Autotexte - Grundsätzliche Informationen
Mit Hilfe dieser Funktion sind Sie in der Lage, individuell erstellte Texte automatisch in Textfelder einfügen zu lassen (z. B. in das Notizfeld im Fenster Aktivitäten). Die Verwendung von Platzhaltern funktioniert dabei genauso wie in anderen Produkten, z. B. Microsoft Word.
FLOWFACT unterscheidet zwischen globalen und benutzerspezifischen Autotext-Einträgen. Die globalen Autotexte stehen allen Benutzern zur Verfügung und werden von einem FLOWFACT-Administrator im Fenster Administration – Grundeinstellungen – Autotext hinterlegt.
Der Vorteil bei den Autotexten ist der, dass Sie durch die Verwendung von Platzhaltern wie z. B. {BEN_NAME} individuell angepasste Texte für alle Mitarbeiter bereitstellen können. Das gewährleistet z. B. auch eine möglichst einheitliche Kommunikation Ihres Unternehmens. Auch reduzieren sich somit die Rechtschreibfehler, die im hektischen Alltag leider geschehen können, auf ein Minimum.
Jeder Mitarbeiter hat zusätzlich die Möglichkeit, seine eigenen Autotexte zu hinterlegen. Das ist unter Administration – Benutzer – Autotext möglich. Jeder dort hinterlegte Autotext ist nur für den Benutzer verfügbar.
Nutzung von Autotexten
Um einen Autotext aufzurufen, brauchen Sie nur das Kürzel einzugeben (z. B. MFG) und F3 auf Ihrer Tastatur zu drücken. Das Kürzel wird sofort durch den Autotext ersetzt.
Um auch die Autotexte zu nutzen, deren Kürzel man nicht sofort im Kopf hat, muss einfach die F4-Taste gedrückt werden, folgender Dialog öffnet sich:
Und wenn man nur noch weiß, dass im Text z. B. ‚gültig..‘ vorkommt, kann man gültig einfach in ‚Filter auf Liste‘ schreiben.
Wird im benutzerspezifischen und im allgemeinen Bereich das gleiche Kürzel verwendet, hat der benutzerspezifische Autotext Vorrang.
Damit ein Autotext eingefügt werden kann, muss das dazugehörige Kürzel vollständig eingegeben werden, d. h. das bei Verwendung der F3-Taste immer exakt nach dem Kürzel gesucht wird.
Wenn das Kürzel nicht bekannt ist, dann mit F4 den Dialog manuell öffnen und Kürzel auswählen.
Einsatz von Platzhaltern
Die Verwendung von Platzhaltern macht es zu einem sehr starken Hilfsmittel. Diese können fensterübergreifend Inhalte automatisch integrieren, sofern die Verknüpfung korrekt ist.
In einer Aktivität, die sowohl eine Projekt, Adress- und eine Objektverknüpfung besitzt, kann auf alle Felder in den Fenstern zugreifen, z. B. kann ich mir die Objektkennung mit folgendem Platzhalter einbauen: {AKT_OBJ_Kennung}.
Hierbei ist die Struktur wie folgt:
-
In welchem Fenster befinde ich mich?
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Aus welchem Fenster möchte ich Daten holen?
- Wie lautet der Name der Feldart?
Außer den FLOWFACT-Platzhaltern können Sie noch folgende Spezial-Platzhalter verwenden:
-
{JETZT} = Systemdatum/Zeit, gem. diesem Format: 16.12.2020, 10:50 Uhr
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{HEUTE} = Systemdatum ohne Zeit, also z. B.: 16.12.2020
Neue Textbausteine eingeben
Um z.B. benutzerspezifische Textbausteine zu definieren, öffnen Sie das Fenster Extras/Benutzer (Register Autotext). Dort befindet sich eine Liste, deren Spalten direkt editiert werden können.
Tragen Sie in der 1. Spalte (Kürzel) das Kürzel zu Ihrem Textbaustein ein (max. 20 Zeichen, Groß-/Kleinschrift bedeutungslos). Je kürzer das Kürzel, desto weniger müssen Sie später eintippen, um Ihren Textbaustein aufzurufen.
In der Spalte Text geben Sie Ihren Autotext ein. Reicht der sichtbare Zellenraum nicht aus, fahren Sie mit Ihrem Mauszeiger in die graue linke Zelle dieser Zeile. An der dortigen Grenzlinie zur nächsten Zeile verändert sich Ihr Mauszeiger. Sie können dadurch die Zellenhöhe vergrößern.
Halten Sie jetzt die linke Maustaste gedrückt, während Sie diese nach unten ziehen. Lassen Sie die Maustaste erst los, wenn der Zeilenabstand groß genug ist.
Klicken Sie jetzt in die erste freie Zelle der Spalte Kürzel und tragen Sie Ihr Kürzel ein, z.B. mfg
Gehen Sie jetzt in die Spalte Text und schreiben Sie Ihren Textbaustein, z.B. Mit freundlichen Grüßen...
Sie können dabei genauso schreiben, wie Sie es von Textfeldern her gewohnt sind (1 x die [Return]-Taste drücken fügt z.B. einen Absatz ein).
Speichern Sie Ihre Eingabe durch Klick auf die OK-Schaltfläche:
Verwendung von Platzhaltern
Wird im benutzerspezifischen und im allgemeinen Bereich das gleiche Kürzel verwendet, hat der benutzerspezifische Autotext Vorrang.
Damit ein Autotext eingefügt werden kann, muss das dazugehörige Kürzel vollständig eingegeben werden, d.h. dass bei Verwendung der F3-Taste immer exakt nach dem Kürzel gesucht wird. Wenn das Kürzel nicht bekannt ist, dann bitte mit F4 den Dialog manuell öffnen und Kürzel auswählen.