Merkmale und Sicherheit

 

Kurzbeschreibung

Der Dialog Merkmale und Sicherheit steht in praktisch allen Fenstern zur Verfügung. Der Bereich Merkmale steht Ihnen zur Auswahl fester Vorgaben zur Verfügung, anhand derer Sie einen Datensatz kennzeichnen können, um ihn später leicht wieder finden zu können. Es können beliebig viele Merkmale pro Datensatz eingegeben werden, um so z.B. nicht nur den Bearbeiter der Adresse, Vorgangs etc., sondern darüber hinaus auch z.B. die Herkunft des Kontaktes dokumentieren oder die Zuordnung einer Branche festlegen zu können.

Eine besondere Rolle spielen die sog. Benutzer-Merkmale, die beispielsweise im Fenster Aktivitäten auch für die Steuerung interner Mitteilungen und die damit verbundenen Antworten (von Kollege zu Kollege) notwendig sind. Aber auch für die Anzeige bzw. Meldung unerledigter Vorgängen in der Wiedervorlage und im Alarm sind Benutzer-Merkmale unentbehrlich.

Der Dialog bietet außer den Merkmalen eine Oberfläche, anhand derer Zugriffsrechte festgelegt werden können. So können z.B. bestimmte Daten (egal ob Adressen, Nachrichten, E-Mails, Dokumente usw.) für unbefugte Mitarbeiter nur als Information (ohne Änderungsmöglichkeiten) oder sogar unsichtbar gemacht werden. In der Praxis stehen Merkmale und Zugriffsrechte oft in unmittelbarem Zusammenhang (insbesondere in Verbindung mit den Benutzer-Merkmalen). Aus diesem Grund und zugunsten einer einfachen Bedienung sind beide Bereiche in einem Dialog zusammengefasst.

In den folgenden Abschnitten erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten, die Ihnen dieses wertvolle Organisationsinstrument zur Verfügung stellt.

Öffnen des Dialogs

Das Dialogfenster Merkmale und Sicherheit kann auf verschiedene Weise geöffnet werden. Vorausgesetzt, der jeweilige Benutzer hat dafür die Berechtigung. Dies ist immer der Fall, wenn er berechtigt ist, neue Datensätze einzugeben. Hat ein Anwender einen Datensatz geschützt (z.B. hat nur er Vollzugriff, alle anderen dürfen nur lesen), so kann der Dialog nicht von Anwendern geöffnet werden, die nur leseberechtigt sind.

Drücken Sie die Taste [F8], um den Dialog zu öffnen.

Das Öffnen des Dialogs kann auf Wunsch in allen Datenfenstern (z.B. Adressen, Details, Aktivitäten, Projekte) beim Speichern des neuen Datensatzes automatisch erfolgen. Dazu muss zum jeweiligen Fenster die Funktion Automatische Sicherheitsanfrage im Fenster Extras/Benutzer, Registerkarte Berechtigung aktiviert sein, siehe folgendes Abbildungsbeispiel:

Gemäß obigem Beispiel, öffnet sich vor dem Speichern eines neuen Datensatzes (Adresse, Details und Aktivitäten) der Dialog Merkmale und Sicherheit automatisch.

Das Dialogfenster Merkmale und Sicherheit wird geöffnet, sobald Sie entweder auf die Merkmale-Liste klicken, wie z.B. im Fenster Adressen:

Grundsätzlich können Sie dort klicken, wo Sie ein Merkmal sehen, ob das rechts wie im OBJ und im AD-Fenster ist. Oder auch einfach, indem Sie in einer Aktivität auf ein Merkmal klicken. 

Die Oberfläche ist in zwei grundsätzliche Bereiche unterteilt:

• Merkmale (auf der linken Seite)
• Sicherheit (auf der rechten Seite)

Im folgenden werden wir die einzelnen Bereiche, deren Funktion und Bedienungselemente näher beschreiben.

Merkmale

Was sind Merkmale?

Merkmale könnte man auch als digitale Karteireiter bezeichnen, denn Sie dienen dem gleichen Zweck. Während Karteireiter für das Kennzeichnen und Wiederfinden verwendet werden, dienen Merkmale der Kennzeichnung von Datensätzen.

Mit Hilfe von Merkmalen können Sie sich schnell und auf einfache Weise die gewünschten Datengruppen zusammenstellen, um diese z.B. für Mailings, Listen, Auswertungen etc. weiter zu bearbeiten. Merkmale können auch mit dem Benutzer verbunden werden (Benutzermerkmale), die sowohl zur Steuerung des internen Mail-, als auch Sicherheitssystems notwendig sind. Merkmale und Benutzermerkmale werden im Fenster Extras/Merkmale definiert.

Sie können beliebig viele Merkmale definieren (Menü Extras/Merkmale), die im gewünschten Daten-Fenster (z.B. Adresse, Aktivität etc.) zur Wahl stehen. Es sind pro Datensatz beliebig viele Merkmalszuordnungen möglich. Einfach Merkmals-Liste anklicken oder die F8-Taste drücken. Merkmale können in Ordnern übersichtlich zusammengefasst werden. Die Bedienung entspricht dem Windows-Explorer.

Beispiele für Merkmale:

1. Kollege XY (von welchem Kollegen kommt diese Adresse)
2. Mitarbeiter XY (welcher Mitarbeiter betreut den Kunden)
3. Berufsgruppe (wenn Sie z. B. Architekten, Dachdecker, Rechtsanwälte o. ä. kennzeichnen wollen)
4. kein Newsletter gewünscht (Blacklist) 

Merkmale im Fenster Aktivitäten: Im Aktivitätenfenster spielen Merkmale eine besonders wichtige Rolle, denn sie sind sowohl für die benutzerspezifische Anzeige in der Wiedervorlageliste und im Kalender (Fenster Wiedervorlage & Kalender) als auch für den FLOWFACT-Alarm erforderlich.

Bei Änderung einer Aktivität in Bezug auf Merkmale wird das Wiedervorlagedatum (auch Uhrzeit, sofern vorhanden) automatisch aktualisiert, so das erkennbar ist, dass der letzte Zugriff von {Jetzt} ist. 

Dadurch wird sichergestellt, dass die Aktivität in der Wiedervorlage aktuell eingeordnet wird.

Der einfache Umgang mit Merkmalen

Im Merkmale-Dialogfenster stehen Ihnen einige (verdeckte) Funktionen zur Verfügung, die das Auswählen bzw. Deaktivieren von Merkmalen erleichtern:

Alle ausgewählten Merkmale mit nur einem Tastendruck entfernen:

Platzieren Sie den Cursor in das leere Feld Kürzel und drücken Sie auf Ihrer Tastatur die aste Entf. (Delete bzw. Entfernen). Alle ausgewählten Merkmale verschwinden. 

Merkmale über Merkmal-Kürzel auswählen:

Platzieren Sie den Cursor in das Feld Kürzel und geben Sie das jeweilige Merkmal-Kürzel ein (z. B. zuf für Musterbenutzer Karl Zufrieden) und drücken Sie die [Return]-Taste. Das Merkmal wird ausgewählt (rotes Häkchen, Eintrag in der Liste Ausgewählte).

Sie können aber auch den vollständigen Namen als Suchbegriff eingeben: z. B. Karl Zufrieden. 

Die Bezeichnung der Schaltfläche Übernehmen ändert sich in Suchen, sobald im Kürzel-Feld ein Zeichen steht. Bei Klick auf Übernehmen schließt sich der Dialog, bei Klick auf Suchen bleibt der Dialog offen und gibt damit Gelegenheit ein weiteres Kürzel einzutragen.

Merkmal auswählen und Dialog schließen mit nur einem Klick: Klicken Sie das gewünschte Merkmal mit der rechten Maustaste an, so werden zwei Funktionen ausgeführt:

• Der Dialog wird geschlossen
• Das Merkmal wird übernommen 

Wollen Sie mehrere Merkmale auswählen, so klicken Sie z. B. das erste mit der linken und das letzte Merkmal mit der rechten Maustaste an, um den Dialog zu schließen.

Einfaches Schließen des Merkmal-Auswahldialogs

Sie können den Auswahldialog auch mit der rechten Maustaste schließen, ohne dabei ein Merkmal zu aktivieren bzw. deaktivieren. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich innerhalb der Liste Vorhandene oder Ausgewählte.

Ausgewählte Merkmale entfernen

Um ein ausgewähltes Merkmal wieder zu deaktivieren, klicken Sie es einfach an. Es geht aber noch einfacher: Klicken Sie das jeweilige Merkmal in der rechten Liste (Vorhandene) an.

Beschreibung der Elemente (Merkmale)

Merkmale Auswahliste

Hier werden alle Merkmale zur Auswahl aufgelistet, die für das aktive Fenster zur Verfügung stehen. Aufbau und Bedienung dieser Auswahlliste entspricht weitgehend dem Windows-Explorer. Oberbegriffe (beliebig viele Ebenen möglich) sind in Form von Ordnern darstellbar. Merkmale-Kürzel (siehe Feld Kürzel) werden in Klammern dargestellt.

Das Editieren von Merkmalen findet im Fenster Administration - Merkmale statt. 

Klicken Sie einfach das gewünschte Merkmal an (ausgewählte Merkmale sind mit einem roten Häkchen gekennzeichnet).

Wenn Sie ein Benutzermerkmal auswählen, wird diesem Benutzer automatisch die volle Berechtigung auf den Datensatz erteilt. Wenn das nicht gewünscht wird, müssen Sie dies rechts unter Sicherheit korrigieren.

Wenn Sie ein Benutzermerkmal nur versehentlich angeklickt haben, dieses dann wieder entfernen, muss der Reiter Sicherheit explizit noch um das volle Zugriffsrecht bereinigt werden. So erklärt sich dann auch, wenn Sie einem Benutzer zwar Vollzugriff erteilen möchten, er aber die Aktivität nicht für seine Wiedervorlage benötigt. 

 

 

Übernahme des kompletten Ordnerinhalts: 

Sie können alle Einträge innerhalb eines Ordners mit nur einem Mausklick übernehmen. Klicken Sie dazu direkt auf den Ordner und bestätigen Sie die folgende Abfrage mit "Ja".

Zur Kontrolle werden in diesem Listenfeld alle ausgewählten bzw. vorbelegten Merkmale angezeigt. Dieses Feld dient darüber hinaus zum Entfernen bereits aktivierter Merkmale. Sobald Sie auf das Merkmal klicken (welches aus dem Datensatz entfernt werden soll), verschwindet es aus dem Listenfeld. Selbstverständlich können Sie ein entferntes Merkmal jederzeit wieder über die Merkmale-Auswahlliste auf der linken Seite hinzufügen. Das Entfernen bezieht sich nur auf Merkmale zum Datensatz und nicht auf die Merkmale selbst, die nach wie vor in der Auswahlliste zur Verfügung stehen.

Internen Verteiler hinzufügen

Öffnet den Dialog zur Eingabe des Verteiler-Namens. Über zuvor definierte Verteiler können bestimmte Merkmale automatisch ausgewählt werden. Mehr darüber erfahren Sie auf der Seite Verteiler.

Kürzel

Für jedes Merkmal können Kürzel vorgesehen werden (Fenster Administration - Merkmale), welches die Auswahl erleichtert.

Sobald sich der Auswahldialog öffnet, befindet sich der Cursor automatisch in diesem Feld. Das Kürzel bzw. der Suchbegriff können sofort eingegeben werden. Vorhandene Kürzel werden in Klammern hinter dem Merkmalsnamen angegeben. Bestätigen Sie nach Eingabe des Kürzels mit Ihrer [Return]-Taste, wird das dazugehörende Merkmal ausgewählt.

Da der Cursor in diesem Feld stehen bleibt, können Sie der Reihe nach weitere Eingaben vornehmen. Sobald Sie alle Merkmale ausgewählt haben, einfach einmal Enter und das war es. 

SHORTCUT: Drücken Sie Ihre Entf.-Taste (Tastatur) während der Cursor im leeren Feld "Kürzel" steht, so werden alle ausgewählten Merkmale deaktiviert.

Übernehmen/Suchen

Klicken Sie die Schaltfläche "Übernehmen" an, um Ihre Auswahl von Merkmalen in das Fenster zu übertragen. Sobald Sie im Feld "Kürzel" eine Eingabe machen, ändert sich die Bezeichnung dieser Schaltfläche in "Suchen". Klicken Sie die Suchen-Schaltfläche an, wird der Merkmale-Dialog nicht geschlossen, sondern das zum Kürzel vorhandene Merkmal gesucht bzw. ausgewählt. Anschließend wird das Kürzel-Feld geleert und die Schaltfläche trägt wieder die Bezeichnung "Übernehmen". Dieser Vorgang ist beliebig oft wiederholbar.

Fenster Aktivitäten:
Sobald Sie ein anderes Merkmal ausgewählt und mit Übernehmen bestätigt haben, aktualisiert sich das Datum Vorlage (die Uhrzeit bleibt erhalten). Damit wird sichergestellt, dass die jeweilige Aktivität in der Wiedervorlageliste (z.B. bei Weiterleitung an einen anderen Mitarbeiter) aktualisiert wird. 

Abbrechen

Schließt den Dialog ohne Änderungen durchzuführen.

Sicherheit

FLOWFACT verfügt über ein überaus komfortables Sicherheitssystem, welches trotz einfachster Bedienung ein Optimum an Datenschutz gewährleistet. Sie bestimmen, welcher Datensatz von wem gelesen bzw. bearbeitet werden darf. Dank der Gruppen- und Benutzer-Berechtigungen können Sie auf einfache Weise z.B. eine Nachricht (Fenster Aktivität) an einen bestimmten Anwender oder eine ganze Anwendergruppe senden, die für Unbefugte unsichtbar bleibt.

Aber auch Informationen aus externen Datenquellen (z.B. über FLOWFACT-Dienste, wie E-Mail, Netscan bzw. Digital-Sender) können dank dieses Systems vor unbefugten Zugriffen sicher geschützt werden. Das Sicherheitssystem von FLOWFACT wurde in Anlehnung der Sicherheitsmechanismen von Microsoft Windows entwickelt, so dass auch die gleiche Terminologie zur Anwendung kommt.

Bei der Neuanlage eines Datensatzes erhalten automatisch immer alle Benutzer Vollzugriff. Diese Einstellung kann der Besitzer des Datensatzes jederzeit ändern bzw. deaktivieren. Um sicherzustellen, dass der unbeabsichtigte Zugriff auf einen Datensatz gegenüber allen Benutzern gesperrt wird, erhält der Urheber immer den Vollzugriff. Diese Einstellung lässt sich deshalb auch nicht ändern, es sei denn, ein anderer Benutzer übernimmt den Besitz, sofern er dazu berechtigt ist (Vollzugriff).

In der Statusleiste wird der Besitzer-Name des aktiven Datensatzes angezeigt.

Werden in der Statusleiste zu einem Datensatz (nur bei Aktivitäten) anstatt eines Besitzer-Names drei Fragezeichen ??? angegeben, wurden die Daten über einen FLOWFACT-Dienst eingelesen. In diesem Fall ist kein Besitzer zugewiesen.

Unterhalb des Listenfeldes Merkmale und Sicherheit werden die gängigen Zugriffskombinationen in Kurzform zu Ihrer Information angezeigt (es ist pro Datensatz immer nur einer dieser Einträge möglich):

• Nur Sie
  Nur Sie haben Vollzugriff (Sie sind Besitzer*), es existieren keine weitere Berechtigungen.
• Besitzer
  Sie sind Besitzer* (Vollzugriff), aber auch andere haben Lese- oder Vollzugriff.
• Indiv. Vollzugriff 
  Sie wurden als Benutzer (keine Gruppe) mit Vollzugriffsrecht bestimmt. Sie sind nicht Besitzer*, können aber den Besitz übernehmen. Weitere Berechtigungen (voll oder nur lesen) sind möglich.
• Indiv. Lesezugriff
  Sie (und evtl. noch weitere) wurden als Benutzer (keine Gruppe) mit eingeschränkter Zugriffsberechtigung bestimmt. Sie können den Datensatz zwar lesen, aber weder ändern, löschen bzw. in irgend einer Weise manipulieren. Weitere Berechtigungen (voll oder nur lesen) sind möglich.
• Nur lesen über Gruppe
  Es wurde eine Gruppe mit eingeschränkter Zugriffsberechtigung (nur lesen) bestimmt, deren Mitglied Sie sind. Weitere Gruppen-Berechtigungen (voll oder nur lesen) sind möglich.
• Vollzugriff über Gruppe
  Es wurde eine Gruppe mit Vollzugriff bestimmt, deren Mitglied Sie sind. Weitere Gruppen-Berechtigungen (voll oder nur lesen) sind möglich. Sie oder andere Gruppenmitglieder können den Besitz übernehmen. Es kann aber immer nur ein Benutzer bzw. Gruppenmitglied Besitzer sein.
• Kein Zugriff
  Wenn Sie nicht Besitzer sind, aber Vollzugriff haben und sich selbst alle Rechte (weder voll noch lesen) entziehen. Beim nächsten Versuch, diesen Datensatz aufzurufen, bleibt er für Sie unsichtbar! 

Der nachfolgend verwendete Begriff Besitzer entspricht der Terminologie von Microsoft Windows. Der Datensatz-Besitzer ist zunächst immer der Anwender, der den Datensatz neu angelegt hat. Bei Verwendung des internen Mailsystems (Aktivitäten) kann man den Besitzer in der Regel auch als Urheber bzw. Absender definieren. Der Besitzer eines Datensatzes ist im Nachhinein änderbar. Dies geschieht durch die explizite Übernahme eines berechtigten Mitbenutzers (mit Vollzugriff) über die Funktion Besitz übernehmen im Dialog Merkmale und Sicherheit.

Das Listenfeld Merkmale und Sicherheit dient aber nicht nur zur Anzeige von Merkmalen und Benutzerrechten, sondern öffnet darüber hinaus den gleichnamigen Dialog, der für die Änderung bzw. Neuzuweisung von Merkmalen und Benutzerrechten notwendig ist. Um diesen Dialog zu öffnen, genügt ein Mausklick auf einen beliebigen Bereich dieses Listenfeldes.

Welche Zugriffsmöglichkeiten eine Gruppe oder ein Benutzer auf den jeweiligen Datensatz erhält, legen Sie im rechten Teil des Dialogs fest. Es stehen zwei Zugriffsarten zur Verfügung, die sowohl auf Gruppen, als auch Benutzer Gültigkeit haben:

• Lesen:
  Der Datensatz wird zwar angezeigt, kann jedoch weder geändert, noch gelöscht oder sonst in irgend einer Weise manipuliert werden.
• Voll:
  Es stehen alle Rechte zur Verfügung, wie Ändern, Löschen und die Übernahme des Besitzes. 
   

WICHTIG: Ist ein Benutzer z.B. zugleich Mitglied einer Gruppe mit der Berechtigung Lesen und einer Gruppe mit der Berechtigung Voll, so hat immer der Vollzugriff oberste Priorität. 

Ist ein Benutzer z.B. zugleich als Mitglied einer Gruppe mit der Berechtigung Voll und als Benutzer mit der Berechtigung Lesen ausgewählt, so hat die Benutzer-Berechtigung Lesen oberste Priorität.

So können Sie die Berechtigungen für einen Datensatz ändern:

1. Klicken Sie vom jeweiligen Datensatz einfach auf das Listenfeld Merkmale und Sicherheit.
2. Klicken in der Zeile des gewünschten Gruppen- bzw. Benutzer-Namens (Liste im rechten Teil des Dialogs) auf die Funktion lesen oder voll. Die erteilte Berechtigungsart wird durch ein rotes Häkchen bestätigt (Doppelbelegung ist ausgeschlossen). Erneutes Klicken macht Ihre Auswahl rückgängig.
3. Speichern Sie Ihre Änderung. 
4. Mit Abbrechen machen Sie Ihre Änderungen rückgängig. 

Beschreibung der Elemente (Sicherheit)

Liste vorhandener Berechtigungen

In dieser Liste werden grundsätzlich alle Benutzer-Gruppen sowie Benutzer mit zugewiesener Berechtigung (nur lesen bzw. voll) aufgeführt. Um auch die Benutzer zu sehen, die nicht explizit für eine Berechtigung ausgewählt wurden, so aktivieren Sie einfach auf die Funktion alle. Die gelb hinterlegte Listenzeile zeigt den angemeldeten Benutzer an.

Wollen Sie Rechte für eine Gruppe (oder Gruppen) bzw. einen oder mehrere Benutzer vergeben, so klicken Sie einfach die gewünschte Berechtigungsart in der entsprechenden Zeile an. Ihre Auswahl wird durch ein rotes Häkchen bestätigt. Erneutes Klicken nimmt die Berechtigung zurück, das Häkchen verschwindet.

Wenn Sie auf das jeweilige Gruppensymbol klicken, öffnet sich ein Dialog, welcher die Mitglieder der ausgewählten Gruppe anzeigt. 

Die Gruppe (Jeder) ist in FLOWFACT fest integriert und wird bei jeder Neuanlage automatisch mit der Berechtigung voll vorbelegt. Diese Vorbelegung verschwindet automatisch, sobald in anderen Zeilen individuell eine Berechtigung vergeben.

Wenn Sie als Datensatz-Besitzer versuchen, sich selbst den Vollzugriff zu entziehen, erhalten Sie die Meldung, dass dies nicht möglich ist.

<< Übertragen

Diese Funktion reagiert nur, wenn min. eine Gruppe in der Liste Gruppen-/Benutzer-Berechtigungen ausgewählt ist, die aktive Benutzer (Gruppenmitglieder) enthält (siehe Extras/Benutzer, Registerkarte Benutzer, sichtbares Häkchen bei der Funktion Aktiv). Sobald Sie diese Schaltfläche anklicken, werden die Benutzernamen der Gruppenmitglieder im linken Bereich des Dialogs Merkmale und Rechte automatisch aktiviert. Diese Funktion bietet sich z.B. an, wenn eine Nachricht bzw. ein Dokument von allen Gruppenmitgliedern gelesen werden sollen (Zugriff lesen empfohlen).

Wenn Sie die gewünschten Benutzer über das Benutzermerkmal (Bereich Merkmale im linken Bereich des Dialogs Merkmale und Rechte) auswählen, so wird die dazugehörige Berechtigung automatisch aktiviert (voll ist vorbelegt). Bei umgekehrter Reihenfolge entfällt die automatische Vorbelegung, d.h., wenn Sie ein Benutzerrecht auswählen, bleibt die Einstellung des damit verbundenen Benutzermerkmals unverändert.

Bitte achten Sie darauf, dass der Zusammenhang zwischen Benutzer-Merkmal und Benutzer-Recht nur dann von FLOWFACT festgestellt und berücksichtigt werden kann, wenn dem jeweiligen Benutzer-Merkmal der richtige Benutzername (Feld Benutzername, Fenster Benutzer, Register Benutzer) zugewiesen wurde (Fenster Merkmale, Listenfeld Benutzer [nur Benutzermerkmale]).

Alle

Der besseren Übersicht halber werden in der Liste Gruppen-/Benutzer-Berechtigungen nur die Benutzer dargestellt, die ein Benutzerrecht (nur lesen bzw. voll) erhalten haben. Sollen unabhängig davon alle Benutzer aufgelistet werden, so aktivieren Sie diese Funktion (Häkchen). Erneutes Klicken nimmt die Einstellung wieder zurück.

Empfänger nur lesen

Diese Funktion ist besonders praktisch, wenn Sie mehrere Empfänger (Benutzermerkmale) ausgewählt haben. Mit nur einem Klick können Sie allen Empfängern die vorbelegte Vollberechtigung entziehen und durch die Berechtigung nur lesen ersetzen.

Bei Ausführung dieser Funktion, wird der Besitz des Datensatzes automatisch übernommen, sofern der Ausführende nicht bereits Besitzer ist. Auf diese Weise wird ausgeschlossen, dass sich der letzte Absender (bzw. Vollzugriffsberechtigte) des Datensatzes nicht versehentlich selbst den Vollzugriff entzieht. Außerdem wird der Besitzer einer Mitteilung (Aktivität) von FLOWFACT immer als "Absender" betrachtet. So ist sicher gestellt, dass beantwortete Nachrichten immer an den Absender zurück gehen.

Verwenden Sie diese Funktion z.B. für interne Mitteilungen, die nach Beantwortung garantiert wieder zu Ihnen zurück kommen müssen (alle Daten der Nachricht, wie z.B. Uhrzeit für Alarm bleiben unverändert!).

Besitz übernehmen

Diese Schaltfläche kann nur dann aktiviert werden, wenn der aktive Datensatz von einem anderen Benutzer (Besitzer) erstellt worden ist. Jeder, der einen neuen Datensatz anlegt, ist automatisch Besitzer mit Vollzugriffsberechtigung, welche er sich selbst nicht entziehen kann. Um das zu ändern, kann der Besitz von einem anderen Anwender übernommen werden. Vorausgesetzt, der Besitzer hat seine Vollzugriffsberechtigung auch auf den Benutzer seiner Wahl (den künftigen Besitzer) oder dessen Gruppe übertragen.

Mit anderen Worten: Hat ein Anwender Vollzugriff (als Einzelanwender oder Mitglied einer Gruppe) über einen, nicht von ihm erstellen Datensatz, so kann er den Besitz übernehmen. Dem neuen Besitzer obliegen dann alle Rechte, d.h. er kann die Rechte des ursprünglichen Besitzers einschränken (nur lesen) oder ganz entziehen.

Rechteschablonen

Mit Hilfe der Rechteschablonen können Sie häufig benutzte Berechtigungskombinationen dauerhaft abspeichern, um diese künftig mit nur einem Mausklick abrufen zu können. Außerdem wird dabei der Dialog Merkmale und Sicherheit automatisch geschlossen. Es können bis zu sechs Rechteschablonen definiert werden. Dazu stehen am unteren rechten Rand des Dialogs sechs Schaltflächen zur Verfügung, z.B.:

Rechteschablonen definieren

1. Treffen Sie zuerst Ihre Berechtigungsauswahl in der Liste Gruppen-/Benutzer-Berechtigungen durch Ein- bzw. Ausschalten der jeweiligen Funktionsschalter in den Spalten lesen bzw. voll.
   
   
2. Klicken Sie dann die gewünschte Schaltfläche mit der rechten Maustaste an, wenn Sie eine Schablone ändern wollen. Bereits definierte Schablonen erkennen Sie an der individuellen Bezeichnung in der Schaltfläche. Undefinierte Schablonen tragen die Button-Bezeichnung (frei). Da freie Schablonen bei Mausklick noch keine Funktion auslösen, können diese zum Editieren auch mit der linke Maustaste angeklickt werden.
   
   
3. Bei Klick auf eine freie Schablone (rechte oder linke Maustaste) öffnet sich zunächst ein Dialog zur Eingabe einer Schaltflächen-Beschriftung. Tragen Sie hier z.B. Ihren Namen ein, wenn sich die Sicherheitseinstellungen auf Sie beziehen (max. ca. 15 Zeichen).
   
   
   
4. Sobald Sie auf die Schaltfläche OK klicken, sind Ihre vorgegebenen Einstellungen dauerhaft gesichert, d.h., dass bei Klick auf diese Schablonenschaltfläche automatische Ihre Vorbelegung eingestellt und anschließend der Dialog Merkmale und Sicherheit geschlossen wird.
   
   

Die letzte der sechs Schablonen wird automatisch bei jeder Neuanlage ausgeführt, ohne dazu das Fenster Merkmale und Sicherheit öffnen und dann die Rechteschablone aktivieren zu müssen.

Gehen Sie dabei genauso vor, wie oben beschrieben. Achten Sie lediglich darauf, dass die Sicherheitseinstellungen der letzten Schablone zugeordnet werden müssen.

Verwenden Sie für die Button-Beschriftung z.B. die Bezeichnung Standard.

Rechteschablone löschen 

Selbstverständlich können Sie jede Schablone löschen. Gehen dazu folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie die gewünschte Schaltfläche mit der rechten Maustaste an.
2. Löschen Sie im folgenden Dialog den Inhalt des Textfeldes.
3. Bestätigen Sie durch Klick auf die Schaltfläche OK.
4. Anschließend trägt die Schaltfläche die Bezeichnung (frei).

 

Vom Fenster Administration - Benutzer können FLOWFACT-Administratoren für jeden einzelnen Anwender Rechteschablonen definieren. Die Vorgehensweise entspricht exakt der hier beschriebenen Schritte. Wichtig ist, dass vor der Definition zuerst der jeweilige Benutzer ausgewählt werden muss.

Eine weitere Funktion steht dort zur Verfügung, die es ermöglicht die Änderung bzw. Neudefinition von Rechteschablonen zu sperren, sodass nur noch Administratoren in der Lage sind, dies zu tun. Versuche seitens unberechtigter Anwender werden durch einen Hinweis quittiert:

Weitere Informationen dazu finden Sie auf der Seite Benutzer, Rechteschablonen.