Kurzbeschreibung
Die hier beschriebene Funktion macht das gleichzeitige Ändern mehrerer Datensätze möglich. Die Änderungen beziehen sich entweder auf alle in der Suchergebnisliste angegebenen Daten oder nur auf eine Auswahl (markierte Listenzeilen).
Jede dieser Funktionen präsentiert sich in einer eigen Oberfläche mit speziell angepassten, mächtigen Funktionen.
Globales Ändern - nicht ohne Risiko!
Bitte achten Sie unbedingt darauf, dass sich globale Änderungen auf große Datenbestände beziehen (je nach Umfang der zuvor erzeugten Suchergebnisliste) und u.U. nicht mehr rekonstruiert werden können! Überlegen Sie also gut, was Sie tun, bevor Sie die Funktion starten.
Planen Sie umfangreiche Änderungen, sollten Sie Ihre Datenbank zuvor sichern, um im Notfall den ursprünglichen Zustand Ihrer Daten wieder herstellen zu können. Der FlowFact Administrationsassistent stellt Ihnen zwei Funktionen zur Verfügung, mit denen Sie auf einfache Weise Ihre FlowFact-Datenbank sichern und wiederherstellen können. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel "FlowFact installieren", Seite FlowFact Administrationsassistent.
Aufruf der Dialoge
Zunächst wird die Berechtigung für die Funktion benötigt. Diese kann von einem FlowFact Benutzer mit Administrator Rechten freigeschaltet werden. Die Einstellung dafür ist in FlowFact unter Administration -> Benutzer -> Berechtigung zu finden:
Ausgangspunkt für globales Ändern ist immer eine Liste. Bevor Sie Daten global ändern können, müssen Sie also im jeweiligen Fenster eine Liste erzeugt haben.
Um eine der hier beschriebenen Dialoge aufzurufen, klicken Sie per Rechtsklick auf die jeweilige selektierte Liste im Menü. Hier ein Beispiel der Listenfunktionen im Fenster Adressen:
Gehen Sie hier mit dem Mauszeiger auf den Eintrag Daten global ändern. Hier finden Sie die drei Listeneinträge zum Aufruf der jeweiligen Dialoge:
- Die Bezeichnung der ersten Funktion ist identisch mit der Bezeichnung des Ausgangsfensters, z.B. Adressen. Hiermit öffnen Sie einen der auf dieser Seite beschriebenen Dialoge.
- Der Standard-Dialog wird durch Klick auf den Menüeintrag Allgemein geöffnet.
- Die mit Verknüpfungen bezeichnete Funktion öffnet den gleichnamigen Dialog, mit dessen Hilfe Sie im Nachhinein Verknüpfungen über mehrere (beliebig viele) Datensätze hinaus ändern können.
Verknüpfungen global ändern
Eine der wichtigsten FlowFact Funktionen ist die Verknüpfung von Daten über mehrere Fenster hinweg. Der hohe Nutzen diese Features wird insbesondere im Fenster Aktivitäten deutlich, welches z.B. einen Termin mit den Adressen des Verkäufers und des Interessenten sowie den Objekt-Daten verknüpfen kann. Dank der hier beschriebenen Funktion ist es möglich Verknüpfungen in beliebig vielen Datensätzen zu ändern, zu löschen oder hinzu zu fügen.
Im oberen Bereich Quelldaten werden alle Verknüpfungsfelder des jeweiligen Fensters angezeigt (bei Adressen z.B. finden Sie dort nur ein Verknüpfungsfeld). Klicken Sie das Verknüpfungsfeld, um im darauf folgenden Einblendmenü die gewünschte Verknüpfung herzustellen.
Verwenden Sie die Funktion Verknüpfung löschen, um bestehende Verknüpfungen zu entfernen.
Die Datensätze werden erst geändert, sobald Sie die Schaltfläche Ändern im unteren Bereich des Dialogs anklicken. Beachten Sie bitte, dass damit evtl. bestehende Verknüpfungen überschrieben werden!
Weiter unten unter Zieldatensätze erscheint eine Kopie der Suchergebnisliste, zur Kontrolle bzw. zur Auswahl von Datensätzen.
Beispiel "Adressen mit einer Stamm-Adresse verlinken"
Sie haben etliche Kunden, die alle in einem Unternehmen arbeiten. Sie wollen in Zukunft unter der Stamm-Adresse des Unternehmen alle Mitarbeiter mit nur einem Mausklick auflisten.
Gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie das Fenster Adressen.
- Prüfen Sie, ob die Stamm-Adresse bereits vorhanden ist. Geben Sie diese gegebenenfalls neu ein.
- Suchen Sie alle Mitarbeiter, sodass diese in der Adressliste stehen.
- Klicken Sie mit Rechtsklick auf die Adressliste und wählen Sie dann Daten global ändern und dann Verknüpfungen auf.
- Im Bereich Quelldaten steht Ihnen das Verknüpfungsfeld Übergeordnet zur Verfügung. Klicken Sie es an, um über den darauf folgenden Dialog die Stamm-Adresse zu suchen bzw. zu verlinken. Die verknüpfte Adresse wird anschließend angezeigt.
- Starten Sie die Funktion durch Klick auf die Schaltfläche Ändern.
- Nun sind alle ausgewählten Mitarbeiter Adressen der Stamm-Adresse untergeordnet.
Weitere Dialoge