symbole für Kalender- und FLOWFACT-Programm im Sys-Tray der Task-Leiste an. Zusätzlich kann ein Alarm auch akustisch gemeldet werden. In diesem Feld stellen Sie die Art des Tonsignals ein:

• Kein Signal: Wenn Sie gänzlich auf ein Tonsignal verzichten wollen.
• PC-Lautsprecher: Wenn Ihr PC nicht mit einer Soundkarte ausgestattet ist, sollten Sie diesen Eintrag wählen. Der Alarm wird dann mit einem krächzenden, unüberhörbaren Ton gemeldet.
• Wave-Datei: Wenn Sie eine WAV-Datei als Signal abspielen lassen wollen. Eine Auswahl solcher Klangdateien finden Sie im Ordner ...FLOWFACT\System. Aber auch Windows verfügt über WAV-Dateien (z.B. im Betriebssystem-Ordner ...\Media). Haben Sie z.B. Microsoft Office97 installiert, werden Sie u.a. im Ordner ...\office97\Clipart\MMedia oder ...\office97Klaenge fündig.

WAV-Dateien können nur mit Hilfe eines Spezialtreibers bzw. einer entsprechenden Soundkarte abgespielt werden!

Wave-Datei auswählen

Nach Mausklick auf diese Schaltfläche öffnet sich ein Datei-Auswahldialog mit dessen Hilfe Sie nach der gewünschten Wave-Datei (Sound-Datei) suchen können.

Einen ausgewählten Sound können Sie anhand dieser Schaltfläche testweise anhören.

 

Bei Windows-Start automatisch ausführen

In der Regel sollte diese Funktion aktiv (abgehakt) sein. Denn nur dann profitieren Sie von dem einzigartigen FLOWFACT-Alarmsystem. Bei aktiver Einstellung wird automatisch das Programm FLOWFACT_Alarm.exe geladen, sobald Sie Windows starten. Dieses Programm arbeitet vollkommen im Hintergrund und nimmt nur sehr wenig Recourcen in Anspruch. Es ist für die permanente Überwachung (die Aktualisierungsabstände werden im Feld Aktualisieren nach... eingegeben) und Meldung von Termin-Aktivitäten zuständig. Selbstverständlich werden nur dann Aktivitäten gemeldet, wenn diese über eine Uhrzeit (Fenster Extras/Aktivitäten, Feld Vorlage) und ein aktives Benutzermerkmal verfügen. Ein Benutzermerkmal erkennt FLOWFACT als solches nur dann, wenn es mit dem Benutzerkürzel aus dem Fenster Extras/Benutzer verbunden ist.

 

 

Aktualisieren nach (Minuten)

Dieser Eintrag bezieht sich auf die Pausen zwischen den automatischen Aktualisierungen. Bitte geben Sie hier einen Wert von min. 1 an (ab 1 Minute) ein. Dieser Eintrag macht erst dann Sinn, wenn die Funktion Bei Windows-Start automatisch ausführen, aktiv (abgehakt) ist. Erst dann tritt die automatische Aktualisierung in Kraft. Wir empfehlen nicht mehr als 5 Minuten einzustellen.

Vorbelegung

Hier sind weitere Einstellungen möglich, wie z.B.: Die Vorbelegung eines bestimmtem Merkmals (auch mehrere), welches bei jeder Datensatz-Neuanlage automatisch erscheint. Festlegung benutzerspezifischer Pfade für individuelle Textvorlagen. Vorgabe von Aktivitätenarten, die von Diensten (optional) automatisch vergeben werden.

Additiver Textpfad

Im FLOWFACT-Textvorlagen-Auswahldialog (erscheint z.B., wenn Sie von einer Adresse aus auf das Wordsymbol in der FLOWFACT-Symbolleiste klicken), stellt FLOWFACT automatisch den Textvorlagen-Pfad ein (bei Adressen z.B. ...Vorlagen/Adressen). Diesem Pfad können sie ein weiteres, benutzerspezifisches Unterverzeichnis zuordnen. Das macht z.B. Sinn, wenn mehrere Benutzer mit FLOWFACT arbeiten und jeder Benutzer seine eigenen Text-Dokumentvorlagen hat.

Bitte gehen Sie dabei, wie folgt, vor:

1. Tragen Sie in das Feld Additiver Textpfad den Namen ein, den auch die benutzerspezifischen Verzeichnisse tragen werden, z.B. Ihre Initialen (gem. unserem Beispiel ZUF).
2. Öffnen Sie jetzt z.B. das Adressenfenster und klicken Sie dort auf die Word-Schaltfläche (FLOWFACT-Symbolleiste).
3. Es erscheint der Textvorlagen-Auswahldialog. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche Explorer.
4. Der Explorer wird mit dem richtigen Verzeichnis geöffnet. Legen Sie dort den neuen Ordner unter Verwendung des im o.g. Feld Additiver Textpfad eingetragenen Namens (gem. Beispiel ZUF) an.
5. Selbstverständlich können Sie jetzt noch für andere Fenster (z.B. Aktivitäten) ein Verzeichnis mit dem Namen (lt. unserem Beispiel ZUF) anlegen.

Jetzt wird sich künftig für den entsprechenden Anwender das für Ihn angelegte Verzeichnis automatisch öffnen. Dabei berücksichtigt FLOWFACT, von welchem Fenster aus (richtiger Pfad!) das Textauswahl-Fenster (Word-Schaltfläche) geöffnet wurde.

Bitte beachten Sie, dass das benutzerspezifische Verzeichnis nur dann geöffnet wird, wenn sich darin mindestens eine (Text-)Datei befindet!

Achten Sie darauf, dass nur Ordner erkannt bzw. geöffnet werden, die sich im Verzeichnis des fensterspezifischen Pfades befinden (additiver Verzeichnisname, bestehend aus ...FLOWFACT/muster/xxxx/xxxx...)!

Ordner-Prefix Objekte

Gerade bei größeren Firmen ist es sinnvoll, die Bild-Dateien (Objektbilder im Verzeichnis pic.obj) auf weitere Unterverzeichnisse zu verteilen, so dass eine optimale Übersicht in der Dateistruktur erreicht wird. Welche Bezeichnung die einzelnen Ordner tragen und in welchen Zeitabständen diese automatisch angelegt werden sollen, wird in diesem Feld für jeden Benutzer individuell bestimmt. Die benutzerspezifische Definition macht die Aufteilung in Gruppen bzw. Abteilungen möglich. Die hier definierten Einstellungen werden bei jeder neuen Objekt-Anlage aktiv.

Das hier beschriebene Feld nimmt sowohl normale Zeichenketten, als auch Platzhalter auf. Erst über die Platzhalter wird eine vollautomatische Ordneranlage erreicht.

In der folgenden Übersicht werden die zur Verfügung stehenden Platzhalter aufgeführt und deren Funktion erläutert:

Vergessen Sie bitte nicht, die Klammern{xxx}direkt vor und direkt nach der Bezeichnung einzugeben!

Darüber hinaus können selbstverständlich hier die englischen Namen für die Platzhalter verwendet werden;

{Year}, {Month}, {Day} und {Quarter}

Alle genannten Platzhalter sind mit beliebigen Zeichen kombinierbar. Die Reihenfolge der Anordnungen spielt dabei keine Rolle. Hier einige Beispiele:

 

Dank dieser neuen Funktion, kann man beispielsweise abteilungsbezogene Ordner definieren und damit unterschiedliche Sicherheitseinstellungen auf NT-Ebene verbinden.

Zeilen für Feldarten...

Wenn Sie im Fenster Aktivitäten Feldarten verwenden und Ihre Bildschirmauflösung genügend Raum bietet, sollten Sie die Feldarten und Eingabehilfen aus der Registerkarte Sonstiges auf die Hauptseite verschieben. Dadurch ersparen Sie sich das Hin- und Herklicken zwischen den beiden Registern beim Betrachten, Ändern und neu Anlegen von Aktivitäten.

Diese Einstellung ist benutzerspezifisch (Fenster Benutzer, Register Vorbelegung) und wird erst dann wirksam, wenn Sie anschließend das Fenster Aktivitäten geschlossen und wieder neu geöffnet haben.

Die Null (Voreinstellung) blendet die Feldarten und Eingabehilfen im Aktivitäten-Register Sonstiges ein. Höhere Werte bewirken das Verschieben in das Hauptregister Aktivitäten und die Anzahl der dort gleichzeitig angezeigten Zeilen sowohl für Feldarten, als auch Eingabehilfen.

Geben Sie z.B. eine 5 ein, so werden zur Darstellung der Feldarten/Eingabehilfen auf der ersten Seite des Aktivitäten-Fensters 5 Zeilen reserviert.

Temporäre Dateien beim Beenden löschen

Bei der Ablage bzw. beim Aufruf abgelegter Word- bzw. Excel-Dokumente muss jeweils eine physikalische Datei erzeugt werden, damit diese von Word bzw. Excel weiter verarbeitet bzw. angezeigt werden kann. Auch die Funktion Temporär Speichern erzeugt eine solche Datei. Außerdem erzeugen alle anderen Programme temporäre Dateien, die u.U. nicht mehr gelöscht werden. In der Regel beginnen die Namen temporärer Dateien mit einer Raute (~).

Wenn Sie diese Funktion aktivieren, werden alle Dateien, die mit einer Raute (~*.*) beginnen, beim Beenden von FLOWFACT automatisch gelöscht, sofern diese älter als 3 Tage sind.

Standardmerkmale

Wählen Sie anhand dieser Multiselektionsliste für den jeweiligen Benutzer bis max. 5 Standardmerkmale aus, die bei jeder Neuanlage vorgegeben werden.

Vorbelegung Aktivitäten

Die hier eingestellten Vorbelegungen wirken sich auf Aktivitäten aus, die von FLOWFACT automatisch erzeugt werden. Bei der Neuanlage einer solchen Aktivität wird die hier ausgewählt Aktivitätenart vorbelegt und alle damit verbundenen Einstellungen, wie z.B. mit oder ohne Alarm, Vorlagedatum usw. automatisch berücksichtigt.

 

Sie haben ein Benutzermerkmal mit der Bezeichnung Werbung angelegt, dem Sie eine Aktivitätenart Später löschen zugeordnet haben. Für diese Aktivitätenart haben Sie u.a. die Vorbelegung Als erledigt kennzeichnen festgelegt.

Sie erhalten einen Werbebrief, den Sie archivieren wollen. Vor dem Scannen dieses Dokuments stellen Sie am HP-Scanner als Empfänger Werbung ein. Jetzt ordnet der FLOWFACT-Dienst dieser Mitteilung automatisch die Aktivitätenart Werbung zu und kennzeichnet dabei noch die Aktivität als erledigt.

Schaltfläche (...)

Öffnet den Dialog Sicherheit, um Ihnen die Möglichkeit zu geben eingescannte Dokumente mit entsprechenden Zugriffsrechten zu verbinden.FLOWFACT

Dienste und Schnittstellen (Übersicht)...

Mail-Signatur

Plain-Text-Signatur

Alles, was Sie in diesem Feld eingeben, wird automatisch am Textende Ihrer ausgehenden E-Mail-Nachricht eingeblendet. Tragen Sie hier z.B. Ihren Absender ein. Hier ein Beispiel:

______________________________ FLOWFACT

AG

Manfred Friederich

Freibergstrasse 5

87561 Oberstdorf

Tel. 08322/9772-34

Fax: 08322/9772-77

Internet: www.FLOWFACT.de

E-Mail: mfriederich@FLOWFACT.de

 

HTML-Signatur

Mit der HTML-Signatur haben Sie die Möglichkeit eine Signatur im HTML-Code zusammen mit Ihren E-Mail-Nachrichten zu versenden.

Die benutzerspezifische Signatur, z.B. in Form einer visuellen Visitenkarte (mit Bild) wird am Ende Ihrer E-Mail-Nachricht automatisch mit ausgegeben und übertragen. In unserer Mustervorlage sind bereits Platzhalter enthalten, die eine weitgehend automatische Generierung möglich machen. Auf diese Weise können Sie praktisch per Mausklick eine Ansprechende Signatur erstellen.

 

Die Mustervorlage enthält Platzhalter zum automatischen Einfügen der jeweiligen Benutzer- bzw. Mitarbeiterdaten:

 

CRLF ersetzen

Wenn Sie z.B. HTML-Code über einen Editor kopieren und hier in das Fenster einfügen, kann dies zu höheren Zeilenabständen führen. Klicken Sie in einem solchen Fall auf diese Schaltfläche. Die Zeilenabstände sollten anschließend korrekt dargestellt werden.

 

 

 

Autotext (Textbausteine)

Tragen Sie bitte in dieser, direkt editierbaren Liste Ihre Textbausteine und die dazugehörigen Bezeichnungen (Kürzel) ein.

Briefdaten

Die firmenbezogenen Daten werden im Fenster Grundeinstellungen, Register Firmendaten eingegeben.

Die hier eingegebenen Daten sind benutzerspezifisch und dienen dazu, in Wordvorlagen wie z.B. Briefköpfen, Angeboten und dergleichen über Platzhalter (sogar mit Unterschrift) eingefügt zu werden. Auf diese Weise sind z.B. Änderungen (neue Rufnummer, geänderte Anschrift etc.) auf einfachste Weise möglich: nur noch ein Mal direkt im FLOWFACT-Fenster ändern und alle Word-Dokumente stimmen automatisch.

Die Platzhalter können Sie über den Dialog Platzhalter in Textverarbeitung einfügen (siehe Menü FLOWFACT bzw. FLOWFACT-Menü über F12-Taste in Word) direkt einfügen. Wählen Sie dazu im dortigen Listenfeld den Eintrag Benutzer aus.

Microsoft Word Platzhalter:

Datenquelle	Platzhalter *
Anschrift des Mitarbeiters (sofern mit dem Benutzerdatensatz verlinkt)	{ MERGEFIELD BEN_AD_ANSCHRIFT\*ZEICHENFORMAT }
Name des Mitarbeiters (Feld Name, Registerkarte Benutzer)	{ MERGEFIELD BEN_Name \*ZEICHENFORMAT }
Feld Titel (Registerkarte Briefdaten)	{ MERGEFIELD BEN_Titel \*ZEICHENFORMAT }
Telefon Buero	{ MERGEFIELD BEN_TelefonBuero \*ZEICHENFORMAT }
Telefon Funk	{ MERGEFIELD BEN_TelefonFunk \*ZEICHENFORMAT }
Fax	{ MERGEFIELD BEN_Fax \*ZEICHENFORMAT }
E-Mail	{ MERGEFIELD BEN_Email\*ZEICHENFORMAT }
Position	{ MERGEFIELD BEN_Position \*ZEICHENFORMAT }
Sonderinfo 1	{ MERGEFIELD BEN_Sonderinfo1 \*ZEICHENFORMAT }
Sonderinfo 2	{ MERGEFIELD BEN_Sonderinfo2 \*ZEICHENFORMAT }
Sonderinfo 3	{ MERGEFIELD BEN_Sonderinfo3 \*ZEICHENFORMAT }
Unterschrift	{ FFINCLUDEPICTURE { MERGEFIELD BEN_Unterschrift } }   Bitte tragen Sie hier nur den Dateinamen mit Extender (z.B. muster.bmp) ohne Pfad ein, da Word die Verlinkung zur Datei nicht korrekt ausführt. Die Datei muss sich im Verzeichnis ...\FLOWFACT\logos befinden!