Kurzbeschreibung
Um in FLOWFACT Datensätze zu archivieren genügt ein Mausklick. Als archiviert gekennzeichnete Daten sind in der Datenbank nach wie vor enthalten, bleiben aber bei allen Suchfunktionen (Immobilienversion: auch bei Selektionen) unberücksichtigt. Archivierte Datensätze erscheinen weder im jeweiligen Fenster, noch in Listen. Sie bleiben bei der täglichen Arbeit unsichtbar. Da archivierte Daten weder die Ressourcen von FLOWFACT belasten, noch kaum spürbar die Datenbankgröße beeinflussen (Anhänge bzw. archivierte Dokumente in Aktivitäten ausgenommen), sollten Sie sich überlegen, ob Sie einen Datensatz endgültig löschen oder besser archivieren wollen. Ein archivierter Datensatz lässt sich genau so einfach wieder aktivieren. Ein Datenimport wie Sie es vielleicht von anderen Programmen her kennen, ist nicht notwendig. Auf Wunsch können Archiv-Datensätze jederzeit bei Suchfunktionen mit einbezogen werden.
Archivierte Daten verhalten sich so, als ob sie gelöscht wären, d.h. sie werden bei Selektionen, Suchaktionen, Blättern etc. nicht mehr angezeigt.
Datensatz archivieren
Zur Archivierung eines Datensatzes steht Ihnen das Listenfeld Status zur Verfügung. In diesem Listenfeld wird der augenblicklich eingestellte Datenstatus angezeigt bzw. geändert:
- Klicken Sie in das Listenfeld Status:
- Wählen Sie dort folgenden Eintrag aus:
Der Status "Normal" wird jeder Datensatz-Neuanlage automatisch vorbelegt.
Den Status können Sie in jedem Menü finden:
Bei Aktivitäten
Hier finden Sie den Status in der Classic Ansicht.
Wenn Sie diese Ansicht nicht finden, können Sie sie über die Funktion Alle Views anzeigen unter dem Reiter Erweitert anzeigen lassen:
Bei Adressen
Bei Objekten
Über Daten global ändern
Sie haben auch die Möglichkeit mehrere Aktivitäten, Adressen, Objekte,... zu archivieren.
Dies geschieht per Rechtsklick auf die entsprechende Liste -> Daten global ändern -> Allgemein.
Im darauf folgendem Fenster können Sie dann den Haken bei Archiv setzen:
Archivierten Datensatz aktivieren
Um einen archivierten Datensatz wieder zu aktivieren, verfahren Sie genau umgekehrt:
- Wählen Sie dort folgenden Eintrag aus:
- Klicken Sie in das Listenfeld Status:
Archiv einbeziehen
Sollen auch archivierte Datensätze bei Suchfunktionen mit einbezogen werden, sodass diese bei Übereinstimmung mit Ihren Suchkriterien in Suchergebnislisten erscheinen, genügt den Haken bei Archiv einbeziehen zu setzen. Das Häkchen zeigt an, dass auch nach archivierten Datensätzen gesucht wird:
Starten Sie anschließend Ihre Suche.
Vergessen Sie nicht, diese Funktion anschließend durch erneutes Anklicken wieder zurück zu setzen.
Tipp:
Damit Sie diese Funktion ständig im Blickfeld haben, können Sie diese auch unter dem Reiter Erweitert einstellen.