Die FlowFact Word-Einbindung macht es möglich, direkt von FlowFact heraus Dokumente zu erzeugen, die automatisch über sog. Platzhalter mit FlowFact-Daten befüllt werden. Die in diesem Kapitel enthaltenen Lehrgänge zeigen Ihnen, wie Sie einen Brief schreiben, ihn anschließend drucken und direkt in FlowFact ablegen (speichern) und wie einen bereits abgelegten Brief im Nachhinein aufrufen und ändern. Hierbei stehen drei unterschiedliche Funktionen zur Verfügung: Als FlowFact Word-Ablage öffnen, Quick Bearbeiten, Bearbeiten.
Brief schreiben
- Bitte öffnen Sie zuerst das Fenster
Adressen durch Klick auf: - Geben Sie entweder Ihre Adresse neu (
) ein, an die Sie Ihren Brief schreiben wollen, oder suchen (
) Sie nach der bereits gespeicherten Adresse (z.B. Musteradresse Fogt). - Klicken Sie bitte auf diese Schaltfläche:
- Der Dialog für die Auswahl der Textvorlagen sollte jetzt geöffnet sein.
In unserem Beispiel wollen wir auf eine FlowFact-Vorlage zurückgreifen. Klicken Sie deshalb zuerst auf die Funktion Muster-Vorlagen anzeigen.
Wählen Sie nun die Vorlage aus. Klicken Sie dazu in der Dateiliste auf den Eintrag
_(Briefkopf).doc
Die Funktionen Einzeldatensatz und In Textverarbeitung übernehmen sollten jetzt vorbelegt sein (gegebenenfalls anklicken).
Bestätigen Sie mit Ihrer [Return]-Taste (oder Klick auf die Schaltfläche Übernehmen). - Microsoft Word wird jetzt automatisch gestartet. Da in der o.g. Vorlage eine Abfragebox eingefügt wurde, müssen Sie zunächst den Betreff eintragen, z.B.:
Bestätigen Sie durch Klick auf die OK-Schaltlfäche. - Jetzt erscheint der vorbereitete Brief, d.h. sowohl Absender- bzw. Briefkopf-Daten, als auch die Anschrift und Briefanrede des Empfängers, das Datum und die Betreff-Zeile wurden bereits eingetragen:
Der Bereich für die individuelle Texteingabe wurde bereits markiert (drei Fragezeichen). Wenn Sie diese Markierung beibehalten, d.h. sofort mit Ihrer Texteingabe beginnen, wird an Stelle der Markierung Ihr Text erscheinen.
Schreiben Sie nun Ihren Brief.
Brief drucken und ablegen
- Um den fertigen Brief zu drucken, klicken Sie auf das FlowFact Druckersymbol:
Oder, wenn Sie die Maus schonen wollen, drücken Sie auf Ihre [F12]-Taste und gleich danach auf den Buchstaben D. Mit dieser Tastenkombination haben Sie das FlowFact-Menü geöffnet und gleichzeitig die dortige Funktion Ausgeben und ablegen... aufgerufen:
Das "d" von "und" der Funktion Ausgeben und ablegen... ist unterstrichen, was bedeutet, dass diese Funktion auch durch Drücken der Taste D ausgelöst werden kann. Achten Sie auch auf die unterstrichenen Buchstaben der anderen Funktionen, die mit der jeweiligen Taste aktiviert werden können.
Es folgt der übliche Drucken-Dialog. Prüfen Sie, ob der dort angegebene Drucker stimmt. Sollte dies nicht der Fall sein, so stellen Sie ihn manuell um.
Damit in Zukunft der richtige Druckertreiber automatisch ausgewählt ist, stellen Sie ihn im o.g. Dialog für die Auswahl der Textvorlagen ein:
- Nach dem Druckvorgang erscheint automatisch die Abfrage, ob das Dokument in FlowFact abgelegt werden soll. Ausserdem wurde die Betreff-Zeile markiert und in die Zwischenablage kopiert. Beantworten Sie die Frage mit JA.
HINWEIS:
Wenn Sie ein über FlowFact erzeugtes Dokument z.B. schließen, ohne es zuvor zu drucken, erscheint automatisch der o.g. Ablage-Dialog.
HINWEIS:
Damit die Betreff-Zeile in Word gefunden und markiert werden kann muss diese mit der Formatvorlage "Betreff" gekennzeichnet sein (dies ist bei unseren Muster-Vorlagen der Fall)! - FlowFact wird anschließend in den Vordergrund gestellt. Wie Sie sehen, wurde automatische eine mit dem Empfänger verknüpfte Aktivität erzeugt, die Betreffzeile, das Erstellungs- und Vorlage-Datum eingetragen und das Dokument im Bereich Anhänge gespeichert:
Ablagebrief aufrufen/ändern
In diesem Lehrgang zeigen wir Ihnen, wie Sie gezielt über eine bestimmte Adresse einen abgelegten Brief finden, aufrufen, ändern und erneut ablegen (um die Änderung in FlowFact zu speichern).
Um ein bereits abgelegtes Dokument zu ändern, stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:
- Nicht-Exclusiv-Zugriff (Standardfunktion Als FlowFact Word-Ablage öffnen):
Diese Funktion wird automatisch bei Doppelklick (Liste im Register Anhänge) ausgeführt. Das Original bleibt erhalten. Änderungen können durch erneutes Ablegen entweder in der gleichen Aktivität als neue Version oder in einer neuen Aktivität gespeichert werden.
- Nicht-Exclusiv-Zugriff (Funktion Quick Bearbeiten):
FlowFact wartet im Hintergrund, bis das Dokument wieder geschlossen wird. Änderungen können beim Schließen des Dokuments verworfen oder gespeichert werden. Beim Speichern wird das Original-Dokument überschrieben.
- Exclusiv-Zugriff (Funktion Bearbeiten):
Das Dokument wird gegenüber Änderungen durch andere Mitarbeiter geschützt. Die Zurücknahme des Schutzes kann zu einem beliebigen Zeitpunkt erfolgen. Das Dokument kann der Mitarbeiter mit Exclusiv-Zugriff bei Bedarf ändern. Die Änderung kann rückgängig gemacht oder dauerhaft gespeichert werden. Nach Ausführung der Speichern-Funktion wird das Original-Dokument überschrieben und anschließend wieder frei gegeben.
Nicht-Exclusiv-Zugriff (Listenfunktion "Als FlowFact Word-Ablage öffnen")
Beim Nicht-Exclusiv-Zugriff wird Ihr geändertes Ablage-Dokument als Kopie in der Aktivität gespeichert. So wird immer sichergestellt, dass Sie das Original nicht versehentlich überschreiben und z.B. bei größeren Änderungen später nicht mehr rekonstruieren können. Bei kleineren Änderungen ist eine Kopie vielleicht weniger sinnvoll. Aber auch das ist nicht weiter schlimm, da Sie in der Aktivität immer noch die vorherige Version löschen können (dazu mehr weiter unten). Im Zweifelsfall können Sie also getrost diese Methode anwenden.
- Öffnen Sie bitte zuerst das Fenster Adressen durch Klick auf:
- Klicken Sie nun auf das Suchen-Symbol , um die aus unserem Musterdatenbestand die folgende Adresse zu suchen: Fogt
- Auch Ablagetexte sind Bestandteil der FlowFact Aktivitäten. Dazu muss das Fenster Aktivitäten geöffnet werden. Damit FlowFact alle Aktivitäten zur Adresse Vogt sucht, klicken Sie einfach auf die Registerkarte
Aktivitäten . Da bereits Aktivitäten vorhanden sind, erscheint das vorangestellte Registersymbol in Farbe: . - Wählen Sie in der Liste die Zeile aus, deren Aktivität das gewünschte Ablage-Dokument enthält. Insbesondere die Zellen Art und Betreff helfen Ihnen, den richtigen Vorgang zu finden. Wenn Sie das Dokument nur lesen wollen, so verwenden Sie einfach Link unter Anhänge im Listenbereich (Registerkarte Aktivitäten (Liste)), gem. folgender Abbildung:
In unserem Beispiel wollen wir das Dokument jedoch ändern und die Änderung in der gleichen Aktivität speichern. Hierzu müssen Sie das Dokument aus der Anhänge-Liste heraus öffnen. Diese befindet sich im Register Dokument oder unter
Anhänge:
Führen Sie auf den Listeneintrag im Register Anhänge einen Doppelklick (Standardfunktion) aus, um das Dokument in Word zu öffnen. Dies erreichen Sie auch, wenn Sie im Einblendmenü (es öffnet sich, wenn Sie die rechte Maustaste drücken) die Funktion Als FlowFact Word-Ablage öffnen aktivieren:
Das Dokument wird nun in Word geöffnet. - Nehmen Sie dort Ihre Änderungen vor. Um den geänderten Brief zu drucken, gehen Sie wie oben beschrieben vor. Selbstverständlich können Sie den Brief auch speichern, ohne ihn zu drucken. Damit das Dokument in FlowFact gespeichert wird, müssen Sie die Ablage-Funktion von FlowFact aufrufen. Dies können Sie z.B. tun, in dem Sie zuerst Ihre [F12]-Taste und gleich danach die Taste A drücken (Funktion Text ablegen...):
Beantworten Sie die folgende Abfrage mit JA:
Ihre Änderung wird in der gleichen Aktivität als "Version 2" gespeichert:
Nicht-Exclusiv-Zugriff (Listenfunktion "Quick Bearbeiten")
Wie der Name der Funktion vermuten lässt ist diese Methode die einfachste und schnellste Möglichkeit, eine Ablagetextänderung vorzunehmen. Nachteil ist, dass dabei das Original überschrieben wird. In vielen Fällen ist dies aber durchaus erwünscht. Insbesondere dann, wenn es sich um kleinere Korrekturen handelt.
- Aktivieren Sie, wie zuvor beschrieben, zunächst die Listenzeile des Dokuments.
- Öffnen Sie dann per Rechtsklick das Einblendmenü und wählen Sie dort die Funktion Quick Bearbeiten aus:
Das Dokument wird nun zu MS Word übertragen. Im Hintergrund wartet diese Meldung:
- Ändern Sie das Dokument in MS Word.
- Speichern Sie das Dokument durch vorheriges Schließen. Klicken also zuerst auf die reguläre Schließen-Schaltfläche von MS Word:
- Beantworten Sie die folgende Abfrage mit "JA":
Fertig.
Exclusiv-Zugriff (Listenfunktion "Bearbeiten")
Der Exclusiv-Zugriff hat den Vorteil, dass Sie ein Dokument zunächst öffnen und für andere Anwender sperren können. Dabei wird es aus der Datenbank ausgelesen und eine Kopie davon temporär auf Ihrem Rechner gespeichert. Dieses Dokument gilt dann so lange als "ausgebucht" und für andere gesperrt, bis Sie diesen Zustand wieder rückgängig machen (mehr dazu weiter unten). Selbstverständlich können Sie das für Sie ausgebuchte Dokument ändern. Dabei haben Sie die Möglichkeit, diese Änderung durch die in FlowFact gespeicherte Version zu ersetzen (dieser Vorgang ist unwiderruflich!). Eine Kopie wird in der FlowFact-Aktivität dann nicht erzeugt. Gehen Sie wie folgt vor:
- Zum Öffnen des Dokuments im Exclusiv-Zugriff klicken Sie bitte zuerst auf die Registerkarte Anhänge, wie bereits oben beschrieben.
- Klicken Sie in die Zeile des Dokuments hinein (kein Doppelklick), um diese zu markieren. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste bei gesetzter Markierung in die gleiche Zeile, um das Einblendmenü zu öffnen. Aktivieren Sie die Funktion Bearbeiten:
- Eine Kopie des Dokuments wird temporär auf Ihren Rechner gespeichert und gleichzeitig geöffnet. Das Dokument ist nun für Sie "ausgebucht", was bedeutet, dass es nur von Ihnen geändert werden kann bzw. darf. Dieser Zustand bleibt so lange erhalten, bis das Dokument wieder "eingebucht" (Funktionen speichern oder Rückgängig) wird. Während dieser Zeit erscheint in der Spalte In Bearbeitung bei der Anhänge-Liste (bei allen Anwendern) Ihr Name, z.B.:
Andere Anwender können dieses Dokument zwar öffnen, aber nicht überschreiben (es erscheint ein entsprechender Hinweis). - Selbstverständlich können Sie das Dokument gleich wieder schließen und später wieder öffnen. Oder Sie können gleich Ihre Änderungen berücksichtigen. Das Dokument kann von anderen Anwendern nicht geändert werden.
Wenn Sie Ihre Änderungen speichern wollen, verwenden Sie bitte in Word die Funktion Speichern unter. Damit unterdrücken Sie den regulären Ablage-Dialog, der hier nur stören würde.
Damit ist Ihre Änderung auf Ihrem PC gespeichert, nicht aber in FlowFact! - Um nun das geänderte Dokument auch in FlowFact zu speichern, aktivieren Sie bitte FlowFact mit der Aktivität des Ablagedokuments. Selbstverständlich können Sie in der Zwischenzeit mit FlowFact weiter arbeiten oder FlowFact beenden. In diesem Fall müssen Sie nur die richtige Aktivität suchen, damit Sie dort die Speichern-Funktion ausführen können.
Klicken Sie dazu in ein Register, welches die Anhänge-Liste enthält, z.B. Registerkarte Dokument oder Anhänge. Markieren Sie zuerst den Listeneineintrag des ausgebuchten Dokuments, damit bei Rechtsklick das Einblendmenü u.a. die Funktionen Speichern zur Verfügung stellen kann:
Sobald Sie auf Speichern klicken, wird das auf Ihrem PC gespeicherte Dokument über das Original in der FlowFact Datenbank geschrieben. Das Original geht dabei verloren.
Nach dem Speichervorgang wird das Dokument automatisch wieder frei gegeben.
Wollen Sie das Original-Dokument ohne Ihre Änderungen beibehalten, dann verwenden Sie an Stelle der Funktion Speichern die Funktion Rückgängig. Sie haben immer noch die Möglichkeit, Ihre Änderung in FlowFact zu speichern (dazu mehr weiter unten). - Vermutlich haben Sie in Word das Dokument noch geöffnet. Sie können es jetzt schließen, in dem Sie die Speichern-Abfrage mit nein beantworten:
- So lange sich Ihre Änderung noch auf Ihrem PC befindet, können Sie diese selbstverständlich noch im Nachhinein (ohne Exclusiv-Zugriff) in FlowFact speichern. Wenn Ihr Dokument noch in der Liste der zuletzt bearbeiteten Dokumente steht, ist dies der einfachste Weg, es zu öffnen, wie im folgenden Beispiel:
- Gehen Sie nun genau so vor, wie im Abschnitt "Nicht-Exclusiv-Zugriff" beschrieben, d.h.:
1:
Funktion Text ablegen... aufrufen (entweder per [F12]-Taste und anschließender Taste A oder per Mausklick auf:
oder per Menü:
2.
Beantworten Sie die folgende Abfrage mit JA:
Das Dokument wird in der Aktivität des Originals als weitere Version abgelegt. Die Aktivität muss dazu nicht vorher aktiviert werden, da der Pfad dazu im Dokument gespeichert ist. Die Aktivität wird anschließend automatisch in FlowFact zu Ihrer Kontrolle aktiviert.
Selbstverständlich können Sie Ihr Dokument in einer neuen Aktivität speichern (Schaltfläche Neue Aktivität).