Word-Vorlagen anpassen
Einleitung
FlowFact beinhaltet zur Speicherung von MS Word und MS Excel-Vorlagen zwei Ordner: vorlagen und vorlagen.mus. Es handelt sich dabei um Unterordner, welche sich im Root-Ordner von FLOWFACT befinden \\flowfact\vorlagen.mus bzw. \\flowfact\vorlagen.
Die darin enthaltene Unterordner-Struktur ist identisch. Die Ordner repräsentieren die jeweiligen Fenster in FLOWFACT (z. B. Adressen, Aktivitäten, Objekte): 
WICHTIG:
Der Ordner vorlagen.mus kann bei AddIn-Updates und auch bei FLOWFACT-Updates überschrieben werden. Individuelle Vorlagen sollten daher stets im Ordner vorlagen gespeichert werden. FLOWFACT prüft grundsätzlich, ob es eine Vorlage im Ordner vorlagen gibt, erst dann wird auf den vorlagen.mus-Ordner ausgewichen.
Mustervorlage anpassen
Wenn Sie eine Mustervorlage von uns anpassen möchten, speichern Sie diese zunächst im Ordner vorlagen ab.
Verwenden Sie die Funktion Speichern unter...
Wenn Sie sich nicht so gut mit dem Windows-Dateisystem bzw. mit der Bedienung des Datei-Explorers auskennen, öffnen Sie die jeweilige Vorlage direkt aus FLOWFACT. Im Word-Dialog - Vorlage auswählen, dann auf 'Vorlage öffnen':
Wichtig ist, dass Sie die Vorlage jetzt nicht im gleichen Ordner abspeichern, sondern unter \\flowfact\vorlagen\adressen. Adressen ist hier selbstverständlich nur ein Beispiel.
Logos und Bilder Ihrer Immobilien in Exposés werden unter Umständen nicht im Bearbeiten-Modus angezeigt. Das ist beabsichtigt, da wir die Bilddateien erst dann in das Dokument hineinpacken, wenn diese auch benötigt werden. Spätestens werden die Bilder dann aktualisiert, sobald Sie das Dokument drucken möchten.
Wenn es darum geht, nur Texte abzuändern, ist die Vorgehensweise recht einfach. Schwieriger wird es, wenn Sie z.B. neue Kopf- und Fußzeilen definieren und die darin enthaltenen Platzhalter verschieben möchten. Wenn Sie noch nie etwas von Abschnittswechsel - Fortlaufend und Abschnittswechsel - Neue Seite gehört haben, empfehlen wir Ihnen dringend, die Vorlagen-Bearbeitung an einen Spezialisten zu übergeben.
FlowFact-Platzhalter sind ganz normale Word Seriendruck-Felder (in Word als "MERGEFIELD" bezeichnet). Auch die Erzeugung eines Dokuments von FlowFact aus, geschieht über die wordeigene Seriendruckfunktionalität: Verbindung der Daten aus der Datenquelle mit dem Hauptdokument. Bei einer FlowFact Word-Vorlage handelt es sich also um das sog. Hauptdokument.
Die Eingabe von FlowFact-Platzhaltern können Sie in Ihrer Word-Vorlage entweder manuell oder mittels Dialog eingeben.
Manuelle Platzhaltereingabe:
Achten Sie bei der manuellen Eingabe darauf, dass Feldbezeichnungen, wie das o.g. MERGEFIELD (daran erkennt Word, dass es sich um ein Seriendruckfeld handel) in geschweiften Klammern stehen muss. Dabei handelt es sich nicht um die auf Ihrer Tastatur angegebenen Klammern { und }, sondern um spezielle wordeigene Klammern, welche Sie mit der Tastenkombination [Strg]+[F9] erzeugen. Das sieht dann so aus:
Nach Verwendung dieser Tastenkombination erscheint ein leeres Feld. Der Cursor steht in der Mitte, so dass Sie mit der Eingabe sofort beginnen können.
Um einen Platzhalter zur Ausgabe der Anschrift aus dem Adressenfenster zu erzeugen, müssen Sie folgendes schreiben: MERGEFIELD AD_Anschrift (Groß-/Kleinschreibung spielt keine Rolle). AD bedeutet, dass wir aus Adressen heraus das Dokument erzeugen möchten.
AD = Adressen
AKT = Aktivitäen
DETAILS = Details
PROJEKTE = Projekte
OBJ = Objekte (Immobilien)
ANF = Anfragen (Immobilien)
Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel "Weitere Lehrgänge", Rubrik "MS Word", Thema Platzhalter für verknüpfte Daten
Manuelle Platzhaltereingabe:
Platzieren Sie Ihren Cursor an der Stelle im Dokument, wo der Platzhalter erscheinen soll.
Klicken Sie dazu in Word entweder auf das Symbol oder drücken Sie [F12] - [p], um den Platzhalter-Dialog zu öffnen.
Wählen Sie im Dialog zuerst den Bereich (Fenster "Adressen") und dann den Platzhalter aus. Im gelben Bereich im unteren Bereich des Dialogs finden Sie zu den wichtigsten Platzhalter weitere Informationen:
Bestätigen Sie durch Klick auf Einfügen. Anschließend wird der Platzhalter im Dokument erscheinen.
- Wenn Sie mit Ihren Änderungen fertig sind, vergessen Sie bitte nicht das Dokument erneut zu speichern.
- Wenn Sie nun ein Vorlage-Dokument in FLOWFACT aufrufen, müssen im Auswahl-Dialog eine Reihe von Einstellungen berücksichtigen. Aber auch dafür gibt es eine Lösung: Sie können diese Einstellungen für jedes Dokument separat abspeichern. Klicken Sie dazu im Auswahl-Dialog auf die Schaltfläche Vorbelegungen:
Klicken Sie im Dialog Vorbelegungen die gewünschten Funktionen bzw. Optionen an und bestätigen Sie durch Klick auf OK. Wenn Sie beim nächsten Mal das Dokument auswählen, werden die dazugehörigen Einstellungen automatisch vorbelegt. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel "Funktionen im Detail", Abschnitt "Word-/Excel-Einbindung", Thema "Vorlagen Auswahl".