Das Einfügen von Platzhaltern im Exposé ist genauso leicht, wie bei allen anderen Textvorlagen. Der Kurs Exposé-Platzhalter einfügen zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie es geht.
Wichtige Hinweise
Automatisches Einfügen von Exposé-Bildern, sofern vorhanden
Unsere Vorlagen zum automatisch Erstellen von Exposés (z.B. automatisch.doc im Verzeichnis ...flowfact\vorlagen.mus\exposes) verfügen über spezielle Platzhalter, z.B. { FFINCLUDEPICTURE { MERGEFIELD BILDKURZDATEI } }, der dafür sorgt, dass das Kurzexposé-Bild eingefügt wird.
Diese "FFINCLUDEPICTURE"-Platzhalter mussten speziell für FlowFact, besser gesagt für MS Word XP entwickelt werden. Grund dafür ist, dass Word-XP leider keine Bilder darstellen kann, wenn sich das Word-eigene Grafikeinfügen-Feld (MERGEFIELD) innerhalb einer WENN- bzw. IF-Abfrage befindet. Diese IF-Abfrage ist andererseits notwendig, um z.B. zu verhindern, dass bei fehlenden Bildern leere Rahmen angezeigt werden.
Sollten Ihre Bilder nach einem Update auf MS Word XP nicht mehr angezeigt werden, sind vermutlich die Bild-Platzhalter in Ihren Exposé-Vorlagen noch nicht angepasst. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel "Funktionen im Detail", Abschnitt "Word-/Excel-Einbindung", Thema "Bildplatzhalter".
Verwendung von Objektgruppen
Vererbte Objektplatzhalter:
Bei Verwendung von Objektgruppen (z.B. Verkauf eines Objekts, bestehend aus mehreren Wohn- und Gewerbeeinheiten) reagieren Platzhalter, die sich auf einzelne Feldarten beziehen sowie Bilder-Platzhalter (BILDKURZDATEI, BILDLANGDATEI1 bis BILDLANGDATEI9) so, dass deren Daten automatisch aus den nächst übergeordneten Objektdaten heraus übernommen werden, wenn diese im aktuellen Objekt fehlen. Auch die Inhalte der Textfelder im Objekte-Register ...4 (Exposétexte) sind in der Vererbung mit einbezogen.
Die automatische Vererbung von Platzhalter-Daten aus übergeordneten Objekten kann auf Wunsch ausgeschaltet werden. Dazu müssen Sie in der flowfact.ini unter [Options] diese Anweisung eintragen: VERERBTE_FELDARTENPLATZHALTER=0
Platzhalter als Seriendruckfelder oder per DDE
FlowFact bietet zwei unterschiedliche Formen der Exposé-Erstellung an:
- Automatische Exposés mit Word Seriendruckfeldern
- Exposés mit sog. DDE-Platzhaltern (Achtung: Die Funktion der DDE-Platzhalter wird seitens Microsoft nicht mehr unterstützt)
Automatische Exposés mit Word Seriendruckfeldern
Wegen der einfachen Bedienung haben sich inzwischen unsere automatischen Exposés weitgehend durchgesetzt. Die von Ihnen erstellten bzw. aus unseren Mustervorgaben abgeleiteten Exposé-Vorlagen müssen sich im Ordner ...flowfact/vorlagen/exposes befinden. Die Dateinamen müssen mit auto beginnen und mit .doc enden.
Automatisch erzeugte Exposés haben gegenüber den sog. DDE-Exposés jedoch einen Nachteil:
Es können keine Platzhalter verwendet werden, die im Rahmen der Offertenerstellung Adressendaten (z.B. Name des Interessenten) einfügen. Der Grund dafür liegt auf der Hand: Vorlagen für unsere automatischen Exposés beinhalten nur noch Platzhalter des Typs "Seriendruckfeld" und werden auch als solche im Rahmen der Seriendruckfunktion bearbeitet. Das bedeutet, dass nach Erstellung eines automatischen Exposés funktionsbedingt alle Platzhalter bzw. Seriendruckfelder durch das Ergebnis (Objektdaten) ersetzt werden. Es bleiben somit keine Felder mehr übrig, die bei der Offertenerstellung Daten aus der Adresse übernehmen könnten.
Aus diesem Grunde können Sie nur Objekt-Platzhalter nutzen, wie sie z.B. auch bei Listen verwendet werden. Achten Sie daher darauf, dass Sie im Platzhalter-Dialog (Word-Menü FlowFact bzw. Tastenkombination [F9] + [p]) das Listenfeld auf Objekte (Listen) einstellen und nur diese Platzhalter verwenden:
Die zur Unterscheidung von Lang- und Kurz-Exposé erfolgt über Textmarken, die bei der Generierung automatisch eingefügt werden. Es stehen darüber hinaus, ebenfalls die Bereiche Wohnstil-Exposé und Insertion (Insertion 2 - 4) zur Verfügung. Nachfolgend sind die einzelnen Kriterien aufgeführt, nach welchen diese Bereiche in der automatischen Exposéerstellung "funktionieren":
- Kurz-Exposé:
FlowFact markiert den Text von der ersten Zeile an bis zum nächsten (ersten) Abschnittswechsel oder (sofern vorhanden) bis zum Eintrag ###Kurzexpose-Ende###. Dieser Markierung wird die Textmarke Kurzexposé zugewiesen.
- Lang-Exposé:
FlowFact markiert die erste Zeile unmittelbar unterhalb des ersten Abschnittswechsels bis zum Textende oder (sofern vorhanden) bis zum Eintrag ###Langexpose-Ende###. Dieser Markierung wird die Textmarke Langexposé zugewiesen.
- Wohnstil-Exposé:
FlowFact markiert die erste Zeile unmittelbar unterhalb des ersten Abschnittswechsels bis zum Textende oder (sofern vorhanden) bis zum Eintrag ###Wohnstilexpose-Ende###. Dieser Markierung wird die Textmarke Wohnstil zugewiesen.
Für eine korrekte Funktionsweise dieses Bereiches, ist es erforderlich dass der Eintrag ###Langexpose-Ende### vorhanden ist!
- Inseraten-Text:
Hierzu kann folgender Ende Text verwendet werden; ###Insertion-Ende###
Bei vorhandenem Eintrag ###Langexpose-Ende### markiert FlowFact den Text von der darunter liegenden Zeile an, bis zum Textende. Dieser Markierung wird die Textmarke Insertion zugewiesen.
Dieser Bereich Insertion funktioniert auch, sofern der Eintrag ###Wohnstilexpose-Ende### nicht vorhanden ist! - Inseraten-Text2 (gilt ebenfalls für 3 und 4):
Hierzu können folgender Ende Text verwendet werden;
###Insertion2-Ende###
###Insertion3-Ende###
###Insertion4-Ende###
Bei vorhandenem Eintrag ###Langexpose-Ende### markiert FlowFact den Text von der darunter liegenden Zeile an, bis zum Textende. Dieser Markierung werden die Textmarken Insertion2, Insertion3 bzw. Insertion4 zugewiesen.
Bitte beachten Sie für die Ende-Texte der Bereiche Insertion 2-4, die folgenden erforderlichen vorhergehenden Einträge:
###Insertion2-Ende###
Für eine korrekte Funktionsweise dieses Ende-Textes, ist es erforderlich dass der Eintrag ###Insertion-Ende### vorhanden ist!
###Insertion3-Ende###
Für eine korrekte Funktionsweise dieses Ende-Textes, ist es erforderlich dass der Eintrag ###Insertion2-Ende### vorhanden ist!
###Insertion4-Ende###
Für eine korrekte Funktionsweise dieses Ende-Textes, ist es erforderlich dass der Eintrag ###Insertion3-Ende### vorhanden ist!
Die oben genannten Einträge ###Kurzexpose-Ende###, ###Langexpose-Ende###, ###Wohnstilexpose-Ende### sowie ###Insertion2-Ende###, ###Insertion3-Ende### und ###Insertion4-Ende### müssen sich jeweils in einer eigenen Zeile befinden. Nach Aufbereitung des Exposés werden diese Einträge entfernt.
Wenn Sie im fertigen Exposé überprüfen wollen, ob die Textmarken vorhanden sind, so rufen Sie einfach die Word-Funktion Einfügen/Textmarke... auf. Es erscheint hierzu folgendes Dialogfenster:
Die in der Abbildung sichtbare Textmarke Insertion ist nur dann vorhanden, wenn Sie in der Exposé-Vorlage zwischen dem Langexposé- und Inseraten-Text eine Zeile mit dem Eintrag ###Langexpose-Ende### vorsehen (siehe weiter unten).
Wenn Sie bei der Benennung Ihrer Exposé-Vorlagen nach diesem Schema (z.B. autoMeineVorlage.doc) vorgehen, so werden die einzelnen Vorlagen in der Dateiliste zur Auswahl gestellt, sobald Sie im Objekte-Fenster auf die Registerkarte Exposé im Fenster Objekte klicken (siehe folgende Abbildung):
Auch die Funktion Insertionsselektion (im Fenster Selektion, Registerkarte Optionen) können Sie im Rahmen automatisch erzeugter Exposés anwenden. Dazu müssen Sie lediglich unterhalb des Lang-Exposéstextes eine Zeile einfügen, die folgende Eingabe enthält:
###Langexpose-Ende###
Textpassagen unterhalb dieser Zeile erkennt FlowFact automatisch als Inseraten-Text und markiert diesen Bereich im Zuge der Exposé-Erstellung mit der Textmarke Insertion.
Selbstverständlich können Sie im Inseraten-Textbereich Ihrer Vorlage auch Platzhalter verwenden (ähnlich dem Kurz-Exposé im oberen Dokumentenbereich).
Bitte beachten Sie in diesem Zusammmenhang, dass individuell eingegebene Texte verloren gehen, sobald Sie das Exposé wieder neu erzeugen lassen!
Zur Erzwingung der im Exposé notwendigen Textmarken steht Ihnen ausser ###Langexpose-Ende### eine weitere Kennzeichnung zur Verfügung: ###Kurzexpose-Ende###. Diese benötigen Sie nur, wenn Sie im Kurz-Exposébereich Ihrer Exposé-Vorlage zusätzlich mindestens einen weiteren Abschnittswechsel verwenden (z.B. Wechsel zwischen 1-spaltigem und 2-spaltigem Text).
Exposés mit sog. DDE-Platzhaltern
DDE-Platzhalter wurden eigens für FlowFact entwickelt. Sie ziehen sich die Daten über sog. DDE-Verbindungen direkt aus dem jeweiligen Objektdatensatz in FlowFact. DDE-Platzhalter haben also überhaupt nichts mit den Word Platzhaltern (Seriendruckfelder) zu tun und bleiben im fertigen Exposé auch als solche erhalten. Dies hat den Vorteil, dass im Exposé auch adressenbezogene Platzhalter vorgesehen werden können, die erst im Rahmen der Offertenerstellung durch das Ergebnis ersetzt werden. So ist es möglich, auch im Exposé z.B. den Namen, Adresse oder sonstige Daten des Interessenten auszugeben.
Wenn Sie Vorlagen mit DDE-Platzhalter erzeugen wollen (keine automatischen Exposés), wählen Sie bitte folgende Einstellung im Platzhalter-Dialog:
Neben diesen exposéspezifischen Platzhaltern, können Sie im DDE-Exposé auch alle Platzhalter verwenden, die Ihnen im Dialog Platzhalter in Textverarbeitung einfügen zur Verfügung gestellt werden. Insbesondere sind hier Adressenplatzhalter, wie z.B. Name, Ort des Interessenten interessant.
Es sind auch Platzhalter möglich, die nur im Exposé vorhanden sind, nicht aber im Beischreiben. Dies funktioniert allerdings nur mit einem Trick, denn normalerweise funktionieren nur Platzhalter im Exposé, wenn diese bereits im Beischreiben vorkommen, da FlowFact nur anhand der Platzhalter im Beischreiben die notwendige Steuerdatei aufbaut.
Hier die Lösung: Microsoft Word bietet nämlich die Möglichkeit, Texte bzw. Zeichen zu verstecken. Um Exposé-Platzhalter zu verstecken, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Nach jeder Änderung eines FlowFact Vorlagedokuments werden automatisch die darin befindlichen Platzhalter ausgelesen und in eine separate Datei (name_des_vorlagedokuments.CLD) geschrieben. Dies ist zur Ausführung der wordeigenen Seriendruck-Funktion notwendig. Während dieses Vorgangs erscheint in der Word-Dialogzeile folgender Hinweis: Die Vorlage wurde geändert. Die Platzhalter werden von " name_des_vorlagedokuments.doc" neu analysiert.
- Unter gewissen Umständen können während der o.g. Analyse nicht alle Platzhalter gefunden werden. Dies ist z.B. der Fall, wenn...
- sich Platzhalter innerhalb eines Textfeldes oder
- gar nicht im Begleitschreiben, sondern im Exposé (nur in Verbindung mit DDE-Platzhaltern möglich)
befinden. - Damit solche Platzhalter dennoch gefunden werden, müssen diese im Begleitschreiben zusätzlich eingefügt werden. Da sie aber dort keine Daten anzeigen sollen, müssen sie verborgen werden. Gehen Sie bitte wie folgt vor...
- Suchen Sie sich im Begleitschreiben eine geeignete Stelle aus (z.B. am Text-Ende), an der Sie alle Platzhalter, die Sie nur im Exposé bzw. in Textfeldern verwenden wollen, am besten anordnen können (z.B. hintereinander in nur einer Zeile).
- Markieren Sie jetzt die Platzhalter, welche nicht im Beischreiben erscheinen. Wenn Sie die Absatzmarke (bei F12-Menü Steuerzeichenansicht sichtbar) mit markieren, so wird auch der Absatz unterdrückt.
- Rufen Sie im Menü Format die Funktion Zeichen... auf und klicken Sie dort auf das Kontrollfeld Verborgen, so dass es abgehakt ist.
- Bestätigen Sie mit
OK.
Beim Drucken und u.a. in der Originalansicht (F12, Taste O) werden die versteckten Platzhalter nicht mit ausgegeben. Schalten Sie die Steuerzeichen-Ansicht (F12, Taste H) ein, um auch verborgene Eingaben zumindest auf dem Bildschirm sichtbar zu machen.