Einleitung

Normalerweise müssen Sie für jeden Interessenten eine Anfrage anlegen, damit FlowFact Objekte selektieren kann. Die Anlage der Anfragen können Sie mit Hilfe der Musteranfragen automatisieren. Das macht z.B. Sinn, wenn sich bei Ihnen aufgrund eines Inserates zum gleichen Objekt viele Interessenten melden. Schließlich suchen sie ein bestimmtes Objekt, wobei davon ausgegangen werden kann, dass die Suchwünsche der Interessenten mit den Daten des inserierten Objekts weitgehend übereinstimmen.

Musteranfragen werden mit dem Objekt verknüpft. Das mag auf den ersten Blick verwirrend sein, ist jedoch vollkommen logisch, wie das folgende Praxisbeispiel zeigt:

Nehmen wir einmal an, Sie haben Ihr Objekt XYZ inseriert (Einfamilienhaus, 600 m2 Grundstück, 120 m2 Wohnfläche, prima Lage). Ein höchst interessantes Objekt, wie sich aufgrund der unzähligen Anrufe herausstellt. Jeder, der sich aufgrund dieses Inserates meldet, sucht ein Einfamilienhaus mit 600 m2 Grundstück und 120 m2 Wohnfläche in prima Lage. Sie haben es also mit einer größeren Zahl von Interessenten zu tun, die alle das gleiche suchen: Einfamilienhaus mit 600 m2 Grundstück und 120 m2 Wohnfläche in prima Lage.

Da stellt sich doch zwangsläufig die Frage: Warum für jeden Interessenten jedes Mal die gleiche Anfrage (Einfamilienhaus, 600 m2 Grundstück, 120 m2 Wohnfläche, prima Lage) eintippen?

Man könnte doch eine Vorlage verwenden und jeweils kopieren!
Sogar die Vorlage ist schon vorhanden, denn immerhin sind die Suchkriterien ja schon in den Objektdaten enthalten: Einfamilienhaus, 600 m2 Grundstück, 120 m2 Wohnfläche, prima Lage.

Also liegt es doch nahe, die bereits im Objekt gespeicherten Kriterien als Vorlage zu verwenden. Und genau dieses Beispiel aus der Praxis setzt FlowFact um:

Die wichtigsten (dafür gekennzeichneten) Objektkriterien in eine Musteranfrage übertragen, welche wiederum als Kopiervorlage zur Erstellung einer mit dem Interessenten verknüpften Anfrage dient.

Bitte beachten Sie, dass die automatische Anlage von Anfragen über Muster-Anfragen nur in Verbindung manueller Selektionen (Fenster Selektion, Registerkarte Manuelle Selektion) möglich ist.

In den nächsten Abschnitten werden wir Ihnen zeigen, welche Vorbereitungen in Verbindung mit Musteranfragen getroffen werden müssen, wie Sie Musteranfragen erstellen, und wie über eine Musteranfrage eine Interessenten-Anfrage wird.

Vorbereitungen

Feldarten für Muster-Anfrage freigeben

Bei Verwendung der im Lieferungsumfang enthaltenen Standard-Feldarten sind keine weiteren Vorbereitungen notwendig, sodass Sie diesen Abschnitt überspringen können.

Da nach der Objekteingabe praktisch schon alle Daten zur Erstellung einer Muster-Anfrage enthalten sind, liegt es nahe, aus den Objektdaten heraus eine Muster-Anfrage zu erzeugen. In der Praxis macht es jedoch wenig Sinn, wirklich alle Daten zu übernehmen, dies trifft z.B. auf die Ortsangaben und auf objektspezifische Besonderheiten zu. Eine 1:1-Anfrage wäre viel zu genau, sodass Selektionsergebnisse viel zu knapp ausfallen würden. Darüber hinaus sind Interessentenwünschen im Gegensatz zu den real existierenden Objektdaten mehr oder weniger imaginärer Natur, sodass entsprechend Spielraum erforderlich ist. Auch bei den Interessentenwünschen gilt: weniger ist oft mehr.

Damit FlowFact in der Lage ist, aus dem oft sehr umfangreichen Objektdaten-Bestand die zur Erzeugung einer Interessenten-Anfrage sinnvollen Daten heraus zu filtern, werden diese entsprechend gekennzeichnet. Diese Kennzeichnung findet über die Funktion Musteranfrage (Bereich Verfügbar) im Fenster Feldarten statt.

Selbstverständlich sind die enthaltenen Standardfeldarten bereits entsprechend vorbereitet, wie z.B. bei "Objektart":

Musteranfragen erstellen

Wie bereits oben erwähnt, greift FlowFact auf sog. Musteranfragen zurück, um davon eine Kopie zu erstellen und als Anfrage mit dem Interessenten zu verknüpfen. Das bedeutet, dass zuvor Musteranfragen existieren müssen.

So erzeugen Sie eine Musteranfrage:

1. Öffnen Sie das Objekt, welches Sie mit einer Musteranfrage verknüpfen wollen.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte ...2
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Musteranfrage-Verknüpfungsfeld mit der Bezeichnung verknüpfen und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Musteranfragen:
   
   
4. Beantworten Sie die Folgende Frage mit JA:
   
   
   
   Eine neue Anfrage wird angezeigt, in die FlowFact die für Musteranfragen vorgesehenen Objektkriterien bereits eingefügt hat.
5. Bitte prüfen Sie die Daten und ändern Sie diese Ihren Vorstellungen entsprechend. Bedenken Sie in diesem Zusammenhang: Je mehr Kriterien, desto weniger Treffer! Auch hier gilt: weniger ist besser. Aus diesem Grund werden Sie eher Feldarten entfernen.
   
   Um Feldarten zu löschen, klicken Sie diese mit der rechten Maustaste an und führen Sie im folgenden Kontext-Menü die Funktion Zeile "...." löschen aus (siehe folgendes Beispiel):
   
   
6. In der Regel werden Preisvorstellungen als Maximalwert und Flächenangaben als Minimalwert von den Interessenten betrachtet. Deshalb sollten Sie diese Werte entprechend anpassen.
   
   Ersetzen Sie z.B. das Währungszeichen in "bis" und bestätigen Sie mit Ihrer Return-Taste. Schreiben Sie vor Flächenangaben das Wort "ab". Die im obigen Schritt abgebildeten Kriterien könnten nach der Überarbeitung z.B. so aussehen:
   
   
7. Selbstverständlich können Sie jederzeit eine Musteranfragen ändern. Öffnen Sie das jeweilige Objekt und klicken Sie auf den Musteranfragen-Link, um in der darauf angezeigten Anfrage die Änderungen vorzunehmen.
   
   

Musteranfrage für mehrere Objekte erstellen

Da Muster-Anfragen, wie bereits erwähnt, naturgemäß weniger feste Werte beinhalten, als dies bei den Objektdaten der Fall ist (bzw. sein sollte), passen diese oft auch für andere Objekte. Aus diesem Grund können Sie eine Muster-Anfrage mit beliebig vielen Objekten verknüpfen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

Merken Sie sich zuerst die Kennung der Muster-Anfrage. Das obige Beispiel zeigt die Kennung "23".

Klicken Sie vom Objekt Ihrer Wahl mit der rechten Maustaste auf das Verknüpfungsfeld zur Musteranfrage, um das Kontextmenü zu öffnen (wie oben bereits beschrieben). Zeigen Sie nun auf den Eintrag Verknüpfen....



... und tragen Sie im folgenden Dialog die Kennung ein, z.B.:



Nach Bestätigung durch Klick auf OK ist auch dieses Objekt mit der Muster-Anfrage verknüpft.

Automatische Interessentenanfrage anlegen

Wie bereits erwähnt, können Anfragen nur in Verbindung einer manuellen Selektion automatisch über Muster-Anfragen erzeugt werden. Ausgangspunkt ist also wieder die Registerkarte Manuelle Selektion.

1. Achten Sie wieder darauf, dass die Adresse des Interessenten verknüpft ist.
2. Gehen Sie zunächst so vor, wie unter Manuelle Selektion beschrieben. Nachdem Sie die Objekte zusammengestellt haben, sollte mindestens ein Objekt über eine Musteranfrage verfügen. Im folgenden Beispiel existiert zum Objekt 1005 eine Musteranfrage:
   
   
3. Wichtig ist, dass Sie diese Funktion aktivieren:
   
   
4. Sobald Sie nun entweder die Registerkarte Selektion/Offerten öffnen, um die Offerte sofort zu erzeugen oder über die Funktion Als späteren Selektionsauftrag speichern eine spätere Offertenerstellung veranlassen, so wird in jedem Fall eine Anfrage für den Interessenten automatisch erzeugt und ab der nächsten automatischen Selektion berücksichtigt.
   
   Existieren bei mehreren Objekten jeweils eine eigene Muster-Anfrage, so werden für den Interessenten auch mehrere Anfragen erzeugt, die alle bei künftigen Selektionen berücksichtigt werden.