Einleitung
Platzhalter können sowohl in Aktivitäten innerhalb von FlowFact verwendet werden als auch in Word. Die Word-Funktionalität ist deutlich komplexer.
Um Platzhalter in FlowFact zu verwenden und den richtigen Wert suchen zu können, müssen Sie nicht in Word nach dem Platzhalter suchen. Sie können sich auch in FlowFact unter 'Meine Funktionen' das Kommando Platzhalter einbinden. Das öffnet den Platzhalter-Dialog, in dem Sie Ihre benötigten Platzhalter suchen können.
Die Besonderheit der Verknüpfung greift jedoch auch hier, Sie müssen daher beim Verwenden aus einer Aktivität heraus, immer AKT_ vor den eigentlichen Platzhalter schreiben.
Wenn Sie in einer Aktivität auf die Objektkennung zugreifen wollen, bei dem der Platzhalter eigentlich Kennung lautet, muss dennoch der Platzhalter folgendermaßen aussehen:
{AKT_OBJ_Kennung}
Selbstverständlich können Sie auch verknüpfte Daten per Platzhalter in Ihr Vorlage-Dokument einfügen. Bedingt durch die vielfältigen Variationsmöglichkeiten, werden im Platzhalterauswahldialog keine Verknüpfungsplatzhalter dargestellt. Dies ist auch nicht notwendig, denn Sie können solche Platzhalter auf einfache Weise selbst definieren.
Standardverknüpfungen
FlowFact-Platzhalter setzten sich aus dem (programminternen) Namen des Fensters (aus dem Daten ausgelesen werden sollen) und dem Namen des jeweiligen Datenfeldes (innerhalb des Fensters) zusammen. Da sich verknüpfte Daten über mehrere Fenster erstrecken, müssen Sie auch im Platzhalter mehrere Fensternamen angeben. Die Reihenfolge der Fenster-Namen (z.B. Adressen, Aktivitäten) entspricht der Reihenfolge der Verzweigung. Somit muss das Ausgangsfenster (aus dem heraus die Dokumentvorlage aufgerufen wird) immer zuerst aufgeführt sein. Die Fenster werden durch Unterstrich voneinander getrennt.
Die beiden Platzhalter-Beispiele (MS Word) machen das Verknüpfungsprinzip deutlich:
{·Mergefield AKT_KENNUNG·}
... liefert den Inhalt des Feldes Kennung im Fenster Aktivitäten
{·Mergefield AKT_AD_KENNUNG·}
... liefert den Inhalt des Feldes Kennung im Fenster Adressen, welches mit der Aktivität verknüpft ist.
Anhand der Bezeichnung AKT_AD_ erkennt also FlowFact, dass sich der Platzhalter auf das mit der Aktivität verknüpfte Fenster Adressen bezieht.
Die Bezeichnungen der einzelnen Fenster finden Sie im Platzhalterauswahldialog. Wenn Sie dort z.B. im Listenfeld das Fenster Adressen auswählen, sehen Sie die vorangestellte Fensterbezeichnung AD_. Hier eine Zusammenfassung der Fenster aller Versionen:
- AD = Fenster Adressen (alle Versionen)
- AKT = Fenster Aktivitäten (alle Versionen)
- ANF = Fenster Anfragen (Vers. Immobilien)
- Bibliothek = Fenster Bibliothek (alle Versionen)
- Details = Fenster Details (alle Versionen)
- FLDART = Fenster Feldarten (Vers. Immobilien)
- OBJ = Fenster Objekte (Vers. Immobilien)
- PROJEKTE = Fenster Projekte (alle Versionen)
So wird’s gemacht:
Mit Platzhalter-Dialog
- Drücken Sie bei aktivem MS Word die Taste F12 und dann die Taste P (Funktion Platzhalter einfügen).
- Wählen Sie aus dem darauf folgenden Platzhalterauswahldialog zuerst den gewünschten Platzhalter aus, z.B. AD_KENNUNG.
- Schalten Sie in die Steuerzeichen-Ansicht um (die Tasten F12 und h nacheinander drücken), um die Feldfunktion zu öffnen und die darin enthaltenen Platzhalterelemente bearbeiten zu können.
- Plazieren Sie den Mauscursor direkt vor AD_ und schreiben Sie davor AKT_ (zwischen AD_ und AKT darf kein Leerzeichen sein). Der fertige Platzhalter muss dann so aussehen:
MERGEFIELD AKT_AD_KENNUNG
- Wenn Sie z.B. in die Original-Ansicht (die Tasten F12 und o nacheinander drücken) zurückschalten, sehen Sie, dass sich die Bezeichnung des Platzhalters trotz Ihrer soeben gemachten Eingabe nicht mitgeändert hat. Word unterscheidet zwischen der Layout-Ansicht und Feldfunktionen-Ansicht. Damit der Platzhalter auch bei Layout-Ansicht korrekt angezeigt wird, müssen Sie ihn aktualisiert. Klicken Sie dazu in Platzhalter hinein und drücken Sie die F9-Taste.
Durch manuelles Einfügen
Achten Sie bei der manuellen Eingabe darauf, dass sich Feldbezeichnungen, wie das o.g. MERGEFIELD (daran erkennt Word, dass es sich um ein Seriendruckfeld handelt) in geschweiften Klammern stehen muss. Dabei handelt es sich nicht um die auf Ihrer Tastatur angegebenen Klammern { und }, sondern um eine spezielle Word-Funktion.
Diese erzeugen Sie mit der Tastenkombination [Strg]+[F9]. Nach Verwendung dieser Tastenkombination erscheint ein leeres Feld. Der Cursor steht in der Mitte, sodass sich mit der Eingabe sofort beginnen können. Um einen Platzhalter zur Ausgabe der Anschrift aus dem Adressenfenster zu erzeugen, müssen Sie folgendes schreiben:
MERGEFIELD AKT_AD_KENNUNG (Groß-/Kleinschreibung spielt keine Rolle).
Alternativ-Verknüpfungen
Es gibt Fenster, die Felder beinhalten, welche jeweils auf das gleiche Fenster verknüpfen, z.B. 
Aktivitäten und Objekte (Immobilienversion). Bei diesen Feldern muss die Arbeitsweise etwas geändert werden.
Die dafür vorgesehen Platzhalter benötigen eine spezielle Unterscheidung, die wir nachstehend näher erläutern:
Aktivitäten (Platzhalter für die 2. verknüpfte Adresse)
Es lassen sich alle Adressenplatzhalter auch für die zweite verknüpfte Adresse verwenden.
Im folgenden Beispiel gehen wir davon aus, dass das Dokument vom Fenster Aktivitäten aus aufgerufen bzw. erzeugt wird. Es ist lediglich eine kleine Ergänzung innerhalb des Platzhalters notwendig:
- Aktivieren Sie in Ihrem Word-Dokument zuerst die Feldfunktionen-Ansicht, z.B. durch Klick auf in der FlowFact-Menüleiste oder per Tastatur (zuerst auf die [F12]-Taste, dann auf Buchstabe [h] tippen. Damit wird der Platzhalter geöffnet und kann editiert werden.
- Platzieren Sie Ihren Cursor vor die eigentliche Platzhalter-Bezeichnung und schreiben Sie: B_ (Adresse B)
Beispiel: Soll der Platzhalter "Anschrift" die zweite verknüpfte Adresse (im Aktivitätenfenster) auslesen, so muss dieser so aussehen:
Die Buchstabenkombination "AKT_AD_" deutet darauf hin, dass die Daten aus der verknüpften Adresse ("AD_") gezogen werden sollen, die mit der Aktivität ("AKT_") verknüpft ist. - Da der Platzhalter für die erste Adresse intern vorbelegt ist, genügt hier folgender Eintrag:
AKT_AD_Anschrift. Selbstverständlich können Sie auch schreiben: AKT_AD_A_Anschrift.
Objekte (Platzhalter für Eigentümer und Kollege)
Auch das Fenster Objekte verfügt über zwei Adressenverknüpfungen.
Verfahren Sie wie oben. Wenn das Dokument vom Fenster Objekte aus aufgerufen wird, tragen Sie folgenden Platzhalter ein:
- Feld Anbieter: OBJ_AD_A_Anschrift
- Feld Quelle: OBJ_AD_K_Anschrift