Die Videoanleitung zum AddIn finden Sie hier:
Die Anleitung als PDF Dokument können sie hier runterladen.
Beschreibung
Das AddIn Einwilligung unterstützt Sie bei der Einholung und Verarbeitung der Einverständniserklärungen der Datenverarbeitung Ihrer Kunden.
Über das Einwilligungs-AddIn können Sie die ausgewählten Adressen per E-Mail kontaktieren und eine Einwilligung bei Ihrem Kunden anfordern.
Über die mitgelieferte erweiterte Suche in Adressen liefert FLOWFACT Ihnen Adressen mit eingeforderter Einwilligung (Datum der einwilligungs E-Mail älter 14 Tage) die bisher nicht geantwortet haben.
Erfolgt die Antwort Ihres Kunden über den in der Einwilligungs-Email vorhandenen Link, so wird die Einwilligung automatisch an der Adresse dokumentiert. Im Fall von anderen Kommunikationswegen wie z. B. Telefon, persönlicher Kontakt usw., kann die Einwilligung manuell über das AddIn dokumentiert werden.
In gleicher Weise erfolgt die Verarbeitung eines Widerspruchs zur Verwendung der Adressdaten. Neben der Dokumentation des Widerspruchs können die Kommunikationswege zu dem betroffenen Kunden automatisch unterbrochen werden. Über einen nachgelagerten Vorgang können diese Adressen gefunden und gegebenenfalls gelöscht werden.
Beim Löschen von Adressen unterstützt Sie das AddIn ebenfalls durch die Suche nach allen Aktivitäten, die mit dieser Adresse verknüpft sind.
Zusammen mit dem Datum der Einwilligung und der Quelle kann hinterlegt werden, zu welchem Zweck die Daten gespeichert werden.
Der Widerspruch wird über das Widerspruchsdatum und einen optionalen Widerspruchsgrund dokumentiert, so dass die Kommunikation mit dem Adressdatensatz unterbunden werden kann.
Der Einwilligungsstatus wird je Adresse über die Merkmale „Einwilligung“, „Widerruf Einwilligung“ oder „Einwilligung angefordert“ aus der Merkmalsgruppe Datenpflege angezeigt. Es wird jeweils das zuletzt gesetzte Merkmal gezeigt. Werden die Merkmale über die zur Verfügung gestellten Routinen gesetzt, ist sichergestellt, dass jeweils nur eins dieser Merkmale vorhanden ist.
Anmerkung: Die Einwilligung-Adressdetails und Merkmale sind mit ausreichenden Rechten in FLOWFACT weiterhin manipulierbar.
Installation
In FLOWFACT kann das AddIn „Einwilligung“ über den AddIn-Konfigurator heruntergeladen und installiert werden. Dabei werden relevante Feldarten und Eingabehilfen automatisch mit installiert.
Wie Sie das AddIn per LiveUpdate installieren können, sehen Sie hier.
Konfiguration
Über die Konfiguration lassen sich Vorbelegungen für die Einwilligung und den Widerruf hinterlegen. Diese Einstellung kann nur von einem FLOWFACT Benutzer mit Administratorrechten durchgeführt werden. Achtung: Bitte tragen Sie hier die korrekten Daten ein, bevor Sie die Einwilligungen anfordern.
Die Antwort Email Adresse ist die Adresse, an die von der Webseite aus die Eingaben an Ihr FLOWFACT zurückgesendet werden. Ist dort nichts eingetragen, erfolgt die Antwort an ihre in FLOWFACT hinterlegte Standard Absenderadresse (Briefdaten des jeweiligen benutzers)
Ist der Pfad zur Vorlage für die Einwilligungsanfrage nicht konfiguriert, werden Sie jedes Mal beim Anfordern einer Einwilligung gefragt, welche Vorlage verwendet werden soll. Wir empfehlen eine Default-Vorlage zu hinterlegen. Die Standardvorlage liegt im FLOWFACT Verzeichnis in folgendem Pfad: \vorlagen.mus\adressen\AddIn.Einwilligung\dsgvo_mail.htm. Wenn Sie Anpassungen der Vorlage vornehmen möchten empfehlen wir eine Kopie der Vorlage im Ordner Vorlagen zu hinterlegen. Bitte beachten Sie, dass die Platzhalter in den maskierten Links in der Vorlage nicht verändert werden dürfen.
Unter Datenschutzvereinbarung sollte der Link zu Ihrer eigenen Datenschutzvereinbarung hinterlegt werden. Dieser wird in die Einwilligungs-Webseite eingebettet. Wichtig: Der Link muss mit Protokoll hinterlegt werden (http:// oder https://).
Des weiteren können Sie hier die häufigste Quelle und häufige Zwecke hinterlegen, so dass Sie diese Informationen nur bei Bedarf manuell ändern müssen.
Weiter können Sie eine Vorbelegung des Widerspruchgrundes konfigurieren sowie die Vorbelegung zum Sperren aller Kontaktarten.
Achtung: FLOWFACT Mandant wird von dem AddIn Einwilligung nicht unterstützt.
Falls Sie den FLOWFACT Mandant installiert haben und das AddIn Einwilligung nutzen möchten, hinterlegen Sie bitte in den Einstellungen des AddIns bei "Antwort E-Mail Adresse" eine E-Mail Adresse, welches eine Signatur im Konto gespeichert hat. In dieser Signatur sollten dann nicht-mandantisierte Platzhalter enthalten sein. Unter "Administration" --> "Konten" --> Mailsignatur sollten die Einstellung wie folgt aussehen:
Anpassung des Textes auf der Einwilligungs Website
Diese Einstellung kann nur von einem FLOWFACT Benutzer mit Administratorrechten durchgeführt werden.
Klicken Sie im Adressfenster auf "Einwilligung anfordern", und dann auf das Stift Symbol, um die Konfigurationsseite für die Einwilligungswebsite zu öffnen.
Branding
Sie haben die Möglichkeit, Ihre Firmenfarbe als Hexadezimalcode zu hinterlegen. Hier finden Sie hilfe, um den Farbcode zu bestimmen: HTML Farbcodes. Zusätzlich können Sie Ihr Firmenlogo hochladen.
Firmendaten
Hinternlegen oder Ändern Sie hier Firmenname, Telefonnummer (Bitte im kannonischen Format eintragen) und Ihre E-Mailadresse.
Formulare
Klicken Sie rechts auf die Schaltfläche "Einstellungen". Hier haben Sie die Möglichkeit, den Text der Webseite anzupassen. Der Text in der Checkbox ist ebenfalls anpassbar.
Zur Bestätigung der Änderung im jeweiligen Bereich klicken Sie bitte oben rechts auf "Speichern"
Hier ein Erklärungsvideo, welches die Konfiguration der einzelnen Felder und deren Funktionen im Bereich Formulare erklärt:
Einwilligung anfordern und dokumentieren - per E-Mail
Die Anfrage zur Einwilligung, die Einwilligung als auch der Widerspruch werden zu der Adresse als Detaildatensatz abgespeichert (gruppiert über die Eingabehilfe ‚Einwilligung‘). Zur Visualisierung werden parallel entsprechende Merkmale gesetzt.
Nach dem Anlegen und Speichern einer neuen Adresse werden Sie gefragt, ob Sie eine Einwilligung zur Datenspeicherung hinterlegen möchten. Dies geschieht ebenso beim Speichern von Adressen ohne bisherige Einwilligungsbearbeitung.
Alternativ können Sie eine oder mehrere, in FLOWFACT ausgewählte Adressen über die Schaltfläche „Einwilligung bearbeiten“ in der Symbolleiste (Bereich ‚Aktionen‘) bearbeiten.
Um mehrere Adressen auf einmal eine Einwilligungs E-Mail zu senden markieren Sie diese vorher in der Liste und klicken dann auf "Einwilligung bearbeiten".
Über den Knopf "Einwilligung anfragen" 
können Sie eine Email an Ihren Kunden versenden, in der sich ein Link auf eine Webseite befindet, auf der der Kunde die notwendigen Eingaben vornehmen kann.
Mit Klick auf „Einwilligung anfragen‘ werden Ihre Daten im Hintergrund auf einer FLOWFACT-Webseite bereitgestellt. Dort werden keinerlei Kundendaten angezeigt oder gespeichert. Die Webseite dient lediglich der Verarbeitung der Kunden-Einwilligung.
Für die Email wird bei der Installation des AddIns eine Vorlage in das FLOWFACT Vorlagenverzeichnis für Adressen gelegt, die bereits vorkonfiguriert ist. (weiteres im Abschnitt Konfiguration)
Selbstverständlich können Sie auch eigene Vorlagen verwenden. Achtung: Bitte beachten Sie, dass der Bereich in der Vorlage, wo sich der Link für den Kunden befindet, nicht verändert werden darf.
Eine Einwilligungsanfrage wird mit dem Datum der Einwilligungsanfrage im Detaildatensatz an der Adresse dokumentiert. Klicken Sie in der Adresse auf den Reiter "Details" um dort hin zu gelangen:
Im vorgesehenen Ablauf steuert der Kunde über den Link in der Einwilligungsanfrage auf die Webseite zur Eingabe der notwendigen Daten an und bestätigt dort seine Einwilligung oder verweigert diese.
In jedem Fall wird darauf eine E-Mail an die im AddIn hinterlegte Emailadresse gesendet, welche die Daten zur Einwilligung bzw. den Widerspruch enthält. Diese Antwortmail wird von FLOWFACT beim Mailempfang eingelesen und die Adress-Details werden entsprechend dem Inhalt mit Daten gefüllt. Das Merkmal auf der Adresse wird ebenso automatisch korrigiert. Die empfangene Email wird zusätzlich als Aktivität in FLOWFACT für Dokumentationszwecke hinterlegt und mit der Adresse verknüpft.
Einwilligung manuell dokumentieren
Für die manuelle Bearbeitung kann die Einwilligung über den Knopf "Einwilligung dokumentieren" manuell hinterlegt werden.
Hierbei wird neben dem Einwilligungsdatum der Weg über den die Einwilligung erteilt wurde, der Zweck zu dem die Einwilligung erteilt wurde und optional die Aufbewahrungsdauer der Adresse abgefragt.
Für den freien Text Zweck können häufig vorkommende Begriffe in der Konfiguration hinterlegt werden die während der Eingabe als Optionsliste angeboten werden. Des Weiteren ist die Autotextfunktion (F3) Ihres Performers verwendbar.
Nach erteilter Einwilligung erscheint die Adresse in FLOWFACT mit dem Merkmal "Einwilligung"
Widerspruch dokumentieren
Bei erneutem Aufruf des AddIns hat man die Möglichkeit, die Einwilligung zu bearbeiten oder der Einwilligung zu widersprechen.
Bei Widerspruch werden das Datum und ein optionaler Grund dokumentiert. Zusammen mit dem Widerspruch können sämtliche Kontaktarten für diese Adresse deaktiviert werden. Hierzu ist der Schalter anzuhaken. Die Voreinstellung zu diesem Schalter lässt sich konfigurieren.
Nach erfolgtem Widerspruch erscheint die Adresse in FLOWFACT mit dem Merkmal "Widerspruch Nutzung". Die Kontaktarten sind je nach Schalterstellung deaktiviert.
Löschen von Aktivitäten und Adressen
Beim Löschen der Aktivitäten eines Kunden beachten Sie bitte, dass dessen Aktivitäten zusätzlich noch mit weiteren Adressen verknüpft sein können, z. B. über Adresse 2 oder einen Adresslink.
Damit Sie die Aktivitäten mit weiteren Adreessverknüpfungen vor dem Löschen prüfen können, haben Sie beim Klick auf "Löschen" in der Adresse die Möglichkeit sich diese Aktivitäten anzeigen zu lassen.
Nach dem Sie die Aktivitäten gelöscht haben wechseln Sie zurück in die Adresse und klicken Sie auf "Löschen", um die Adresse zu löschen.
Wenn Aktivitäten hinter der Adresse verknüpft sind, worauf Sie nicht ausreichende Berechtigungen zum löschen haben (kein Zugriff oder nur lesend) werden Sie darauf hingewiesen. Bitte wenden Sie sich in diesem Fall an einen anderen Benutzer mit Zugriffsrechten für diese Aktivität(en) oder an einen FLOWFACT-Administrator in Ihrem Unternehmen.
Sammellöschung von Aktivitäten und Adressen
Haben Sie mehrere Adressen markiert, listet FLOWFACT die Aktivitäten zu allen Adressen auf - entsprechend der von Ihnen gewählten Aktion. Nach dem Löschen der Aktivitäten wechseln Sie zurück ins Adressfenster um die entsprechenden Adressen per Sammellöschung zu löschen.
Einwilligungs Webseite
Wenn Sie den FLOWFACT Anfragenmanager eingerichtet haben, können Ihre Kunden neben der Einwilligung auch die bei Ihnen hinterlegten Daten einsehen und bearbeiten.
Weitere Informationen zum richtigen Umgang mit der DS-GVO finden Sie auch hier von uns umfangreich zusammengestellt: https://www.flowfact.de/support/dsgvo/