Über Excel-Platzhalter sind Sie in der Lage auch sehr große Datenmengen aus FlowFact heraus in Excel zu übertragen, um diese dort in Listenform darzustellen und weiter auszuwerten. Für die Aufbereitung der Daten stehen Ihnen zwei unterschiedliche Methoden zur Verfügung:
- Die Funktion Bereichsname einfügen eignet sich für Einzeldokumente (z.B. Rechnungen) und für Listen bei kleinerem Datenaufkommen. Außerdem bietet diese Funktion mehr Gestaltungsspielraum, da jeder Platzhalter für sich mit individuellen Schrift-Attributen (Schriftart, Größe, Farbe etc.) definiert werden kann. Bei der Übernahme der FlowFact-Daten werden lediglich die Platzhalter durch deren Ergebnis ersetzt und nicht, wie beim Clipbereich, die gesamte Zelle überschrieben. Deshalb sind pro Zelle auch mehrere Platzhalter einsetzbar (auch innerhalb von Textpassagen).
- Die Funktion Clipbereich einfügen ist nur in Verbindung mit Listen möglich (keine Einzeldokumente!) und sollte bei größeren Datenmengen angewendet werden. Auf diese Weise können selbst komplexeste Datenstrukturen ohne längere Wartezeiten z.B. in Form von Diagrammen überschaubar dargestellt werden (Datenverdichtung). Es kann pro Dokumentvorlage immer nur eine Zeile und pro Zelle nur ein Platzhalter für den Clipbereich verwendet werden. Die Anzahl der Spalten spielt keine Rolle. Individuell definierte Schrift-Attribute (Schriftart, Größe, Farbe etc.) gehen innerhalb des Clipbereichs verloren. Die Zahlenformatierung jeder Zelle innerhalb des Clipbereichs wird nach unten spaltenweise fortgesetzt. Bei der Datenübernahme aus FlowFact werden die jeweiligen Zellen mit dem Ergebnis des darin enthaltenen Platzhalters komplett überschrieben (Zellenmarkierung), nicht aber der Platzhalter selbst, wie es bei der Funktion "Bereichsname einfügen" der Fall ist (Zeichenmarkierung).
Im Clipbereich werden keine Formeln unterstützt!
Den Unterschied zwischen diesen beiden Formen können Sie manuell sehr einfach nachvollziehen:
Wenn Sie eine Zelle nur einmal anklicken, so ist die gesamte Zelle markiert. Klicken Sie hingegen per Doppelklick auf den Inhalt einer Zelle (z.B. Platzhalter), so können Sie die einzelnen Zeichen markieren.