Feldarten ausfüllen, suchen, anzeigen

Die Lehrgänge in diesem Kapitel beziehen sich auf die Arbeit mit Feldarten (Neuanlage, Suche, Anzeigen). Sie stehen u.a. in den Fenstern  Aktivitäten,  Details,  Projekte (sowie  Objekte und  Anfragen bei FlowFact Immobilien) zur Verfügung.

Wir wollen hier exemplarisch das Fenster  Details herausgreifen, d.h. dass der Umgang mit Feldarten sinngemäß in allen anderen Fenstern auf die gleiche Art und Weise erfolgt. Das Details-Fenster dient dazu, Adressen mit weiteren Informationen zu verknüpfen.

Details-Fenster aktivieren

Damit die Details-Symbolschaltfläche sichtbar ist und das Details-Fenster geöffnet werden kann, müssen Sie folgende Schritte ausführen:

1. Das Fenster Extras/Grundeinstellungen öffnen.
2. Im Fenster Extras/Grundeinstellungen die Funktion Fenster Details aktivieren (Häkchen sichtbar).
3. FlowFact schließen und neu starten.

Was sind Feldarten?

Feldarten sind vordefinierte Felder zur Eingabe von Daten. Hier ein Beispiel:

In der linken Spalte befinden sich die Bezeichnungen der Eingabefelder, auf der rechten Seite werden die Daten eingegeben oder ausgewählt (abhängig vom jeweiligen Feldarten-Typ).

In anderen Programmen werden Bereiche zur Eingabe bestimmter Daten auch als "Eingabemaske" bezeichnet. In der Regel sind diese Masken fest vorgeben oder können nur eingeschränkt definiert bzw. erweitert werden.

FlowFact verfolgt auch hier einen anderen Ansatz: Über das Fenster Extras/Feldarten können beliebig viele fensterspezifische Eingabefelder eingegeben bzw. geändert werden (Ausnahme bei FlowFact Immobilien: standardisierte  Objekte- und  Anfragen-Feldarten sind fest vorgegeben). Darüber hinaus stehen eine Reihe verschiedener Feldarten-Typen zur Verfügung, um jede Form von Daten (z.B. Datum, Währung, vorgegebene Optionen, von-bis-Eingabe, Text, numerisch, Ja/Nein, etc.) verarbeiten zu können. Dank des tabellarischen Aufbaus in Listenform kann eine beliebig große Anzahl von Feldern dargestellt werden. Passen nicht alle Felder in den Anzeigebereich (abhängig von der jeweiligen Monitor-Auflösung), so dient ein Scrollbalken zur Anzeige aller restlichen Felder.

Damit aber nicht genug! Über sog. Eingabehilfen, können pro Datensatz bestimmte Feldarten-Gruppen dargestellt werden (z.B. persönliche Daten in obiger Abbildung). Desweiteren sorgen Registerkarten (ebenfalls selbst definierbar) für eine optimale Übersicht. Zum Beispiel die Registerkarten Alle, Ausgefüllt, Unausgefüllt in obiger Abbildung.

Im Kapitel "FlowFact einrichten", Thema Feldarten und Eingabhilfen definieren finden Sie weitere Hinweise darüber, wie Sie Ihre eigenen Feldarten und Eingabehilfe anlegen..

Details eingeben (Neuanlage)

1. Wir nehmen einmal an, Sie sind in einer Autohandelsfirma tätig und Sie müssen die Daten eines neuen Interessenten für einen Gebrauchtwagen eingeben. Diese Daten werden in zwei separaten, miteinander verknüpfte Fenster eingegeben: Fenster Adressen und Details. Dank komfortabler Suchfunktionen können Sie gezielt nach Details-Daten suchen. Die so ermittelten Adressen, stehen Ihnen dann zum weiteren Bearbeiten (z.B. Rundschreiben, Werbeaktionen, Einladungen etc.) zur Verfügung. Mehr darüber zeigt Ihnen der Details suchen. Bevor Sie nun mit der Eingabe der Kundenwünsche (Details) beginnen, sollten Sie zuerst die Adresse festhalten. Klicken Sie also zuerst auf:
2. Geben Sie eine beliebige Musteradresse ein. Wie das funktioniert, zeigt Ihnen der Kurs Adresse eingeben.
3. Wenn Sie mit der Eingabe der Musteradresse fertig sind, verknüpfen Sie bitte in das Fenster Details, um dort die Interessentendaten festzuhalten. Mit Hilfe dieser Daten ist es Ihnen möglich, komplexe Suchläufe durchzuführen, um z.B. für bestimmte Gebrauchtwagen die passenden Kaufinteressenten zu finden.
   
   Klicken Sie nun bitte auf die Registerkarte Details. Das graue Ordnersymbol bedeutet, dass zu dieser Adresse noch keine Details vorhanden sind.
4. Erzeugen Sie jetzt einen neuen Details-Datensatz durch Klick auf die Neu-Schaltfläche und Auswahl der gewünschten Eingabehilfe aus dem Einblend-Menü, z.B.:
   
   
   
   Die hier angebotenen Eingabehilfen sind lediglich Musterdaten. Sie können selbstverständlich eigene Eingabehilfen definieren (siehe Kurs Eingabehilfen definieren).
5. Beim ersten Feld handelt es sich um den Typ Option, was bedeutet, dass mögliche Antworten schon fest vorgegeben sind. Die Auswahl öffnet sich, sobald Sie auf die Pfeiltaste am rechten Rand des Eingabefeldes klicken:
   
   
   
   Nach Auswahl eines Eintrags (hier "verheiratet") wird das nächste Feld (hier "Anzahl_Kinder") automatisch aktiviert.
6. Bei der Feldart "Anzahl_Kinder" tragen wir eine "3" ein und bestätigen mit der  [Return]-Taste.
   
   
   
   Das nächste freie Feld wird dann ausgewählt.
7. Das Feld Ehe-/Lebenspartner ist vom Typ Adresse. Ein Feld also, welches mit dem Fenster Adressen unmittelbar verknüpft werden kann. Die Feldarten-Typen werden im Fenster Extras/Feldarten definiert. Dort sieht dieses Feld z.B. so aus:
   
   
   
   Wenn Sie dort einen Namen eintragen und danach Ihre [RETURN]-Taste drücken, verhält sich dieses Feld genau so, als ob Sie über die Standardsuche (Taste [F9]) nach der Adresse suchen würden (auch die Anfangssuche ist erlaubt). Ist der Name mehrfach vorhanden, erscheint zuvor ein Auswahl-Dialog. Ist er nicht vorhanden, bleibt der Suchbegriff unverändert enthalten. Ist der Name richtig und nur einmal vorhanden, so wird er unmittelbar intern mit der Adresse verlinkt. Sie erkennen dies am Ortsnamen des Adressaten, der zusätzlich erschein. Aus Fogt wird z.B. Fogt Köln.
   
   Der Vorteil solcher Adressen-Feldarten sind die Funktionen, die über ein Einblendmenü ausgewählt werden können. Dazu klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste in die Eingabespalte. Nun können Sie direkt den Telefonie-Dialog öffnen, in die Adresse verzweigen oder einen Brief schreiben (sofern sich im fensterspezifischen Vorlagen-Ordner eine entsprechende Wordvorlage befindet).
   
   
   
   Handelt es sich um Vorgänge, die über mehrere Adressenverlinkungen verfügen (z.B. Projekte mit mehreren Projektteilnehmern, Fenster Projekte), so machen solche Felder natürlich noch mehr Sinn. In einem solchen Falle bietet sich die Möglichkeit an, Feldarten mehrfach einfügen zu können. Mehr dazu erfahren Sie weiter unten.
8. Lassen Sie das Feld leer, wenn die Daten unbekannt sind, d.h. drücken Sie einfach Ihre [Return]-Taste ohne Eingabe.
9. Geben Sie im Eingabefeld der Feldart "Geburtsdatum Partner" z.B. "12.10.52" ein und achten Sie auf die Hinweise in der Dialogzeile:
   
   
   
   Hier gibt FlowFact u.a. an, ob Ihre Eingabe verstanden wurde. Nach der Eingabe des Geburtsdatums sieht eine Meldung z.B. so aus:
10. Unter "Anzahl_Kinder" haben wir eine "3" eingegeben. Es existiert aber nur ein Feld mit der Bezeichnung "Geburtsdatum_Kind"! Bei solchen Fällen gibt es selbstversändlich eine Lösung, denn jede Feldarten können mehrfach eingegeben werden. Dazu brauchen Sie nur das jeweilige Feld zu kopieren und einzufügen. Die [Einf.]-Taste erledigt das für Sie.
    
    Tragen Sie das erste Datum ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe dieses Mal mit der [Einf.]-Taste:
    
    
    
    Das Eingabefeld erscheint jetzt zwei Mal. Tragen Sie das gleiche Datum (Zwillinge) ein und bestätigen Sie erneut mit der [Einf.]-Taste
    
    
    
    Füllen Sie nun auch noch das dritte Datumsfeld aus und bestätigen Sie jetzt aber mit der [Return]-Taste, wie Sie es bereits im Feld "Anzahl_Kinder" getan haben:
    
    
11. Füllen Sie nun das letzte Feld aus, z.B.:
    
    
    
    Achten Sie bitte darauf, dass auch das letzte Feld durch Verlassen bzw. durch Drücken der [Return]-Taste bestätigt werden muss, damit die darin enthaltenen Daten beim Speichern übernommen werden.
12. Speichern Sie Ihre Eingaben durch Anklicken des OK_Symbol.
    
    
    FlowFact speichert Ihre Eingaben automatisch, sobald Sie das Fenster schließen, ein anderes Fenster öffnen, eine neue Funktion aufrufen (bis auf wenige Ausnahmen wie z.B. Index-Suche) oder FlowFact beenden.

Wichtige Funktionen im Überblick:

• Tooltipps:
  Sobald Sie eine Feldart anklicken, erscheint ein sog. Tooltipp. Das sind kleine, aber nützliche Hinweise, die Ihnen das Ausfüllen erleichtern, z.B.
  oder
  etc.
  Den Inhalt dieser Hilfetexte übernimmt FlowFact aus dem Notiz-Feld im Fenster Extras/ Feldarten.
   
• Interaktive Hinweise:
  Beim Verlassen einer Feldart, teilt Ihnen FlowFact über die Dialog-Zeile (am unteren, horizontalen Seitenrand) mit, ob bzw. wie Ihre Eingabe verstanden wurde. Hier einige Beispiele:
  
  
  
  
  
  
   
• Alternative Feldarten:
  Sobald Sie mit Ihrer [Einfg.]-Taste Ihre Eingabe bestätigen, wird die dazugehörige Feldart in die nächste Zeile kopiert und die restlichen Feldarten nach unten verschoben. Auf diese Weise sind Sie in der Lage alternative Felder einzufügen. Selbstverständlich funktioniert diese Methode auch im Nachhinein, also nachdem ein Datensatz fertig ausgefüllt und abgespeichert wurde.
   
• Eingabe bestätigen:
  Nach der Eingabe sollte das Feld verlassen bzw. die nächste Eingabezelle aktiviert sein. Bei Feldarten des Typs Option geschieht dies automatisch. Um auch bei anderen Feldern in die nächste Zeile zu kommen und die vorherige Eingabe zu speichern drücken Sie einfach Ihre [Return]-Taste.
   
• Feldarten löschen:
  Um eine Feldart zu löschen, klicken Sie die Zeile der gewünschten Feldart mit der rechten Maustaste an, um das Kontext-Menü zu öffnen:
  
  
  
  Wählen Sie die erste Funktion Zeile .... löschen aus und bestätigen Sie Ihr Vorhaben in der folgenden Sicherheitsabfrage mit JA.

Details suchen

1. Details-Datensätze sind Zusatzdaten für Adressen und sind daher immer mit der jeweiligen Adresse verknüpft. Aus diesem Grund findet in der Praxis üblicherweise die Suche nach Details über die Adresse statt: Adresse suchen, von hier aus über die Registerkarte Details verzweigen.
   
   Hier wollen wir Ihnen zeigen, dass Sie auch direkt nach Eingabehilfen und Feldarten suchen können. Da uns bei dieser Suche die Adressen zunächst nicht interessieren, können wir direkt das Fenster Details öffnen, also nicht über die Registerkarte Details von der Adresse aus.
   
   Wird die Details-Symbolschaltfläche bei Ihnen weder im Navigator, noch in der Menüleiste "Fenster" angezeigt, so klicken Sie bitte hier...
2. Klicken Sie vom Fenster Details aus auf das Symbol Spezialfenstersuche:
   Achten Sie darauf, dass Sie sich auch tatsächlich im Such-Modus befinden, das Sie sonst evtl. einen bestehenden Details-Datensatz ungewollt ändern könnten. Der Such-Modus wird in der Kopfzeile bestätigt:
   
   
3. Wählen Sie anschließend die Eingabehilfe aus, damit die entsprechenden Suchfelder eingeblendet werden, z.B.
   
   
4. Füllen Sie das erste Feld aus. In unserem Beispiel werden die Suchbegriffe über Einblendlisten ausgewählt, welche durch Klick auf die Pfeilschaltfläche (siehe folgende Beispielabbildung) geöffnet werden:
   
   
   
   Selbstverständlich können auch andere Feldartentypen, wie z.B. Text-Feldarten durch Eintippen des Suchbegriffs für die Suche verwendet werden.
   
   Je mehr Feldarten Sie dabei verwenden, desto genauer wird das Ergebnis, sofern entsprechende Datensätze gespeichert sind.
   
   HINWEIS: Achten Sie darauf, dass der Cursor das Eingabefeld mit der letzten Sucheingabe verlassen hat. Nur so wird der Inhalt bei der Suche berücksichtigt. Drücken Sie gegebenenfalls Ihre [RETURN]-Taste, um dies zu veranlassen.
5. Sind Ihre Suchangaben vollständig, können Sie den Suchvorgang starten. Klicken Sie dazu auf die OK-Symbolschaltfläche.
   
   Um die Suche abzubrechen, klicken Sie bitte auf die Abbruch-Schaltfläche. Ihre Sucheingaben gehen dabei allerdings verloren!
6. Das Suchergebnis wird anschließend in der Suchergebnisliste angezeigt. Werden mehrere Datensätze gefunden, können Sie hier durch Anklicken der jeweiligen Zeile den dazu gehörigen Datensatz öffnen bzw. ansehen...
   
   
   
   ... und natürlich in die jeweilige Adresse verzweigen (siehe Verzweigungsfeld in folgender Musterabbildung).
   
   
   
   HINWEIS: Haben Sie das Fenster nach der Suche über eine Verzweigung verlassen (z.B. vom Fenster Details aus in das Fenster Adressen) und wollen Sie wieder in das Suchfenster zurückkehren, ohne dabei die darin enthaltene Suchergebnisliste zu überschreiben, so gehen Sie über die Symbol-Schaltfläche im Navigator oder über das Datei-Menü zurück und nicht über die Registerkarte!
   
   
   
   Bei Verzweigungen über Registerkarten, werden Suchergebnislisten aktualisiert, d.h. das vorausgegangene Ergebnis wird überschrieben!

Details ansehen

1. Wir gehen davon aus, dass Sie bereits einen Details-Datensatz zu einer Adresse Ihrer Wahl angelegt haben, wie es im Kurs Details eingeben beschrieben wird.
2. In der Regel werden Sie sich über die Adresse die Details zeigen lassen. Bitte klicken Sie dazu auf die Adressen-Symbolschaltfläche .
3. Suchen Sie nun z.B. über die Standardsuche die jeweilige Adresse.
4. Ist die Adresse mit mindestens einem Details-Datensatz verknüpft, so ist das Verzweigungssymbol im Register Details farbig (). Klicken Sie es an, um das Fenster Details zu öffnen und die darin enthaltenen Daten zu sehen.
5. Da zu einer Adresse beliebig viele Details gespeichert werden können, finden Sie in der Suchergebnisliste am rechten, Fensterrand evtl. weitere Datensätze. Wählen Sie den gewünschten aus, z.B.:
   
   
6. Schauen Sie sich jetzt das Details-Fenster in aller Ruhe an. Legen Sie besonderes Augenmerk auf die Kundenwünsche (Informations- bzw. Suchkriterien), den sog. Feldarten.
   
   Oberhalb der Feldarten wird die Eingabehilfe angezeigt, die bei der Dateneingabe verwendet wurde (in unserem Beispiel persönliche Daten).
   
   Drei Standard-Registerkarten Alle, Ausgefüllt und Unausgefüllt sorgen für eine optimale Übersicht.
   
   Hier ein Beispiel - Registerkarte Alle:
   
   
   Registerkarte Ausgefüllt (leere Felder werden ausgefiltert):
   
   
   Registerkarte Unausgefüllt:
   
7. Mit Hilfe der Feldarten sind Sie in der Lage komplexe Suchfunktionen durchzuführen (siehe Schritt-Kurs Details suchen). Die so ermittelten Adressen können Sie entsprechend weiter bearbeiten, z.B. für Mailings, Kontaktgespräche, Werbeaktionen, Listen usw. Im Kurs Details eingeben erfahren Sie mehr über die Eingabe von Feldarten.